關于做好醫院行政檔案管理工作的思考

黃凱

近年來，在我國經濟和社會的發展帶動下，我國醫療衛生體系獲得了一定的進步和完善。新形勢背景下，醫院與醫院的檔案管理工作之間的關系愈加突出和密切，醫院檔案管理工作中行政檔案管理十分重要，直接影響著醫院的正常運行和醫療服務的發展，醫院行政檔案記錄著醫院全部發展歷程，具有巨大的指導作用和資源價值。醫院只有重視行政檔案管理工作，充分發揮出行政檔案的資源價值和指導作用，加強行政檔案管理才能夠保障醫院的可持續發展。目前我國醫院行政檔案管理工作中還存在著缺乏信息化、現代化、科學化等問題，沒有充分發揮出醫院行政檔案管理的作用。因此，思考如何做好醫院行政檔案管理工作這一問題十分必要。

1 醫院行政檔案管理的重要性

1.1 有助于醫院文化的積累和傳播

醫院行政檔案內容不僅包含重要醫學資料，也承載著醫院的文化[1]。有效開展醫院行政檔案管理工作有助于積累和傳播醫院文化，比如醫院的病案資料，病案中記錄著患者所有醫療過程和數據，既是醫院重要的資料也是醫學教學與科研的主要資源來源，一個成功的病案記錄可以為患有相同病情的患者診治提供科學參考，讓醫生能夠更加高效的開展醫治工作，醫生在使用病案過程中也可以對科研經驗進行歸納總結[2]。

1.2 行政檔案管理是醫院日常管理工作開展的基礎

良好的醫院行政檔案管理是保障醫院日常管理工作順利開展的必要基礎[3]。例如行政檔案中的人事檔案管理，人事檔案是醫院人才隊伍建設、管理與發展完善中必不可少的重要部分，是醫院開展人事資源工作多必需信息的來源，能夠為優化人才、醫院員工評價考核提供有效依據，沒有人事檔案與人事檔案管理勢必會影響醫院人力資源有關工作的正常運行，阻礙醫院的創新與良好發展[4]。

1.3 記錄醫院發展歷程，指導作用巨大

一個醫院的所有發展歷程都記錄在行政檔案中，行政檔案具有非常大的史料價值，起著傳承醫院精神和文化的關鍵作用[5]。行政檔案中的數據能夠為醫院決策提供重要參考依據，確保決策的正確性，提升醫院的實際效益。除此以外行政檔案還具有巨大的指導作用，醫院在進行各項工作時離不開行政檔案這一重要理論依據。

2 做好醫院檔案管理工作的具體措施

2.1 創新管理方式，加強檔案信息化建設

傳統的醫院行政檔案管理工作中主要以人力工作為主，在管理過程中會消耗大量的紙資源，既增加了醫院運行成本，也是一種資源的浪費[6]。隨著科學技術的快速發展，傳統的行政檔案管理方式已經不能順應時代發展需求，不利于醫院信息化管理的建設。因此，為了緊跟時代發展腳步，更好的滿足醫院創新發展對行政檔案管理工作的實際需求，醫院要創新行政檔案管理方式，積極引進先進的信息化管理手段、設備與軟件，加強檔案信息化建設，重視對電子文件的收集、整合、統一管理和使用，針對紙質文件與電子文件保存上的特點，將二者充分結合進行檔案的歸檔保存工作，在歸檔電子文件時嚴格遵循國家有關電子檔案管理辦法規定和要求[7]，保證登記、載體形式的統一，確保文件真實有效且完整齊全。

2.2 增強服務意識，充分發揮檔案價值

醫院工作的本質是服務，醫院的行政檔案管理也不例外，醫院既是行政檔案管理服務的實施主體，也是其服務的對象[8]。因此，醫院要積極通過組織開展思想政治教育活動、創造學習提升機會等方式更新檔案管理工作人員的工作理念，創新服務手段和服務理念，提升檔案管理工作人員的服務意識，從而提高醫院整個檔案管理工作的水平和能力[9]。對原管理方式取其精華、去其糟粕，不斷優化管理體系，提升檔案管理工作人員的管理能力和管理意識，讓工作人員能夠在崗位上最大限度發揮出自己的能力和價值，從而提升檔案管理、收集以及利用效率，充分發揮出檔案的價值。

2.3 完善檔案室的建設

檔案室在醫院中占據著不可忽視的重要位置，是保存醫院檔案的基地，是相關人員能夠順利開展檔案管理工作的必要基礎。目前我國有些醫院的檔案室還存在著建設不合理、不規范的現象，影響了檔案管理工作積極作用的發揮，一定程度上降低了醫院行政工作效率和質量[10]。因此，想要做好醫院行政檔案的管理工作，就必要完善檔案室的建設，結合醫院實際情況增加對檔案室建設人力、財力、資源的投入，按照國家及有關部門對醫院檔案室建設的相關要求標準建設出更加科學、規范的檔案室[11]，促進醫院行政工作效果的提升。

2.4 加強行政檔案工作人員的培養

工作人員是開展行政檔案管理工作的實際執行者，其工作能力與職業素養直接關系著醫院行政檔案工作的質量和有效開展。因此，醫院要加強對行政檔案工作人員的培養，定期組織培訓活動，提升其專業素養、職業道德與綜合素質，從而保障行政檔案工作的高質量、高效率。另外，醫院要堅持以人文本的管理理念，增加對行政檔案工作人員的關心和了解，及時發現其工作中存在的問題，采取有效的措施解決問題，了解影響員工主觀能動性與積極性的原因[12-13]，開展專項討論會議，制定出提升員工工作積極性和熱情的方案，讓行政檔案工作人員感受到被重視、被信任的體驗，從而更加認真、高效的投入到工作中，提升醫院行政檔案管理的質量和效果，推進醫院的可持續發展。

例如，當了解到行政檔案管理人員對現有待遇和聘用制度有意見時，醫院要積極收集員工的建議和想法，組織管理層與人力、工會等相關部門開展問題專項討論會議，結合本院實際運行情況與行政檔案管理工作內容和強度等，靈活采取技術性的聘用制度，適當調整行政檔案管理人員的福利和待遇，調動起相關人員工作熱情，讓其能夠在愉悅的情緒下更好的完成工作、創新工作、提升工作。

3 結語

綜上所述，行政檔案管理在醫院工作中十分重要，直接關系著醫院的可持續發展。做好醫院行政檔案管理是順應時代發展需求、符合醫療改革要求的必然趨勢。醫院要創新管理方式，加強檔案信息化建設，增強服務意識，充分發揮行政檔案價值，完善檔案室的建設，加強行政檔案工作人員的培養，做好行政檔案管理工作，為醫院的良好發展保駕護航。