在互聯網+時代下的民營企業檔案工作

邢燕飛

摘 要：在2015年政府工作報告已明確提出了互聯網+大數據，數字化時代的到來，互聯網+的運用，從根本上已經改變了以往傳統檔案管理工作。檔案內容“紙質化”時代在慢慢的退化，即把傳統載體檔案進行數字化，檔案利用者再也不用跑到檔案室取復印件，可直接瀏覽利用；實體檔案借出也可以在線上操作審批完成各種手續，真正為利用者提供了便利，提高工作效率。

關鍵詞：互聯網+時代；民營企業；檔案工作

互聯網+是互聯網技術不斷發展的產物。互聯網+時代下的檔案管理中，“+”指的是檔案管理。在檔案管理的過中，利用檔案管理系統平臺進行管理。檔案工作是非常重要的，檔案承載著企業發展的歷史，沒有檔案，企業的歷史難以積累，企業最終會失去記憶。因此，在互聯網+時代管理下如何進一步管好、利用好這些檔案，是民營企業檔案工作面臨的一項全新課題。

1 民營企業檔案工作中存在的問題分析

1.1 檔案意識淡薄

有的民營企業領導片面認為企業重要的是生產、經營和銷售，檔案管理的好壞無關大局，沒有把檔案工作列入議事日程，在人員配備、庫房建設、檔案管理系統等所需的經費方面重視不夠。

1.2 檔案管理工作發展不平衡、信息化水平低

知識經濟時代，檔案作為重要的信息資源，它的價值越來越引起社會廣泛重視。但在實際工作中，企業檔案管理方式與質量相差懸殊。雖有少數企業已實現檔案信息化，但大部分小型民營企檔案管理工作仍處于 “抽屜式” 手工管理階段，因受到時間、保管方式、地域的條件限制，檔案信息往往不能及時為各部門與用戶所用，不能滿足信息化社會人們對信息 “廣、快、精、準”的要求，不能真正實現檔案信息資源共享，達到檔案的最大利用效果。

1.3 檔案管理難以應對大量電子文件的沖擊

許多民營企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，采取“鴕鳥政策”，固守傳統的檔案實體管理模式。面對信息技術發展，無法對電子文件統一管理，任由電子文件由各自或部門自生自滅（沒有另外備份），甚至致使部分員工離職時隨意復制甚至刪除公司電腦中的電子文件，結果造成大量的電子檔案資源流失。

1.4 檔案管理人員文化素質低，服務意識淡薄

傳統檔案工作中，民營企業檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案利用，把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題常留給查借人自己去解決。在利用檔案信息和檔案創造價值的過程中，民營企業檔案管理者服務的意識淡薄，不會把利用價值高的檔案或常利用的檔案做成編研或二次加工，無所作為，甚至導致檔案散亂不齊。

民營企業檔案工作面臨上述困境的根本原因在于傳統檔案管理無法適應外部環境的急劇變化，檔案管理理念沒有及時更新，傳統檔案管理意識還對人們的思想有著重要影響，檔案管理工作不能及時實現創新，傳統檔案管理模式還占主導地位，還不能有效引入新型管理模式，導致檔案管理效率低下，工作質量不能提高。

2 互聯網+時代下的民營企業檔案工作對策

2.1 檔案管理使用互聯網+時代下的檔案管理系統

民營企業除了投入檔案的硬件配置外，還需投入檔案管理系統進行檔案管理，它包含管理平臺與利用平臺，屬于網絡版多用戶同時上線使用的軟件，實現業務辦公與檔案信息資源共享的平臺，海量數據存儲，開啟數字化建檔工作，逐步完善建檔信息的完整、詳盡、有效地實現檔案共享共建，提高檔案提供速度和服務效率，邁向檔案資源的集中化、數字化、知識化管理的全面發展與管控。

