機關檔案工作的主要問題及解決措施

曹軍 程婷

摘 要： 機關檔案管理是促進機關檔案利用率提高的重要措施。但是，針對現階段來說，在機關檔案管理方面仍有諸多問題存在，這就需要機關單位可以高度重視檔案管理工作，認真分析其中的問題，并第一時間運用有效策略對機關檔案管理予以優化，以充分發揮機關部門的職能，進而為社會的穩定發展奠定堅實的基礎。對此，本文主要對機關檔案工作的主要問題和解決措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞： 機關檔案;信息化;解決措施

檔案是一種極為重要的社會資源，特別是機關單位的檔案資料，對單位各方面的工作詳情進行了詳細記載，確保今后各項工作的順利開展有據可循。所以，加大檔案的管理力度，是所有檔案管理工作者的重要職責。然而，當前我國的檔案管理工作，仍有諸多問題存在，所以檔案管理工作者要引起高度重視，及時將工作中存在的問題發現，并積極改進，進而促進管理工作效率和質量有效提高。

1 機關檔案工作的主要問題

首先，檔案管理制度缺乏健全性、完善性?？梢岳檬菢嫿n案管理工作的主要內容，但在實際生活中，檔案管理工作的利用效率和質量均有一定的差異存在，部分單位并未做好檔案的歸類，甚至保管期限有誤，或并未高度重視檔案信息化程度，最終造成降低了檔案管理質量。其次，機關檔案管理人員素質能力亟待提高。以往，檔案管理機構只需要把檔案系統作簡單的分類，因為辦公自動化和信息化的發展，這種簡單的清理與分類不能使檔案管理的要求得到滿足。檔案管理人員必須積極學習，將現代檔案管理技術掌握到?，F階段，檔案館的諸多部門負責人均是兼職檔案保管和操作員，專業知識體系不足，業務水平不高、資料收集缺乏秩序性，對檔案管理工作的正常開展造成了嚴重影響。最后，機關檔案信息化管理水平較低。隨著科學技術的不斷發展，對機關檔案管理工作的要求也越來越高，積極應用先進技術極為重要。但在實際管理中，諸多記掛單位不能對信息化技術進行合理利用，機關檔案信息化管理水平較低，同時缺少相關的數字化檔案管理機制等，進而導致信息技術的優勢很難充分發揮出來。

2 解決機關檔案工作問題的有效策略

2.1 建立健全檔案管理制度和工作機制

要想完善檔案管理工作機制，需要各個部門一同參與，對此機關事業單位應積極建設綜合檔案室，并立足于實際的工作需要配備專業人員，將檔案收集和整理工作做好，將完整的機構形成。此外，還需要就實際發展情況建立健全檔案管理制度，隨著檔案管理工作的深入推進，由于制度缺乏完善性造成各種問題出現，因此需要和相關的法律法規相結合，將行之有效的檔案管理制度構建起來，其中應包括檔案銷毀制度、檔案利用制度、檔案管理人員工作職責、檔案保密制度、檔案歸檔立卷制度等，這樣才可以確保所有檔案管理人員對自己的崗位職責予以明確，在日常檔案管理中嚴格遵循制度和要求開展工作，不斷完善檔案管理。

2.2 提高機關檔案管理人員業務水平

現階段，我們已步入信息化時代，檔案工作也日趨現代化，這就需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，保證機關檔案管理工作對舊檔案工作者的優秀工作方法予以繼承和發展，并立足于工作需要不斷創新發展。要想促進機構檔案工作技能提高以及確保工作規范性的重要渠道，首先需要構建專門的教育機構，在固定的時間由專業人員培訓機構檔案管理人員，確保其可以將最新的檔案管理數據獲得，促他們工作能力有效提升。同時，應積極開展計算機培訓，確保機構檔案工作人員可以將現代信息技術掌握到，并在機關檔案工作中積極運用各種軟件程序，以促進整個機構工作效率提高。

2.3 構建數字化平臺

機關檔案數字化平臺是在計算機存儲設備上合理存放的、具有一定組織方式的、共同存取方式、可以共享的、相互關聯的機關檔案信息數據的集合。傳統的檔案管理工作是一項枯燥重復性、勞動輕度高、工作量大的工作，而數字化技術可以高效地對這些有規律、大批量、重復的信息和數據進行處理。機關檔案數字化也就是對數字信息技術進行充分利用，將信息資源共享化、信息傳遞網絡化、檔案資料數字化的目的順利實現，促進檔案管理水平有效提高，實現檔案管理信息化、現代化。實現機關檔案管理數字化首先要有效管理數字檔案管理平臺，對電子檔案的采集、錄入、利用和保管等程序技術方法進行創新，使電子檔案的完整性、客觀性和真實性得到保證，確保機關檔案管理工作的信息化、科學化和規范化，使檔案管理工作和現代社會發展需求相適應。

3 結語

順利開展機關檔案管理工作有利于促進我國經濟良好發展以及更好地管理和保護相關檔案，所以，機關單位要把檔案管理工作做好，對檔案管理機制予以完善，并積極運用現代化的技術促進檔案管理工作水平有效提高，從而為我國檔案管理事業的良好發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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