醫院檔案管理的創新研究

摘要：檔案管理創新是很多醫院亟待解決的問題。從醫院檔案工作管理創新的意義研究入手，對當前醫院檔案管理工作存在的問題進行分析，提出醫院檔案管理工作創新的依據、優勢與方法，進而提出醫院檔案管理創新的路徑，對此領域研究具有重要的參考意義和借鑒價值。

關鍵詞：醫院 ? 檔案管理 ? 創新研究

創新是新時代的主題。面對當前經濟全球化、社會信息化的大背景，醫療衛生行業在國民經濟中日益發揮著更加重要的作用，民生問題是國家非常關注的問題之一。隨著國家醫療水平的不斷提高，各級醫院都在創新著不同的管理手段，促進管理模式有效適應時代發展的要求。在這其中，檔案管理的創新是促進醫院整體進一步發展的關鍵。如何在互聯網+背景下，充分利用計算機技術，對醫院檔案管理工作進行有效創新是很多醫院致力于研究的重要問題。

一、醫院檔案工作管理創新的意義

（一）促進醫院發展的重要內容

上文中提到，隨著國家發展的要求，醫院在醫療、管理等各個方面都在進行著創新。隨著國家對民生問題越來越重視，很多醫院都在不斷地發展進步，這不僅包括醫療水平的進步，也包括人員增多、科技水平增高、醫療檔案增加，這位醫院的檔案管理帶來了新的難度。所以，如何創新醫院檔案工作管理，這也是促進醫院整體水平提高的重要方面。

（二）對醫院其他管理工作提供支持和保障

檔案管理工作水平的提高是提升醫院管理工作質量的重要內容。不僅為醫院開展醫療救治提供依據，為醫院相關業務領域的研究提供資料查詢，同時還能夠加強醫院的相關醫療設備的管理以及人員信息的管理、醫療檔案的管理，所以說，這是醫院管理水平的支撐和保障。

（三）符合“互聯網+”時代的要求

隨著我國進入“互聯網+”時代，信息技術影響著各個領域和各個行業的發展，這也是我國未來發展的重要趨勢和導向。醫院的發展也不例外，除在醫療設備上要引進高科技的設備，同時要求醫護人員能夠熟練運用信息化手段操作醫療設備。不僅如此，還要在醫院的整個管理方面運用信息化手段，提高工作效率，符合時代發展的要求。

二、當前醫院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

由于很多醫院的關注點都在如何提高醫療水平和醫患關系等問題，對于管理方面不是十分重視。根據不同醫院的情況，在檔案管理方面的規章制度建設情況也不盡相同。對于三級醫院來說，可能在規章制度、崗位職責方面更加完善一些，在一些規模和級別較小的醫院，在制度體系方面可能會建設的較弱一些。但是從整體上來看，盡管一些醫院的規章制度建設比較完備，但是在檔案管理方面的制度體系、崗位職責以及管理的考評方面的文件還很欠缺，檔案管理的機構并不健全，全責也不十分清晰，一些醫院僅處于上交什么存什么的狀態，并沒有系統化的而管理，在考核方面也沒有監管部門和負責人，導致檔案管理的質量低下。

（二）全員檔案意識淡漠

檔案工作在各個單位來說都處于管理的邊緣項目。一些企業重視工作做得就好些，但是大多企業對于此項工作并不是十分重視的。對于醫院來說，關注點更不在這個上面。而檔案無論對于醫院整體發展還是醫療水平提升都具有重要作用，如果不重視那么此項工作將無法有效推進。從醫院來說，科室檔案作為醫院檔案工作的基礎，如果收不齊收不好，那對于整個醫院來說檔案工作水平提升也有很大問題。而從科室檔案的實際情況來看，本身都忙于日常業務工作，安排專職檔案人員的也很少，如果從醫院總體來說不重視，那么科室也不會十分重視，所以這也是導致對于此項工作不得力的直接原因。