2.2 檔案管理使用互聯網+時代下檔案數字化

加快室藏傳統檔案載體的數字化進程。首先要完成檔案內容的數字化，要從以往傳統的檔案管理工作模式中解放出來，改變效率低下、粗放式的工作形式，徹底完成檔案的數字化建設。將檔案內容認真核對確保無誤后，通過掃描、錄像等方式轉變成新型的檔案材料，著錄在檔案管理系統平臺中。同時加強電子文件歸檔和電子檔案管理，以及電子檔案移交進室的監督管理指導和檢查力度。積極開展兼職檔案員直接歸檔的一系列工作，從源頭上保證電子檔案的真實完整、安全可靠，長期可用。為了分擔檔案管理員的工作壓力，也可以采用部分檔案數字化外包形式，加快數字化的步伐。

2.3 檔案管理使用互聯網+時代下的檔案安全

民營企業的檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責，也是由各部門專、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識特別是領導的檔案安全意識決定了一個企業檔案數據安全工作水平和工作的氛圍。檔案承載著“記錄歷史，服務企業”的重要作用，檔案工作是企業基礎管理工作重要組成部分，檔案數據的安全更是檔案管理中重中之重。

通過多種途徑保障檔案數據的安全，使每一位業務經辦人都切實重視起檔案數據安全性，不斷增強使命感、責任感，自覺性從思想上、行動上確保數據安全放在各項工作的首位，真正樹立檔案數據“安全第一”的意識，自覺維護檔案數據的安全，切實落實安全責任。此外，還需要定期對檔案管理系統平臺以及網絡進行檢測，所有使用的計算機都要安裝殺毒軟件，防止黑客入侵。外來文件一定要經過嚴格的查殺。

同時，加強檔案數據安全的宣傳力度，利用與檔案形成部門溝通檔案的密級問題并探討檔案的安全性，討論檔案利用的審批流程，以及在檔案管理系統平臺中設置檔案利用審批權限等等。還要注意檔案在保存和傳輸中的保密和安全，堅決防止失泄密。采取各種有效措施，確保企業檔案信息的絕對安全。

2.4 檔案管理使用互聯網+時代下的檔案利用

進入檔案后保管時代，知識管理的特點要求檔案人員實現角色轉換，從檔案管理者轉變為知識提供者。檔案人員的用心之舉，為檔案工作耕耘出新的天地。

1）大力開展傳統載體數字化檔案工作，及時以檔案數字化代替原件利用。對已實現檔案數字化的原件妥善保管，一般不再提供利用。

2）促進資源共享。首先把公開類的檔案上傳到檔案管理系統平臺，開展遠程利用（線上利用）。其次，逐步把其它類的按權限開放給相應的人員使用，解決時間、空間的限制，把檔案開發利用提高到新的水平，“真正體現按需共享的目的”。同時對密級檔案按流程審批查（借）閱，確保密級檔案的安全。

加強檔案的加工開發，讓檔案升值，也就是把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”。

一方面，可以建立檔案數據共享平臺，即可以實現高價值數據的公開獲取，促進檔案數據的二次利用，又可以根據用戶利用頻率和口碑相結合過慮出價值密度較高的檔案數據，為高質量的內容輸出提供來源支持和用戶反饋，以使檔案部門更有針對性地滿足用戶的商用需求。

3 結束語

當前檔案管理工作信息建設的要求迫在眉睫，作為檔案管理人員，必須摒棄陳舊的觀念，樹立將檔案管理工作融入于“互聯網+”的新思想，積極借鑒先進的成功經驗，開拓創新、與時俱進，積極投入到檔案管理工作信息化建設之中，讓檔案支撐企業的未來發展，規范企業的經營管理，確保檔案管理工作發揮最大效能。

參考文獻

[1]沈東輝，李燕.互聯網+時代下檔案管理工作存在的問題及對策[J].城建檔案2016（09）：48-49.

[2]李文.互聯網+時代檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業務，2017年24期.

[3]周瑞芬.知識管理視角下民營企業檔案工作研究[J].檔案學研究，2009，（1）：34-36.