高校實物檔案數字化的對策研究

朱春巧

摘 要：實物檔案體現學校的發展史和光榮史，有著不可替代的作用和地位，實物檔案對撰寫校史、大事記、年鑒等提供重要的依據和憑證，在校史館建設和各種有關校史展覽的活動中不可或缺。所以研究如何對實物檔案進行保管和利用有著重大的意義和價值。目前，檔案工作的數字化建設是時代發展潮流的新體現，對實物檔案進行數字化管理更是檔案工作的必然趨勢。

關鍵詞：高校；實物檔案；數字化；對策

1 實物檔案的概念和特點

1.1 實物檔案的概念

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的、具有保存價值的物品，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾、紀念品、禮品等，是除了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及學籍檔案之外的檔案，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發展歷史。

1.2 實物檔案的特點

1.2.1 實物檔案的多樣性

實物檔案產生于各式各樣的部門職能活動，活動本身豐富、多元的特點使得實物檔案與生俱來多樣性。如節日慶典中具有紀念價值的字畫、手工藝品；各類比賽中獲得的錦旗、獎杯、證書；上級頒發的各種獎牌、勛章；有對外交往中受贈的禮品，還有教學、科研中產生的作品。不同于其他紙質檔案，實物檔案包含小到一枚徽章，大到是陶瓷、牌匾，幾乎囊括了所有檔案材料的載體形式，其形式多種多樣。

1.2.2 實物檔案的直觀形象性

實物是客觀、不以人的意志為轉移而存在的，人們可以通過感官系統直接感受到實物的存在。除了具有一般檔案的文字、照片、音像等材料外，實物檔案還有大量的書畫、題詞、美術設計等實物材料，這些實物檔案在用料和造型上千姿百態，擺脫了紙質檔案的古板和枯燥，具有一定時代風格的藝術造詣，反映了不同時期的歷史價值，讓人一目了然，體現了實物的直觀形象性。

1.2.3 實物檔案的歷史見證性

實物檔案是過去已經形成、能夠反映歷史價值的記錄載體，人們通過對實物檔案的考究、分析，以現代的思維方式、研究方法去研討實物的過去，研究其演變及形成過程，形成再認識，并不斷完善，創造出新理論，取得新成果。如在高校檔案工作中，實物檔案客觀真實的記載著學校發展的歷史軌跡，是學校發展歷史的見證，所以說實物檔案具有歷史的見證性。

2 實物檔案管理存在的問題

2.1 歸檔管理亂

實物檔案的種類很多，形成的種類不盡相同，載體形態各異，難以排列。小到獎章，大到錦旗、獎杯，不同規格、不同形狀、不同質地的獎品，“無矩”使得它們“無規”。由于沒有統一的裝具，長期以來一直處于“混亂”保管狀態。有的單位將其放在檔案柜里，有的任意擺放在桌子上，不僅排列不整齊，而且年代久了即使編了檔號也極易混亂，很難做到快速、準確地提供利用。所以檔案部門提供查詢、利用率低，不能真正發揮應有的作用。

2.2 遷移利用難

由于實物檔案形狀各異，載體多樣，有的容易破碎，有的受到壓力容易毀損，遷移利用難度大。跟一般檔案不同的是，實物檔案往往只有一份，難以復制，極其珍貴，盡量不要遷移，以免丟失或損壞。在傳統的實物檔案管理中，檔案利用者往往只能在規定時間、地點查閱原件，無法實現異地傳輸和資源共享，利用起來十分困難。

3 對實物檔案進行數字化管理

3.1 實物檔案數字化的內涵

大數據時代，在信息化技術飛速發展的影響下，檔案信息逐漸向數字化方向發展，實物檔案數字化管理也應運而生。與傳統檔案管理相比，實物檔案數字化是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。

3.2 實物檔案數字化的重要性

3.2.1 有效保護實物檔案原件，延長保存時間

將實物檔案數字化后，可以用信息資源替代原件，將實物原件存放于檔案庫房中，提供數字化影像給使用者閱覽，非必要時不得隨意調閱檔案原件，可使檔案原件的損傷降到最低限度。這樣既可保護檔案原件，也可延長實物檔案的保存時間，還可將數字化檔案實行異地保存，輸出微縮膠片達到永久保存的目的。即使在不可抗力的因素下，也不會出現毀滅性的破壞。

3.2.2 減少實物檔案調閱工作量，降低人力成本

傳統實物檔案的調閱都是由檔案管理人員以人工方式提調，不僅調閱效率低，而且很難使檔案管理人員在繁瑣的調閱工作中充分發揮效能。形成實物檔案數字信息后，檔案管理人員就可以在網絡環境中實現快捷便利的應用服務，只要對所需查詢的信息進行檢索，就可以調用到詳細、精確的實物檔案信息。這樣可以使檔案管理人員從實物檔案的調閱工作中解脫出來，從而降低人力成本。

3.2.3 改變實物檔案的利用方式，實現資源共享

實物檔案是反映歷史活動的原始資料，大多數情況下只有一份，尤其珍貴，需要謹慎對待仔細保存。而實現數字化后，實物檔案不再受“實體孤本”的限制，一份數字影像文件通過利用計算機網絡實行異地傳輸，同時提供給所有使用者共享，使異地調閱服務成為可能；同時擴大了檔案的應用范圍，使更多的使用者可以接觸到檔案，以實現信息資源共享。同時將已開放的數字檔案資源上網，這樣使得“時間”不再是限制，使用者可以隨時在網上檢索信息資源。

