對高校二級學院辦公室管理效率的探析①

王燕

摘 ? 要：信息化時代背景下，我國高校教育在不斷進行革新，為了跟隨教育改革的步伐，提高高校綜合教育實力，高校院系辦公室管理需要進行改革，提高管理工作的科學性與實效性，才能促進高校的未來發展。基于此，本文介紹了高校院系辦公室管理的職能，論述了高校院系辦公室管理效率不高的成因，并且針對成因提出提高高校院系辦公室管理效率的有效策略，進而為促進高校發展奠定基礎。

關鍵詞：管理效率 ?高校 ?院系辦公室

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）09（a）-0212-02

高校二級學院辦公室管理是學院各個部門職能有效落實的保障，唯有提高辦公室管理效率，才能確保院系教研工作與行政工作的順利開展。近年來，國家對于高校教育提出了新的要求，高校院系辦公室管理工作的開展，需要結合國家相關政策需求，更新完善管理體制，采用先進的管理設備，確保院系辦公室管理的信息化、自動化、科學化。新時期背景下，高校院系辦公室管理的內容增加、范圍擴大，唯有提高管理效率，才能跟上教育改革的步伐，推動高校的發展。

1 ?高校二級學院辦公室管理的職能

高校院系辦公室管理的職能，主要有以下幾方面：（1）辦公室服務職能。院系辦公室管理工作開展，需要為學院與其他部門開展工作溝通。為教師與學生提供服務，從教師與學生的角度考慮問題，幫助教師與學生解決問題，滿足教師與學生的需求，從而協調學生、教師、院系三者之間的關系。（2）辦公室管理職能。院系管理工作的范圍較廣，涉及到行政管理、財務管理、師資管理等，院辦公室管理職能滲透到學院日常運行的方方面面[1]。（3）參謀輔助職能。院辦公室管理具有參謀輔助職能，除了落實國家與學校政策之外，其可以針對學院實際情況，提出科學合理的管理辦法，作為高校發展的重要參考，充分發揮了高校助手的作用。

2 ?高校院系辦公室管理效率不高的成因分析

2.1 辦公室管理隊伍建設問題

根據調查可知，諸多高校院系辦公室管理效率不高，主要是由于辦公室管理隊伍建設問題，具體包括以下幾方面：（1）人員配置不合理。在人員配置上，辦公室管理人員主要是以老員工為主，年齡超過40歲以上的員工占整體退伍的70%以上，并且都是畢業留校的本科生，年輕的高學歷的人員相對較少。老員工的管理思想相對老舊，對于新的教育政策認識不足，導致辦公室管理效率不高，管理模式相對老舊[2]。（2）管理能力不足。管理能力不足是導致高校院系辦公室管理效率低下的主要原因之一，辦公室管理隊伍人員職稱偏低，專業知識不足，導致工作能力較弱，管理能力較差。

2.2 辦公室管理體制老舊

高校院系辦公室管理體制老舊，是辦公室管理效率不高的主要原因之一。諸多高校仍然采用傳統的管理體制，而傳統的管理體制主要是以科學教研為主，缺乏相對的管理制度，行政管理、思想品德管理等機制缺失，無法滿足新時期高校發展需求。老舊的辦公室管理體制，缺乏對應的考核機制與競爭機制，無法促進工作人員自我提升，沒有給員工提供交流培訓的機會[3]。此外，高校院系辦公室管理體制老舊，會使得工作人員分工不明確，責任主體失衡，若是出現問題容易出現推卸責任現象，降低了工作實效性。

2.3 辦公室管理軟硬件設施科學性不高

辦公室軟硬件設施是管理工作開展的基礎保障，唯有提高辦公室管理設備的科學性，才能提升辦公室管理效率。但是在實際當中，諸多高校辦公室管理軟硬件設備缺乏，導致管理工作開展自動化、信息化程度不高。現階段，高校院系辦公室管理范圍較廣，需要通過自動化辦公軟件支持，若是學校辦公室管理軟硬件設施科學性不高，會大大降低管理效率。根據調查可知，諸多高校沒有普及OA自動化辦公系統，電腦、打印機、掃描儀等設備雖然已經配備，但是數量有限，無法滿足整體辦公需求。整體來看，高校辦公室管理軟硬件設施科學性不高，未來有待提升。