（三）檔案管理的信息化程度低

檔案管理工作目前很多單位都引入信息化手段，既減少了人力，又提高了工作質量和效率。但是從目前醫院的檔案管理水平來看，很多醫院檔案管理設備陳舊，人員老齡化嚴重，且非專業管理人員，這也是制約醫院檔案發展的因素。從當前時代發展情況來看，隨著計算機的普遍使用，應該探索信息化的方案信息手段，改變傳統人工收集、檢索和由于保存環境帶來的檔案遺失和受潮等問題，這也是當前醫院檔案管理必須要解決的。

（四）檔案管理人員方面的問題

對于醫院來說，檔案管理工作人員中存在很多問題。大多為非檔案專業管理人員，很多為兼職人員或者即將退休的業務人員臨時安置在檔案管理部門，或多年不參加檔案管理方面的培訓與學習，管理手段不強。

三、醫院檔案管理工作創新的依據、優勢與方法分析

（一）檔案創新管理的理論依據

1.依據目標管理理論

目標管理是考核一項工作任務完成情況的重要手段，為獎懲及檢查提供重要依據，通過設定一定的目標將人員的工作積極性凝結在目標上進而取得最佳業績的一種現代管理方法。目標管理強調把組織的整體目標細化分解為各部門、每個人的具體目標，通過對個人完成工作情況的績效考核結果作為杠桿來推動部門工作完成進而促進整個單位的整體目標實現。

2.文件生命周期理論

對于一般單位來說，文件管理的前期是十分重視的，而作為文件收口的檔案管理往往產生了“狗尾續貂”的結果，既拖了文件管理的“后腿”，又拖了檔案管理的“后腿”。因此，醫院的檔案管理工作可以參考文件生命周期理論，將文件的全過程即文件印發到存檔看做一個整體的完整過程，將這一價值形態分為現行文件、室藏文件和館藏檔案等多個階段，每一個階段都要有人管，有人完成此項工作，并建立起相應的權責制度。

（二）檔案管理創新的優勢

1.查找方面的優勢

檔案管理創新無論是在管理方式上、設備上還是手段上都會對檔案工作帶來極大的優勢與便利。首先最明顯的是查找方面。如果將信息化手段應用于檔案管理當中，會將大量復雜的檔案信息條理化，在查閱檔案時可以便捷找到檔案的信息，節省了查閱時間。同時，信息化管理還可以實現信息的共享，特別是醫療檔案在需要時可以實現各科室的信息共享，及時查閱到所需的材料，也會促進整體的服務水平的提高。

2.全面的收集檔案資料

由于傳統人工存檔工作的弊端，為了減少檔案工作的歸檔工作量，往往檔案人員和各科室檔案人員都會選擇比較重要的檔案歸檔，對于一般性的將不予歸檔，這就會導致在今后的使用時一些檔案人員認為不重要但是卻很重要的檔案查找不到。還有一些單位由于檔案室設備和空間有限，只能選擇性歸檔。如創新檔案手段，利用信息化平臺，將極大地拓展檔案的存儲范圍，較為全面的存儲相關檔案信息，既保證了重要檔案文獻的連續性，同時使歸檔范圍更加全面。

3.提高了檔案管理服務水平

無論是查找便捷還是檔案存儲全面、實現檔案共享這都是檔案管理服務水平的體現。傳統的檔案管理由于為人工手段，導致一些時候會存在服務方面的問題，包括服務質量、服務態度和服務的專業性等。如果能夠利用信息化手段在節約人力成本的基礎上會提高檔案管理的服務水平。

（三）醫院檔案管理創新的方法

1.歷史研究法

檔案管理創新要參考歷史研究方中遵循歷史發展順序對事件進行研究的方法。創新檔案管理首先要掌握正確的方法，要認識到檔案管理是遵循歷史的體現，更是為未來決策提供依據的保障，檔案的連續性可以幫助醫院對于曾經和未來的重要事件進行對比，為工作提供依據并總結發展規律。