3.3 實物檔案數字化的對策

實物檔案數字化的本質，是利用數字技術對實物檔案進行處理后存儲的信息，檔案管理者和利用者通過連接網絡終端設備隨時隨地獲取該信息服務。下面以惠州學院為例：

3.3.1 惠州學院實物檔案整理歸檔及數字化的實現

惠州學院的實物檔案在2011年校慶以前一直沒整理，小件的放在檔案柜子里，大件的放在地上，2011年校慶后增加了很多實物檔案，為了查找利用起來方便快捷，開始整理編號按一定的規律擺放在桌子上，2016年購置了密集架后，將實物檔案柜一并設計進密集架里，將實物檔案按類別和大小有序擺放到密集架里，貼好標簽，便于查找。實物檔案放進密集架后整潔美觀，但因大小不一，形狀各異，查找起來也還是有些困難，所以2017年開始對實物檔案進行數字化，由于缺乏資金和進行數字化的人員，就采取聘請學校攝影工作室的學生來勤工助學，對實物檔案進行拍攝、掃描、圖像處理，后期又聘請了計算機專業和設計專業的學生來勤工助學進行條目錄入、編印成冊以及開展網上展覽，歷經一年多，于2018年終于實現了實物檔案數字化。

3.3.2 惠州學院實物檔案數字化的具體操作過程

1）掃描或拍攝。將實物檔案進行掃描和拍攝是實現其數字化的主要手段。掃描適用于常規標準的紙質實物檔案，如獎狀、證書等，但相對較大的實物檔案則需采用數碼平臺掃描。拍攝適用于非紙質載體的實物檔案， 如一些獎牌、錦旗、工藝品等， 需要高清拍攝， 拍攝精度原則上應高于300萬像素。

2）圖像處理。將圖像中出現的類似于黑邊、不清晰等雜質進行去污處理，但要注意切勿過度美化圖像，而是要盡量還原實物的真實性。對拍攝實物的方向，進行旋轉還原，使之符合正常的閱讀習慣。此外，對于大型的實物拍攝，要進行拼接處理，同時為了節省存儲的空間，一般將其進行縮小，并確保圖像無多余的邊角，維持數字化圖像的整體性。

3）條目錄入。對處理好的圖像按編號順序錄入檔案管理系統，錄入前需對圖像及相關信息進行備份，以防出現因停電、系統奔潰、病毒等其他原因造成不必要的損失。錄入時需完善時間、責任者、正題名、存址等相關信息，錄入結束后，應將所有錄入信息與錄入前信息仔細核對，無誤后方可保存。

4）信息關聯。以紙質檔案為例，每一份紙質檔案掃描后將產生一個或者多個電子圖像信息，將電子圖像信息儲存到對應的盤區，同時也核對每一份電子圖像信息的名稱與檔案數據庫中的對應編號是否相同，電子圖像信息的數量與檔案目錄數據庫中的對應檔案數量是否一致等，通過單獨的電子圖像信息與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起來一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

5）數據掛接。在數據進行掛接前，需要仔細核對實物的圖像與目錄保持一致。如果有條件的話，使用專用的服務器，將所有信息一次性導入相應的服務器。經確認合格后，通過互聯網技術傳輸至相關服務器進行匯總。

3.4 實物檔案數字化的應用

3.4.1 提供檔案服務

充分利用現代化管理手段，將數字化成果納入辦公自動化系統或數字檔案綜合信息管理系統，將實物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強實物檔案的檢索功能，實現在線利用。

3.4.2 開展編研工作

利用實物檔案數字化成果，可以對檔案信息進行深層次的加工，開展檔案編研工作。可制成紙質匯編材料，也可制成電子書或電子相冊，以圖片的方式供查詢和瀏覽，以反映服務單位在各方面工作中所取得的輝煌業績，體現該單位的歷史文化。惠州學院實物檔案在拍攝和掃描后，對每一張圖像都進行了細致的修圖處理，然后對處理好的圖片進行設計編印圖冊，以備查閱利用需要，也達到了檔案宣傳的目的，讓廣大師生了解學校的歷史以及檔案的重要性和可持續發展性。

3.4.3 舉辦展覽活動

一方面，檔案管理部門可以建設專門的實物檔案展廳，按照載體類型分門別類地或以實物、照片形式對實物檔案進行展示，體現檔案工作的文化教育職能，也可作為對外宣傳形象的重要窗口。另一方面，還可以挑選部分有代表性的實物檔案在檔案網上進行展覽，也可在互聯網上打造虛擬展廳，利用三維影像制作技術還原實物面貌，在網上進行模擬展示和介紹，實現三維互動展覽，有利于實物檔案的更高效利用。

4 結語

實物檔案資源的充分開發和利用是時代發展的必然趨勢和要求，實現數字化建設也是檔案工作者在今后的工作中必須要解決的問題。隨著時代的發展數字化檔案已經體現出了它的優越性，同時為傳統的檔案管理注入新的血液，為人們利用檔案提供新的途徑，提高了傳統檔案管理工作效率。而數字化檔案的科學管理隨著技術的不斷發展會日益完善，人們查詢與利用檔案的途徑也會變得更加便捷。

參考文獻

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