高校基建檔案數字化建設

邱玥

摘 要： 隨著時代的發展和科技的日新月異，高校傳統的基建檔案管理方法已經無法滿足檔案管理與利用的需要。為了更高效、便捷地做好高校基建檔案管理工作，本文對高校基建檔案管理的現狀進行分析，試論高校基建檔案數字化的必要性和建設措施。

關鍵詞： 高校;基建檔案;數字化

隨著新時期高校建設的發展，高校基本建設工程增多，高校基建檔案在高校建設和管理中的地位和作用也愈發明顯。隨著信息時代現代手段的快速發展，高校基建檔案管理的傳統的模式已無法滿足檔案管理與利用的需要，也無法跟上高校檔案信息化建設的腳步。因此，轉變檔案管理模式和管理理念，進一步加快高校基建檔案的數字化建設勢在必行。

1 高校基建檔案數字化的必要性

基建檔案數字化，是指利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術等把各類基建檔案材料，轉化為數字化檔案信息進行存儲和提供利用，實現資源共享。

1.1 是高校基建檔案現代化管理的必然要求

在信息網絡技術飛速發展的時代，高校基建檔案數字化建設是當前高校基建檔案現代化管理的必然要求。高校基建工程項目的不斷增多，基建檔案管理工作量隨之加重，需要高效便捷、科學完善的檔案管理機制來滿足日常工作的需求，提高基建檔案管理效率。

1.2 是確保高校基建檔案安全的必然要求

多數高校的基建檔案是以紙質材料保存的。對于紙質檔案，特別是基建圖紙類檔案，由于保存方式、保管條件以及長期、頻繁借閱等特點，導致圖紙材料出現變色褪色、出現折痕、字跡模糊等情況。實現基建檔案電子化，可以使檔案內容得以固化，可以說這是為檔案加上了“雙保險”，減少了對檔案原件的翻閱、外借，保護了檔案原件，同時確保了檔案保存的安全性和穩定性。

1.3 是提升高校檔案管理效率的必然要求

基建檔案管理的傳統模式以手工查找為主，管理效率低，管理模式滯后，無法適應新時代高校基建檔案管理工作的需要。高校基建檔案數字化后，檔案查借閱可以在檔案管理系統中進行操作，轉變了傳統的檔案查借閱方式，不僅提升了檔案查詢借閱的便捷性、準確性，而且減少檔案人員工作量，大幅提升了基建檔案管理工作的效率。

2 高校基建檔案數字化建設的現狀

2.1 高校基建檔案數字化管理和建設相對落后

一是竣工材料未進行數字化，此類檔案是基建檔案中利用率最高的一類檔案材料，有十分重要的利用價值，但是其數字化建設相對緩慢和遲滯。二是基建檔案信息化智能管理系統并不完善。目前，很多高校對基建檔案的管理還只是停留在基建檔案材料的收集和保管層面，而對基建檔案信息內容的開發和基建檔案利用服務等方面缺乏主動性和現代化。

2.2 高校基建檔案數字化基礎設施有待完善

高校基建檔案數字化建設的基礎設施不夠完善。基建檔案數字化建設需要依托完善的軟、硬件設施。但很多高校對基建檔案數字化建設缺乏足夠的重視和經費的投入，資金緊張、人員不足、網絡軟件和計算機系統不健全，致使基建檔案數字化建設的進程緩慢。

3 高校基建檔案數字化建設措施

3.1 建立高校基建檔案數字化管理制度

高校基建檔案數字化建設需要有完善的基建檔案數字化管理機制，這是基建檔案數字化的重要的制度保障。通過建立健全檔案管理人員責任制來明確檔案管理人員的職責與權限。完善檔案電子信息備份制度，確保高校基建檔案信息的數據安全和完整。

3.2 完善檔案數字化基礎設施建設

完善高校基建檔案數字化基礎設施建設是實現基建檔案數字化的關鍵。建立數字化檔案管理系統，為高校基建檔案信息化、數字化建設搭建良好的系統平臺，為基建檔案的查詢儲存和利用提供保障，大幅度提高了基建檔案管理效率。加大資金投入，提供完備的軟、硬件配置及網絡平臺，為高校基建檔案數字化建設提供資金保障。

3.3 加快人才隊伍建設

高校基建檔案數字化建設離不開一支素質高、能力強的人員隊伍，加快高校基建檔案信息化、數字化建設，應著力加快人員隊伍建設，提高檔案工作者的綜合素質，更好地滿足新時代檔案工作的需要。高校基建檔案是對各種建筑物、地上地下管線建設等的文字技術、圖紙材料，檔案工作者不但要具備扎實的檔案專業知識，還要從實際工作出發學習和掌握基建工程的相關知識，因此檔案工作者應具備良好的專業知識和綜合素質，具備相應的信息處理能力和掃描技術、存儲技術等，以滿足基建檔案信息化、數字化建設發展的需求。定期開展信息化技術的繼續教育和培訓，提高網絡操作、系統運行維護等工作能力，進一步提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質。

3.4 構建完善的安全系統建設

檔案系統的安全問題是基建檔案信息化、數字化建設所面臨的重要問題。因此在基建檔案信息化、數字化建設的同時要構建安全可靠的網絡安全系統，為數字化檔案管理系統的正常運行提供有力支持。檔案管理人員要在工作中注意強化系統的安全防護，定期做好檔案管理系統的升級、修補漏洞、病毒查殺等日常維護工作，確保基建檔案信息化的網絡安全。

參考文獻

[1]楊迎春.高校基建檔案數字化發展分析[J].城建檔案，2019.

[2]和興蘭.基建檔案數字化工作初探[J].北京檔案，2019.