信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化探討

何玉燕

摘 要：在如今社會當中，隨著我國互聯網技術、計算機技術等新科技的深入發展，使得各行各業在大數據時代中已經迎來了新的發展機遇。而行政事業單位的檔案記錄與國家經濟、政治息息相關，在大數據時代的背景下，其面臨著檔案管理的轉型，科學化、信息化的檔案管理既是當下的實際需求，也是未來發展的主要方向。如何提高行政事業單位檔案管理科學化水平，使其在工作中運行的更加協調、有序、高效成為了重中之重。因此，本文主要以闡述行政事業單位檔案管理的工作現狀為切入點，并根據實際情況提出建議，僅供參考。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；信息化背景

在信息化背景下，行政事業單位原有的檔案管理方法和制度已經在很大程度上限制了檔案管理工作的有序進行，其中的弊端不斷暴露出來，發現其中的問題，并不斷的探尋解決方法成為了當下行政事業單位有效開展檔案管理工作的突破口。

1 信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的意義

1.1 科學檔案管理有助于提高行政事業單位的運行效率

對于行政事業單位而言，檔案是記錄其歷史發展的物質載體，這對于行政事業單位的長遠發展而言至關重要。在信息化背景下，行政事業單位檔案管理工作應該充分利用信息技術，實現科學化管理，這不僅能夠為領導決策提供便利條件，而且檔案管理的效率也將大幅度提升，為行政事業單位整體的高效運行奠定了良好的基礎。

1.2 科學化檔案管理有助于行政事業單位的改革

行政事業單位在制定信息化檔案管理方案的過程中要充分考慮其內部的實際情況，有序開展檔案管理工作，不僅能夠促進國家的發展，而且有助于行政事業單位的改革，充分利用信息化技術可以服務于檔案管理工作的管理性、政治性、服務性這三大特點。在大數據時代背景下，行政事業單位為了緊跟時代步伐，內部改革務必要提上日程，在內部改革中科學化的檔案管理將是重要一環。

2 行政事業單位的檔案管理現狀

2.1 不完善的檔案管理制度，不重視檔案管理工作

目前，我國大多數行政事業單位的檔案管理工作都缺乏完善的體系和必要的制度，站在主觀的角度來講，這是沒有充分重視檔案管理工作所造成的在檔案管理工作上沒有傾注更多的時間和精力來使其“盡善盡美”。站在客觀的角度來講，在工作執行過程中，檔案管理的廣度和深度嚴重缺乏，監管部門又是一種“睜一只眼閉一只眼”的工作態度，這就導致本該履行的事情并沒有做到，這種形式上的檔案管理制度并沒有發揮其預期的作用，一些工作人員甚至是領導會認為在沒有明顯的政效時不需要過多關注檔案管理工作。久而久之，檔案管理工作的這種被忽視的狀態就逐漸轉變為常態了。

2.2 相對落后的檔案管理技術

隨著信息技術的深入發展，在檔案管理工作中能夠運用到的設備和技術也就越來越多，但是，在主觀層面上的不重視，在實際工作中的體現就是檔案管理部門沒有足夠的資金來支持他們充分利用信息技術，甚至有相當一部分行政事業單位并沒有引進新設備、新技術，而依然在實際工作中使用早已落伍本該淘汰的電子設備及儀器。

換個角度來講，即便引進新設備、新技術，也會由于不重視而極大地降低設備的利用率，這就會造成行政事業單位在檔案管理工作中具有較強的隨意性和盲目性，其檔案管理手段缺乏有效性，其檔案管理目標缺乏明確性。

