學(xué)生檔案管理工作存在的問題與對(duì)策
——從高校輔導(dǎo)員視角進(jìn)行的思考

李玉婷

(南京理工大學(xué)紫金學(xué)院，江蘇 南京 210046)

高校學(xué)生檔案管理工作，是高校重要的基礎(chǔ)性工作。在教育部和國(guó)家檔案局共同頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào))的規(guī)定要求下，各個(gè)高校學(xué)校也都在用不同的方式方法來(lái)不斷加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，也有許多高校將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。從當(dāng)前的情況來(lái)看，高校學(xué)生檔案管理工作都取得了不同程度上的發(fā)展。然而，高校輔導(dǎo)員作為學(xué)生管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者，在高校學(xué)生檔案管理工作中也扮演著重要的角色。因此，從高校輔導(dǎo)員的視角加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，是一個(gè)值得研究的課題。

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問題

一方面，學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠到位。俗話說(shuō)，術(shù)業(yè)有專攻。但我們高校輔導(dǎo)員不僅要做一個(gè)“專家”，還要做一個(gè)“雜家”。做過高校輔導(dǎo)員的同志們都有這么一個(gè)感悟：學(xué)生工作的內(nèi)涵十分豐富，當(dāng)我們談?wù)搶W(xué)生工作的時(shí)候，更多的是學(xué)生思想教育工作、安全文化建設(shè)工作、學(xué)生心理健康工作、學(xué)生學(xué)風(fēng)養(yǎng)成工作等等，但很少主動(dòng)探討學(xué)生檔案管理工作。這也導(dǎo)致了這幾年學(xué)生檔案材料信息不全、表格填寫不規(guī)范、不能正確反映學(xué)生真實(shí)情況等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。由此可見，學(xué)生檔案管理工作在我們高校輔導(dǎo)員工作中沒有得到應(yīng)有的重視，這也充分表明了我們的學(xué)生工作是不全面的、是存在問題的，各項(xiàng)工作的開展是有差距的。

另一方面，學(xué)生檔案管理工作方法比較滯后。現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然對(duì)高校學(xué)生檔案工作起到了規(guī)范性作用，但從各大高校的實(shí)際情況來(lái)看，還是存在管理方法滯后的問題。主要體現(xiàn)在：一是缺乏相應(yīng)的具體制度。主要是高校輔導(dǎo)員按照學(xué)生工作部門要求將學(xué)生相關(guān)證明材料進(jìn)行歸檔，然后遞交給相關(guān)科室，在學(xué)生畢業(yè)后再將其移交至相關(guān)單位(如人才市場(chǎng)等)。但在這一系列環(huán)節(jié)中缺少嚴(yán)格的工作規(guī)范和詳密的工作制度，從而導(dǎo)致了學(xué)生檔案管理工作隨意性較大。二是缺乏相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)工作。在有些高校，學(xué)生檔案工作和其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視，就搞得認(rèn)真細(xì)致一些，領(lǐng)導(dǎo)不重視，就打打馬虎眼，愛搞不搞。三是缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。看看我們高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍，里面有心理咨詢師、就業(yè)指導(dǎo)師、人力資源管理師等等，均可謂“專家”。但是，在學(xué)生檔案管理方面，落后的管理方法不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力、物力，也嚴(yán)重制約了高校輔導(dǎo)員工作的順利開展。

二、提升學(xué)生檔案管理水平的方法途徑

第一，要端正好思想態(tài)度，提升學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)。這就要求我們高校輔導(dǎo)員，一方面要從“學(xué)生利益”出發(fā)，提升服務(wù)意識(shí)。圍繞學(xué)生檔案進(jìn)行的系列工作，既是管理工作，又是服務(wù)工作。這就要求我們要緊緊圍繞“為了一切的學(xué)生”這一根本核心，不斷努力學(xué)習(xí)，大力提高學(xué)生檔案管理的工作水平。另一方面要從“工作標(biāo)準(zhǔn)”出發(fā)，提升精品意識(shí)。就學(xué)生檔案管理工作而言，高校輔導(dǎo)員可以做的創(chuàng)新工作就有很多。例如，豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容信息。可以在現(xiàn)有的學(xué)生檔案材料中，增加學(xué)生的個(gè)人信用檔案、學(xué)生科學(xué)研究檔案、學(xué)生就業(yè)志向檔案。這些檔案的建立，不僅能符合社會(huì)上用人單位的需求實(shí)際，也能體現(xiàn)出我們高校輔導(dǎo)員良好的工作態(tài)度。

第二，要解決好方法問題，完善健全檔案管理工作制度。在實(shí)際工作中，要堅(jiān)持以科學(xué)、高效為重要原則，以任務(wù)為牽引，以提高管理效益為目的，立足全局謀劃，周密計(jì)劃安排，精心組織實(shí)施。首先，要立足全局，統(tǒng)籌謀劃。其次，抓點(diǎn)帶面，協(xié)調(diào)發(fā)展。堅(jiān)持一手抓試點(diǎn)，一手抓普及，一手抓運(yùn)用，以點(diǎn)帶面、整體推進(jìn)。試點(diǎn)，就是指一項(xiàng)制度頒布出來(lái)之后，要邊研究，邊探索，邊總結(jié)，邊提高，為推廣普及提供方法路子。再次，精心組織，周密實(shí)施。當(dāng)各項(xiàng)學(xué)生檔案管理工作制度建立起來(lái)之后，就要采取“一級(jí)抓一級(jí)，一環(huán)扣一環(huán)，一層深一層”的方法，認(rèn)真組織，嚴(yán)密實(shí)施。

第三，要解決好環(huán)境問題。營(yíng)造良好有活力的工作氛圍。激勵(lì)管理理論告訴我們，環(huán)境對(duì)人的影響直接作用于人的心理和行為。在一個(gè)和諧的環(huán)境里，人的身心感到舒適愉悅，更容易激發(fā)工作熱情。要營(yíng)造好學(xué)生檔案管理工作氛圍，一方面，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要明確和規(guī)范學(xué)生檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)和保障，學(xué)生檔案管理工作所需要的場(chǎng)地、設(shè)備、軟件以及系統(tǒng)等必要之物，一定要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和相關(guān)部門的傾斜保障，確保學(xué)生檔案管理工作順利實(shí)施。另一方面，做好學(xué)生檔案管理的宣傳工作。在全校范圍內(nèi)，利用海報(bào)、橫幅、新媒體手段對(duì)檔案的規(guī)范、功能、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣傳，不僅要讓所有管理者參與進(jìn)來(lái)，也要讓全體學(xué)生參與進(jìn)來(lái)，真正的做到全員額、全要素、全過程參與到學(xué)生檔案管理工作中來(lái)。