3 ?提高高校院系辦公室管理效率的有效策略

3.1 強化與完善辦公室管理隊伍建設

唯有提高辦公室管理效率，才能將國家政策與學校制度有效的落實，促進行政工作、教研工作的順利開展。為此，高校需要強化、完善辦公室管理隊伍建設，打造綜合實力強大的管理團隊，提高辦公室管理的科學性與實效性。強化與完善辦公室管理隊伍建設，具體包括以下幾方面：（1）引進專業化人才。高校需要結合實際情況，優化管理團隊配置，積極引進高素質的專業化管理人才，彌補管理團隊的不足，提高團隊整體服務意識。（2）積極開展培訓。高校需要定期給辦公室管理人員提供培訓，將國家新的政策、學校新的制度等傳達給工作人員，培訓專業化的管理知識，促進工作人員不斷提升，從而實現管理人才的培養，促使管理團隊不斷強大。例如，高校可以聘請著名的專家、教授開展講座，有規劃的組織工作人員學習交流，從而不斷強化管理隊伍建設，提高院系辦公室管理效率。

3.2 制定科學的辦公室管理體制

高校院系辦公室管理是學院各個部門職能有效落實的保障，唯有提高辦公室管理效率，才能確保院系教研工作與行政工作的順利開展。管理體制是管理工作開展的基礎模式，確保管理體制的科學性與先進性，是提高管理效率的基本保障。高校需要制定科學的辦公室管理體制，結合高校發展實際情況，以國家政策為依據，在已有的管理體制上進行更新，保留傳統管理體制的優勢，彌補傳統管理體制的不足，從而制定符合高校運行發展的管理制度。科學的院系辦公室管理體制，需要明確各個崗位分工，強化各個部門之間的聯系，促使各個崗位協同開展工作，從而提高工作效率。科學的院系辦公室管理體制，需要做到高度統一，制定出完善的管理制度，使得各個部門工作開展有制度可尋，從而確保管理工作開展的規范性與實效性。管理體制是管理工作開展的框架，唯有制定完善的框架，才能將管理措施有效的落實，進而提升管理效率，促進院系辦公室管理工作順利開展。

3.3 提高辦公室管理軟硬件設施的科學性

辦公室軟硬件設備是管理工作開展的基礎保障，尤其是信息化時代，隨著高校院系辦公室管理內容的增多，需要通過信息技術、計算機技術等開展管理工作，才能提高工作效率、縮短工作時間，解決高校日常運行的大量問題。為此，高校需要認識到軟硬件設備的重要性，積極引進高科技的管理設備，普及OA自動化管理系統，從而提高院系辦公室管理的科學性與智能性。學校需要定期對管理系統進行升級，不斷擴大管理職能范圍，將院系教研、后勤、行政等納入到管理系統，形成統一的管理數據，進而統一進行管理。提高院系辦公室管理軟硬件設備的科學性，可以幫助工作人員解決問題，提高了工作速率，整體提高了高校的管理水平，有助于高校的未來發展。

4 ?結語

高校院系辦公室管理是學院運行發展的核心，唯有做好管理工作，才能將學校的指令貫徹落實，同時將教育改革方針融入到工作開展的方方面面，滿足國家、學校對于院系的標準要求。本文從提高辦公室管理軟硬件設施的科學性、制定科學的辦公室管理體制、強化與完善辦公室管理隊伍建設三方面，論述了提高高校院系辦公室管理效率的有效策略，進而為高校管理工作開展提供參考依據。

參考文獻

[1] 龐寶鑫.管理學視野下高校院系辦公室提升行政工作效能初探[J].內蒙古師范大學學報：教育科學版，2017（1）：49-52.

[2] 姚丁丁.提高高校學院辦公室人員的工作效率策略分析[J].文化創新比較研究，2018，2（24）：143-144.

[3] 王炎.高校院系辦公室行政管理工作的創新路徑[J].智庫時代，2018，141（25）：62，64.