2.3 檔案管理人員素質水平參差不齊

從理論上來講，檔案管理工作需要工作人員具備較高的專業水平，而實際情況是很多事業單位從事檔案管理的工作人員并沒有達到這一標準，在鄉鎮基層事業單位中，甚至不會設立專門的檔案管理部門，而是由其他崗位的工作人員兼職來處理檔案管理相關工作，這種“身兼數職”的工作狀態顯然限制了兼職人員的精力分配和重視程度，檔案管理水平和利用率自然無法提高。此外，隨著時代的深入發展，檔案管理工作的科學化、精細化、系統化的要求也越來越高，但是相關單位并沒有根據實際情況給予從業人員有效的培訓。

3 行政事業單位提高檔案管理水平的解決對策

3.1 提高檔案管理人員的素質，加強人才培養

行政事業單位要想提高檔案管理工作的科學化程度，提高相關工作人員的工作能力和專業素養是前提和基礎。在信息化背景下，檔案管理信息化的核心內容就是計算機水平，從某種程度上來講，工作人員的計算機水平和能力的影響頗為巨大。與此同時，要不斷的提高工作人員的責任意識、創新意識，并積極努力的將創新的成果應用于具體的實踐當中，為了讓檔案管理人員能夠充分接觸、消化和吸收信息化知識，行政事業單位應該定期開展培訓，或者去其他單位進行交流學習，總之要根據自身的實際情況選擇合適的培訓方式，為員工自身能力和素養的提高提供良好的外部環境，并在他們具體的工作當中加入量化的檔案管理工作指標，使其成為績效考核的重點內容，并對其執行過程和執行結果進行嚴格審查。

3.2 加快檔案管理的硬件建設

首先，行政事業單位要充分重視檔案管理工作，并積極的申請和引進有助于順利開展檔案管理工作的新儀器和新設備，并在引進之后積極組織相關人員進行培訓和學習，確保檔案管理部門的每一位在崗員工能夠熟練掌握新技術、新技能，使設備利用率得到大幅度提高，為檔案管理的科學化進程提供助力。其次，硬件設備光是引進、應用，還遠遠不夠，其在日常工作中難免會有損耗，那么如何完善這些硬件設備也至關重要，定期的保養和清潔是必不可少的，為了避免出現丟失檔案資料的情況要定期檢查儀器設備。做到上述兩點，其基本的前提條件就是檔案管理部門有足夠的資金支持，所以行政事業單位要想提高檔案管理工作的效率，實現科學化管理，順應時代發展趨勢，就應該根據部門實際工作需求按照一定比例進行資金投入，這是實現科學化檔案管理的關鍵所在。

3.3 組織領導重視檔案管理的科學化進程

行政事業單位檔案管理工作的科學化進程能否有效的開展與組織領導的互聯網思維意識的強弱有著直接的關系。如果組織領導具有較強的互聯網意識，那么就能夠認清在檔案管理工作當中信息化、科學化的重要性，只有先肯定科學化檔案管理的必要性和重要性之后才有可能采取下一步措施，再投入相當比重的人力、物力、財力來搞檔案管理的科學化建設，才是從根本上重視這項工作。反之，如果組織領導缺乏現互聯網思維意識，不僅不會意識到科學化檔案管理工作的重要性，甚至還會認為現階段的檔案管理工作也是可有可無的存在，在不重視的狀態下這項工作很難堅持下去。因此，各級行政事業單位的組織領導一定要改變自身的思維狀態，在肯定互聯網信息技術重要作用的同時，也要在檔案管理中充分利用信息化技術，并在貫徹落實中不斷地行使督促、檢查的權利，為高效開展檔案工作奠定良好的基礎。

4 結語

綜上所述，在當今時代背景下，我國行政事業單位檔案管理工作的不足逐漸暴露出來，為了彌補和改正這些不足，順應時代發展，各級事業單位應該在充分認識到檔案管理工作的重要性，在此基礎上結合自身實際情況合理利用現代化信息技術，使其管理制度不斷的完善，并在這過程中引進先進設備、組織適當培訓，檔案管理工作的硬件條件和軟實力務必兩手抓且兩手都要硬，這樣才能夠實現科學化檔案管理，進一步促進行政事業單位的可持續發展。

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