2.對比研究法

在檔案管理創新工作開展前，要對所選擇的檔案管理模式、設備、方法等進行對比，通過比較衡量此項工作的利弊以及是否按照此項思路開展。

3.系統分析法

這是最基礎的方法，也就是將檔案管理工作要作為一個系統進行分析，設定目標、要素、資源和環境等各項影響因素，按照績效管理的原則，分析存在問題，提出解決方案，理清工作開展或創新的思路。

4.個案研究法

個案研究是指對某一項事物在一定時期內進行連續性研究，對其發展變化全過程進行系統分析的方法。檔案工作要結合醫院檔案工作存在問題，進行個案分析，提出解決問題的方案，為創新管理提供研究思路。

四、醫院檔案管理創新的路徑

（一）頂層設計此項工作

醫院檔案管理創新的基礎就是要頂層設計好如何進行此項工作的創新。醫院要將檔案管理工作按照上述的方法進行科學分析，醫院領導班子要將此項工作的重要性充分認識，頂層設計此項工作開展的思路，必要時可成立領導小組專項負責此項工作，確定創新的思路與方式，同時更要明確此項工作的權責，完善制度體系，安排合適的人員，制定考核的標準，認識到此項工作事關醫院發展的管理水平，同時幫助醫院職工樹立起重視檔案工作的意識。

（二）創新管理理念

檔案的價值在于利用，要在檔案創新管理方面將檔案管理工作納入醫院文化建設之中，作為一種管理文化來建設。在這一理念的引導下，完善檔案管理的職能，對于醫院重要的技術引進、成功的醫療案例、新的醫療項目的開展與實施與重大的手術等影像資料進行整理、歸納，這不僅是一種理念的影響，更是一種文化的傳承。因此，首先，要將醫院檔案管理作為一種文化進行創新管理，發揮重要作用。

（三）創新組織管理框架

醫院要想加強檔案管理工作，在組織架構上必須形成職能科室，選擇專業性的年輕的工作人員勝任此項工作。因為理念上的創新、設備上的創新離不開人員的操作，因此，要在人員配備上充分考慮檔案工作的實際情況，形成專門部門專人管理的工作架構。同時各科室在有條件的情況下要設置專職檔案管理員，如果人員數量不足也可設置兼職檔案管理人員，保證形成醫院檔案室領導，各科室檔案人員配合工作的工作格局。

（四）創新檔案管理方式

要充分利用互聯網對于檔案管理工作的影響，引進先進的檔案工作信息化系統，這是檔案工作創新管理的重中之重。首先醫院要明確自身檔案管理的目標和管理模式，選擇符合實際條件的軟件公司進行系統開發，由醫院檔案管理人員與軟件管理人員對接，做好系統的開發以及功能的設置等工作。在系統開發的同時，醫院檔案管理人員要做好醫院基礎檔案的統計、歸類以及系統數據導入等前期工作，在系統完成后，與軟件開發人員進行系統檔案的數據錄入對接，在數據導入后要進行一段時期的調試工作，并完成后期的相關數據的完善工作。

（五）加強檔案管理工作的評價

要發揮檔案管理工作評價的指揮棒作用。可以從醫院角度專門設置機構負責各項評價工作，也包括檔案的評價工作。也可以引入對檔案管理工作引入質量標準，強調過程控制和持續改進的提高，通過各項檢查、評審、糾正、預防等措施，按照檔案質量標準完善檔案管理工作，促進檔案工作水平大幅度提高。

（六）在檔案管理人員方面加強培訓

信息化管理手段與方式勢必要加強全院各級各類檔案人員的培訓，院內信息化管理軟件培訓、醫院間的學習交流、國內外的檔案相關工作培訓與交流是必不可少的。因此，醫院要培養一批檔案管理方面專業的、知識結構合理的管理人才，促進醫院檔案管理工作的創新與提高。

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（作者簡介：于翠娟，白山市中心醫院，人事科，科員，本科學歷。）