做好教務(wù)檔案管理工作，是高校教學(xué)服務(wù)的重要保障

徐巖

（鞍山師范學(xué)院教務(wù)處，遼寧 鞍山 114005）

教務(wù)檔案管理是學(xué)校工作的重要部分，是做好教育教學(xué)及教學(xué)管理提供可靠的保障，促進(jìn)各項(xiàng)管理制度的規(guī)范化，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)決策的順利執(zhí)行，滿足各項(xiàng)工作的素材需求，因此教務(wù)檔案管理工作在學(xué)校教育教學(xué)工作中占著重要的地位。

一、教務(wù)檔案工作的重要性的體現(xiàn)

教務(wù)檔案它載錄了高校在管理和發(fā)展中的各項(xiàng)重大事件，體現(xiàn)在學(xué)術(shù)以及教學(xué)方面取得了優(yōu)秀的成果和各種寶貴的經(jīng)驗(yàn)；通過對(duì)檔案信息的分析和研究結(jié)果，可以反映出學(xué)校目前的教育教學(xué)管理水平。也可以為教師提供有效的教學(xué)依據(jù)。如果高校的教師經(jīng)常地翻閱學(xué)校存檔的教務(wù)檔案，可以縱觀近年來自己在學(xué)校教學(xué)中還存在哪些問題、不足、通過對(duì)教務(wù)檔案內(nèi)容的查閱、分析、比較、學(xué)習(xí)和研究，不斷地改進(jìn)自己的教學(xué)手段、方法。使教務(wù)檔案真正作為一種信息資料，在學(xué)校教學(xué)管理中發(fā)揮更大的價(jià)值。

二、教務(wù)檔案存在的問題

（一）對(duì)教務(wù)檔案管理工作重視不夠。

教務(wù)檔案管理工作往往難以充分得到體現(xiàn)，這就使得很多人認(rèn)為開展教務(wù)檔案管理工作是可有可無，從人力方面是浪費(fèi)，物力上也是浪費(fèi)，時(shí)間上是不值得，所以很多高校教務(wù)檔案管理工作只是敷衍了事，越來越不規(guī)范。

（二）教務(wù)管理人員少、業(yè)務(wù)培訓(xùn)少之甚少。

目前很多高校的教務(wù)管理人員的數(shù)量少、很多人員是一身兼數(shù)職，很難從繁瑣的日常工作中抽出身來，而是每天都忙于事務(wù)性的工作，根本沒有時(shí)間和精力來研究檔案管理工作，更談不上讓檔案管理工作在教育教學(xué)中發(fā)揮更大的作用。不僅是這些因素的制約，教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)就更不被重視、把關(guān)不嚴(yán)格、工作不細(xì)致、發(fā)現(xiàn)問題不能及時(shí)解決，甚至根本沒有能力發(fā)現(xiàn)問題，就更談不上解決問題了。

（三）硬件設(shè)備落后、操作水平較低，教務(wù)檔案管理工作得不到有效的發(fā)展和利用。

學(xué)校教務(wù)檔案的管理過程是，因?yàn)閷W(xué)校管理層對(duì)教務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。在資金、人員投入極為有限，都是把其它崗位淘汰下來的硬件設(shè)備才指定給教務(wù)檔案管理用，導(dǎo)致了學(xué)校教務(wù)檔案管理工作效率低，得不到有效的利用，更不用說為教學(xué)一線提供數(shù)據(jù)、資料依據(jù)了。

（四）專業(yè)教師對(duì)教務(wù)檔案管理的認(rèn)知度低。

高校教師任各學(xué)科專業(yè)，沒有經(jīng)歷檔案管理相關(guān)方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致意識(shí)不強(qiáng)。很多專業(yè)教師對(duì)平時(shí)哪些資料需要留存、保存的時(shí)間，怎樣保存沒有一個(gè)明確的概念，最后往往是該存的沒存，該放棄的沒放棄等等。最后教務(wù)檔案工作損失了很多有價(jià)值的資料。

三、加強(qiáng)教務(wù)檔案管理工作的措施、把教務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處。

（一）建立健全規(guī)章制度、明確檔案管理的責(zé)任分工。

一是規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)制度。在日常管理工作中落到實(shí)處。

二是明確職責(zé)分工，根據(jù)不同的崗位，如專業(yè)教師，教務(wù)管理人員等崗位建立不同的“工作檔案”，明確存什么，什么人管理，何時(shí)完成管理和歸檔工作，使得每項(xiàng)工作、每件事情有跡可循、并形成階段性的工作總結(jié)。

（二）提高教務(wù)檔案管理的信息化水平。

隨著合計(jì)的發(fā)展、檔案管理工作也進(jìn)入了大數(shù)據(jù)信息管理時(shí)

代。從某種意義上說，檔案的信息化管理減輕了教務(wù)管理人員的基礎(chǔ)資料管理工作，從而也大幅度的提高了工作效率，使得教務(wù)管理人員從日常的繁雜事務(wù)工作中抽出時(shí)間來做其他必要的管理工作。也能把教務(wù)檔案信息借助信息化管理平臺(tái)進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享。

（三）加強(qiáng)教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)。

讓每位從事教務(wù)檔案管理的工作人員認(rèn)清教學(xué)檔案管理過程中的要點(diǎn)和難點(diǎn)，做好日常教學(xué)檔案管理的規(guī)范工作；學(xué)校也可以不定期的開展各類工作的評(píng)估，對(duì)教務(wù)管理人員有針對(duì)性的培訓(xùn)、從而提升教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，也對(duì)工作質(zhì)量做了良好的保障。也要對(duì)廣大教師進(jìn)行教務(wù)檔案管理培訓(xùn)，使一線教師真正認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案管理的重要性，并能更好的配合學(xué)校做好教務(wù)檔案管理工作。建議學(xué)校的教務(wù)管理部門將教務(wù)檔案管理的內(nèi)容納入到教師日常培訓(xùn)中，讓新進(jìn)教師了解，并建立教務(wù)檔案管理意識(shí)，更讓任課教師從“認(rèn)識(shí)”到“做了”再到“完善”，經(jīng)歷這樣的過程把教師的教務(wù)管理檔案建立好。

（四）形成教務(wù)檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，是提高教學(xué)質(zhì)量保障。

無論是教務(wù)管理人員、任課教師在建立和完善教務(wù)檔案管理工作中都逐漸形成了規(guī)律。從中我們可以對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的查找、改正、形成制度來鞭策我們?nèi)粘５母黜?xiàng)教學(xué)工作，使我們做好教學(xué)管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成了長(zhǎng)效機(jī)制、提高教學(xué)質(zhì)量的有力保障，更好的為學(xué)校的教育教學(xué)工作做好服務(wù)工作。