提升高職院校辦公室工作水平的建議探討

莊燕

摘要：高職院校的辦公室是學校的重要組成部分之一，為了能夠讓學校快速發展，就需要做好辦公室的建設。本文研究了高職院校要怎樣提高辦公室的工作水平，討論目前高職院校正在面臨的挑戰，以及如何從人員素質、工作理念和管理方法上創新。

關鍵詞：高職院校 ? 辦公室 ? 管理 ? 工作水平 ? 探討

高職院校正在面臨全新的挑戰，無論是信息化時代還是教育改革大都讓高職的辦公室相比過去有了更重的工作壓力。為此，需要建立全新的工作方式，推動高職院辦公室校的工作水平的提升。

一、新時代下高職院校辦公室面臨的挑戰

（一）信息時代的全新環境

網絡和信息技術的高速發展，改變了社會的情況，信息的傳播、人員人之間的溝通變得更加快速和方便，人們的生活方式也已經發生了巨大的轉變[1]。教育機構之間需要依靠信息技術來進行更加深入的溝通和合作，高職院校則是一個比較特殊的信息資源，對于高職學校而言，也需要抓住信息技術革新的機會才能夠抓住機會進步，提高自身的教育水平。

（二）教育改革的壓力

國家正在擴大高等教育和職業教育的規模，高職作為職業教育的關鍵，目前的教育理念和方式和過去都已經發生了很大的轉變。尤其是隨著高職院校的擴張，讓高職院校的辦公室壓力比過去增加了很多。同時，學校還必須要面對一些全新的問題，比如生源差、學習風氣不足、就業環境不好的能情況，對于高職院校而言，辦公室需要做好這些工作，但是工作壓力也明顯增大。

二、高職院校辦公室建設的思路

（一）提高人員素質

在全新的需求下，需要高職院校辦公室的工作人員能夠具備更強的素質，才能夠滿足時代的需求。目前很多人員面對全新情況都已經體現出了工作水平不足的問題，導致他們不能夠很好地處理學校內的事務，或者工作效率太低，不能夠解決實際需求。對于工作人員而言，他們的素質包括以下不同的幾個方面：

1.政治素質

學校辦公室中的人員必須要政治素質過硬，并且能夠做好對學校內的政治宣傳和引導，保證學校內部的政治氛圍，并且能夠讓學生形成對合理的政治認識[2]。辦公室的人員有政治宣傳的責任，而且也能夠保證行政工作的嚴密性、嚴肅性，并做好的保密工作。

2.行政素質

辦公室人員需要參與到大量的行政工作，所以就需要具備足夠的行政素質，提高行政工作的效率，避免工作當中的錯誤。為此，辦公室人員你需要結合辦公室的需要，具備相關的基本素質。工作上不僅要能夠具備良好的書面表達能力，也需要能夠參謀決策、口頭表達、協調工作，對日常事務也進行合理的安排。

3.優良作風

高職院校辦公室人員是一個院校的門面，代表了學校的整體形象，所以需要他們優良的作風，并且引領學校的內部風氣。為此，人員能夠平等待人、舉止端莊，在工作上實事求是、顧全大局，而且做好保密工作。

4.心理素質

對于高職院校的人員而言，很多日常工作都是對他們的心理考驗。無論是行政工作還是學生事務，面對矛盾和他人的沖動，行政人員都需要做好排解，并且能夠控制住自己的情緒，保證工作可以正常進行[3]。在具備過硬的心理素質的情況下，高職院校的辦公室才能夠幫助學?；鈫栴}，工作效率。

（二）轉變觀念

由于教學的改革，使得學校正處在一個完全不一樣的環境當中，對于高職院校的辦公室而言，必須要充分轉變觀念，才能夠適應好新時代的情況。為此，需要意識到不僅僅是學生數量和學生素質的轉變，由于經濟發展和社會環境的變化，高職院校正處在全新的環境當中，而且，學生也和過去有了很大的不同，尤其是在思想觀念上的轉變非常大，因為網絡對學生有非常大的思想沖擊。為此，高職院校必須要轉變在思想上的認識，以全新的觀念對待日常工作，才能夠符合是新時代的要求。

（三）用科學的管理制度是提高工作效率

目前，高職院校辦公室的管理制度還存在著不足，不能夠滿足全是時代的要求，對于學校而言，需要建立全新的管理制度，才能夠實現工作神的革新。為此，需要建立全新的工作人員行為規范，而且要提升工作人員的效率，依靠嚴格的監督機制，推動制度的水平的提升。

