文書檔案的現代化管理策略

劉 巖

(齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人才中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

隨著現代化管理技術及管理方法的普遍應用，文書檔案管理模式也發生了相應的變化，但是受多方面因素的影響，部分組織機構的文書檔案管理工作仍然無法適應現代化的管理氛圍，導致文書檔案管理成效不明顯。基于此，本文則針對文書檔案的現代化管理策略展開討論。

一、加強文書檔案管理制度的建設

為了不斷完善文書檔案的管理工作，必須建立現代化的管理制度，通過制度的形式，對檔案管理工作進行約束，促使每一項工作都能夠高效開展。為此，針對文書檔案管理工作的開展，機構應該根據自身實際情況制定專門的文書檔案管理制度，在制度中針對文書檔案管理工作的流程以及各個環節的工作進行明確，從文書檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保文書檔案管理工作的規范化。而且，在所建立的文書檔案管理制度中，應該融入監督制度以及懲處制度，通過科學的監督，確保每一環節的工作都能夠按照規定有序開展，尤其針對涉密文書檔案信息的使用，必須進行嚴密的監督，而針對在文書檔案管理中出現失誤的人員，則要進行必要的責任追究，通過這種方式，對相關人員的行為進行有效約束，進而有效推動文書檔案管理工作的開展。另外，為了更好的適應外部環境的變化，還應該進一步完善文書檔案的編修制度，針對現有的文書檔案，有計劃的進行編修，以確保文書檔案信息的完善，通過這種方式，使得文書檔案管理工作能夠緊跟時代的發展步伐，更好的適應現代化社會環境。

二、加強現代化文書檔案管理的信息化建設

信息化管理技術在現代社會中的應用范圍及深度不斷增加，為了更好的適應現代社會的變化，有必要加強文書檔案管理的信息化建設，通過這種方式，對傳統的文書檔案管理模式進行適當的改進，以提升文書檔案管理工作效果。為此，針對文書檔案管理工作的開展，必須建立其相應的信息化管理系統，針對傳統文書檔案紙質化資料，以數據信息的形式進行保存，當然，在保存過程中，需要管理人員和技術人員做好相應的信息分類，然后再存入數據庫。所建立的信息化管理系統，必須嚴格進行權限設置，因為并不是所有人都能夠隨便訪問文書檔案信息系統，受機構實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要特定的賬號和密碼，而且系統針對任何人的任何一次訪問都應該全面記錄，而且在未經允許的情況下，不得使用私人硬盤對文書檔案信息進行拷貝。另外，機構要安排技術人員對文書檔案信息化管理系統進行定期檢查維護，確保系統的正常運行，而且需要根據機構的實際需求對系統進行必要的升級，從而為文書檔案管理工作的開展提供強有力的支持。

三、對文書檔案管理機制進行適當的創新

對于組織機構而言，文書檔案中往往會對本機構多個方面的信息進行記載，其中部分信息對機構工作的開展具有重要的參考作用。在傳統的管理工作中，文書檔案管理部門表現出明顯的獨立性，機構的其它部門很少參與到文書檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，文書檔案管理部門僅僅是本機構的文件保存部門。而在現代化管理模式下，有必要對這一狀態進行必要的調整，加大文書檔案管理部門與其它部門的聯系程度，只有這樣，才能夠促進文書檔案管理工作主動參與到機構發展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導，緩解部門之間的割裂狀態，充分發揮文書檔案管理工作的服務與指導作用。

四、加強現代化文書檔案管理隊伍的建設

首先，針對文書檔案管理工作的開展要加強人員培訓，整個培訓工作可以分三階段進行，在第一階段，主要引導新員工對機構文書檔案管理環境及本部門工作模式進行熟悉；第二階段，針對本部門工作的開展，重點進行文書檔案管理業務技能傳授，這是整個培訓工作的重點，例如培訓工作人員如何利用信息化管理系統進行信息整理和存儲；第三階段，重點進行查漏補缺，通過對實際工作的模擬，找出員工在文書檔案工作中仍然存在的不足之處，然后進行再次培訓，以此來不斷完善其工作技能，使其能夠在正式進入工作崗位后更好的投入到工作實踐中。其次，進行必要的技能考核。通過必要的考核，能夠對員工的培訓工作進行檢驗，進而提升企業員工培訓的針對性，保障培訓效果。在階段性的培訓工作結束之后，機構應該組織嚴格的考核工作，在考核過程中，首先要進行理論知識測試，通過這種方式，可以進一步考察員工的專業所學是否扎實，其次要進行實踐能力檢驗，通過設立模擬情境，檢驗員工是否熟練掌握文書檔案工作技能，是否能夠有效應對工作中的各種情況，在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓。

綜上所述，文書檔案的現代化管理，是促進文書檔案管理工作完善的重要途徑，為此，組織機構要樹立現代化的文書檔案管理理念，從多個層面入手對傳統不合理的文書檔案管理工作予以完善，促使文書檔案管理工作能夠適應現代化的社會環境，并充分發揮文書檔案管理在推動機構發展中的作用。