文書檔案管理中存在的問題及對策研究

段藹鴻

（哈爾濱電氣動力裝備有限公司，黑龍江 哈爾濱 150028）

文書檔案主要是用來記錄企事業單位工作活動的一種的檔案資源，完整的文書檔案可以充分展現企事業單位的歷史成長痕跡，對于日后各項工作的展開都具有很強的參考意義。但是文書檔案在管理過程中有嚴格規范要求，必須確保不同檔案資料的登記和流轉記錄細致準確，相對其他檔案管理工作來說更加繁瑣。信息化數字化時代的來臨，為文書檔案管理工作帶來了相應的機遇和挑戰，相關行業工作者應當充分利用這個機會提高文書檔案管理工作質量，優化解決現有管理缺陷，為我國的檔案開發和利用工作提供更加可靠的數據基礎。

一、文書檔案管理工作的現狀

文書檔案管理本身具有一定的繁瑣性，而且在進行管理的時候，需要確保對各種文件的等級和流轉記錄，整個過程比較復雜。我國以往的文書檔案都是以紙質的模式進行流轉，目前隨著我國經濟水平的不斷提升，文書檔案的內容逐漸變得更加豐富，而且載體更加多樣。通過對文書檔案工作的研究發現，文書檔案管理工作比較耗費人力和物力，這主要是由于文書檔案管理本身具有一定的標準和規范。管理人員在進行文書檔案整理的時候，需要確保具有相應的統一標準，必須要滿足相應的要求，因此文書檔案管理工作需要確保嚴謹認真，具有一定的耐心。

二、當前文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理工作重視不足

在當今時代，我國許多企事業單位在文書檔案管理方面取得了優異成果，但仍有部分企事業單位對檔案文書管理重視不足。第一，領導對文書檔案管理工作不重視，忽視文書檔案管理作用，致使文書檔案管理的地位不高。部分領導認為文書檔案管理只是簡單的整理文書，無法發揮文書檔案價值，使文書檔案管理工作失去實際意義。第二，內部員工對檔案管理不重視，沒有主動整理文書檔案，給檔案管理人員增加工作負擔。許多檔案管理人員沒有按照企事業制度和檔案法規辦事，無法為企事業提供準確信息，致使企事業出現運營問題。

（二）檔案管理人員素質和能力不足

檔案管理人員是文書檔案管理的主要工作者，許多企事業的檔案管理人員的素質和能力都不符合檔案管理工作要求。比如部分企事業在招聘員工時，不了解員工實際水平，只根據簡歷或學歷判斷應聘者能力，無法招收合適的工作人員。企事業沒有進行相應的考核，很容易將部分能力不足的應聘者招入，影響企事業發展。另外，部分企事業忽視培訓活動，沒有開展培訓活動或只開展單一化培訓活動，致使檔案管理人員工作水平停滯不前。

（三）文書檔案管理方式不符合時代要求

在信息化時代，信息技術范圍逐漸擴大，在文書檔案工作中發揮出重要作用，受到檔案管理人員一致好評。在實際生活中，部分企事業的檔案管理方式較為陳舊，主要依靠人工管理，不符合時代要求。一些企事業在檔案公共管理方面資金投入不足，無法購買高質量設備，不能滿足檔案管理人員的工作需求。一些檔案管理人員缺失信息化管理意識，不能主動利用信息設備，浪費企事業單位資源，無法提高工作效率。有些檔案管理人員甚至完全不了解信息設備，難以利用信息設備開展工作。

三、優化文書檔案管理工作的具體策略

（一）加強對文書檔案管理工作的重視

只有充分認識到文書檔案管理工作的實際價值，提高相關工作的重視程度，才能為文書檔案管理工作提供更加有利的支持。從單位管理者層面來說，管理人員首先要轉變現有檔案管理思維，深刻認識到文書檔案管理工作對于自身企業或單位長期可持續發展的重要性，然后加強文書檔案管理的宣傳工作，讓全體員工都樹立正確的文書管理概念。必要時可以采取一定的經濟支持措施，以此提高員工學習和創新文書檔案管理水平的積極性，還可以設置一定的獎懲機制，對表現優異的員工給予一定獎勵，對表現失誤的員工給予一定的懲罰，進一步提高員工參與度，規范員工工作流程。從員工層面來說，企業或單位的全體員工都要提高文書檔案管理的意識，積極配合檔案管理部門的工作，提高文書檔案管理效率和質量，并為現有文書檔案管理工作積極獻力獻策，共同優化文書管理體系。

（二）建立具有專業文書檔案管理水平的高素質人才隊伍

在新時期背景下，信息技術的應用已經成為各項經營活動發展的必然趨勢，文書檔案管理工作也不例外。所以在現有文書檔案管理工作的基礎上，相關單位還應繼續加強人才隊伍的建設，聘請具有專業文書檔案管理水平的高技能人才，尤其是同時具備計算機應用水平和文書檔案管理知識，自身綜合職業素養又比較高的稀缺人才，要采取有效措施減少人才流失。招聘人員可以在前期招聘過程中就設立一定的考核機制，從專業知識、個人素養以及綜合能力等多方面對應聘者進行把關，從中選出最符合企業發展需求的人才。另一方面，在實際文書檔案管理工作中，企業和單位還要進一步加強對文書檔案管理人員的培訓力度，督促文書檔案管理人員不斷學習先進的檔案管理知識，豐富文書檔案管理途徑，并且可以通過設置一些測評手段來對員工的學習成果進行考核。

（三）改良文書檔案管理方式

企事業單位應改良文書檔案管理方式，通過現代文書檔案管理，實現文書檔案管理信息化發展。做好信息化管理意識培養工作，幫助檔案管理人員樹立信息化管理意識，促使其利用信息設備完成工作任務。制定管理制度，強制要求檔案管理人員利用信息技術，提高文書檔案管理信息化程度。監督文書檔案管理過程，提升信息設備利用率，提高文書檔案管理水平。另外，企事業單位還應在文書檔案管理方面增加資金投入，購買高質量設備，滿足檔案管理人員工作需求，提高其工作效率。同時企事業需要定期維修設備，及時更換新設備，為檔案管理人員提供良好的工作環境。對于積極使用信息設備的工作人員，企事業可以給予適當獎勵，提升其工作積極性。

四、結束語

總而言之，文書檔案管理工作在我國各項事業發展過程中都是具有不可替代的作用的，提高文書檔案管理水平，優化解決現有問題和不足之處，對于提高企事業單位乃至整個社會和國家的綜合競爭實力都具有重要意義。尤其是在信息化技術迅速發展的時代背景下，我國的文書管理工作管理模式面臨改革和創新，需要更多專業能力強、職業素養高的技術人員來完善和優化文書管理工作流程和規范。只有與時俱進，不斷吸納新的管理理念，改進現有管理手段，才能推動文書管理的良性發展。