三、提升高職院校辦公室工作水平的方法

（一）加強對人員的培養工作

為了能夠提升辦公人員的水平，就要做好培養工作。首先要做好道德素質和政治水平的培養。學習的過程中，要明確日常工作中的道德底線，并且要求人員牢記在政治上的基本要求。針對辦公人員的日常工作，也需要提高對他們的要求，讓辦公人員能夠保持良好的工作習慣[4]。其次，全新時代需要將服務放在前面，高職院校的辦公室人員也要具備足夠的服務意識。為此，人員的工作需要服務于學生和學校的發展。在日常的事物中，需要充分分析學生、教師、其他辦公人員的需求，了解學校的情況，保證工作能夠具備足夠的針對。

（二）建立全新的觀念

對于高職院校的辦公室而言，轉變觀念的基礎就是要提升責任意識。辦公人員首先需要具備足夠的使命感，認識到自己的工作對于學校發展的意義，才能夠專注地進行工作。日常工作必須要認真完成，不能投機取巧。

（三）做好管理工作的創新

為了適應全新的要求，高職院校要做好管理工作的創新，以全新的理念進行辦公室的管理工作。對于辦公室的工作人員，需要予以足夠的鼓勵，并且允許他們使用全新的、更具有效率的方式來開展工作，推動高職學校的改革。管理改革程中，一方面要遵守高職教育的基本規律，避免改革影響到教學質量，同時也需要能夠突破傳統的認識，尤其要通過創新來建立學校的文化氛圍，以及特有的行政管理方式[5]。為了健全創新的工作機制，學?？梢岳靡恍┱邅泶碳すぷ魃系膭撔?，比如對建立全新方法的人員予以一定的額獎勵，提高他們的創新主動性。

（四）做好溝通

辦公室的工作重點是和學校的重點保持一致的，而且辦公室要能夠解決學生的收益。日常工作中，辦公室要做好和各個部門之間的溝通，促進不同的部門之間能夠相互配合。為此，可以經常組織工作交流活動、教師和領導的溝通活動，讓學校內的不同人員是都能夠相互了解，讓各項工作都能夠和學校實際需求一致。

另一方面，高職院校辦公室也要加強和學校外部的溝通工作，因為學校的發展需要外部的支持。辦公室要和校外企業、社會組織加強交流，讓自身能夠獲得社會的支持和信任，通過建立起廣泛的社會網絡，提高學校的競爭力，促進學校的發展。

（五）明確工作的權責

為了保證工作的明確性，避免辦公室工作出現混亂，就需要建立明確的責任制，推動工作提升效率。為此，學校要建立對各個部門、不同工作人員在每一個周期的考核，通過考核工作來強化辦公室工作人員對自身責任的認識。其次，高職學校也可以專門建立績效檔案，了解每個員工的績效情況，對他們的個人能力進行評估[6]。日常工作中，要建立合理反饋機制，通過向上級領導、同一級部門反饋，以及要開放師生的反饋，一些問題可以被更好的發現。

（六）充分利用信息技術來轉變工作方式

對于辦公室的人員而言，在信息時代就要以信息化的方式開展工作，辦公室的工作制度也需要和信息化接軌。為了保證人員能夠滿足時代的需要，高?？梢越M織培訓，讓辦公室的人員學習信息技術，了解信息技術下的工作方法，以便以后能夠合理的利用[7]。在制度上，也要把原來的紙有關的要求轉化成電子版本，加快信息的傳輸速度。很多活動也可以額從網絡組織，比如可以借助微信群來傳播近期的要求。學校的辦公室要建立專門的平臺，依靠微博、微信、網站允許學生向他們反饋，讓自身可以具備更加廣闊的消息渠道。

四、結語

高職院校的辦公室對于高職院校而言十分重要，是聯系校內各個部門的紐帶，也是和校外交流的重要窗口。為了能夠促進高職院校的發展，辦公室人員要提升他們的個人素質，改善個人形象;辦公室要轉變理念，鼓勵工作人員創新。日常的工作中，提升自身的服務意識，而且充分改良辦公室的管理制度，并利用信息技術提升工作效率，推動學校水平的提升。

參考文獻：

[1]吳明萍.提升高職院校辦公室工作水平的建議探討[J].中國校外教育，2014，（24）：190.

[2]何婷.高職院校黨政辦公室建設探析[J].才智，2017，（14）：146+148.

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[4]江鈴，呂家將.提升高職院校辦公室人員的職業幸福感[J].九江職業技術學院學報，2013，（01）：79-80+83.

[5]林青.高職院校辦公室提升服務質量的新思考[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2013，（05）：71-72.

[6]丁寧群.論新辦高職院校辦公室人員職業素質及提升途徑[J].科教導刊（上旬刊），2012，（05）：184-185.

[7]才曉茹.高職院校黨政辦公室建設思路初探[J].衛生職業教育，2011，（07）：29-30.

（作者單位：南京機電職業技術學院）