關于信息化條件下的檔案管理與服務創新分析

摘 要：在當代網絡越來越發達的社會，人們的生活品質也越來越好，并且為人們的平時生活和工作提供了很大的幫助。在我國檔案事業是社會經濟的主要部分，并且檔案事業認為信息化慢慢成為重中之重，大多數也開始使用了比較有效果的信息化管理方式，并且增強了對服務方面的創新，逐步提升我國檔案管理工作的品質。但是，在信息化的情況下，怎樣才能保證檔案管理工作的成熟發展，實現創新改變的發展目的，這也是我國檔案事業需要高度關心的問題。所以本文將對于信息化情況下的檔案管理與服務創新進行研究討論，主要分析檔案信息化的特征。

關鍵詞：檔案管理；信息化；服務創新

近幾年，科學技術飛速發展的同時也被使用到很多領域，也受到了社會各個領域的關注。所以在信息化的情況下，我國檔案管理工作只能增強信息化管理，才能為人們提供更好的服務。然而，我國的檔案管理工作還有許許多多的問題，如果沒有積極服務和創新的觀念，就十分影響我國檔案管理的發展，這也是我國檔案管理工作不能提高的主要因素。

1 檔案管理信息化的作用

檔案管理工作是通過使用網絡科學信息技術，對信息資源進行調查、整理、分析和使用，由相關的檔案管理部門使用信息化方法，對一些信息資源進行整理分析，再使用計算機網絡科學技術加以輔助，為人們提供相關的服務需求，隨著通信技術的不斷完善，人們進一步進入信息化的發展過程中，然而，計算機的現世為檔案管理信息化鋪墊了扎實的基礎。但是通信技術也對檔案信息化提高了很大的要求，只有認識到檔案信息化的重要意義，增強對檔案信息化平時的保護管理工作，并且加強對電子檔案的控制，才能保護檔案系統的可靠性，保證電子檔案數據的真實可靠性，保證信息化管理工作的順利進行。另外，人們要建立較好的檔案信息化管理觀念，從源頭上認識到信息化的重要性，檔案信息化的管理工作是計算機網絡技術可以形成的，這是一個具有系統性的工作，并且還需要很多有關部門與其它部門的一起合作和交流。部門人員也要在平時工作中，積累一些比較重要的經驗，并且建立正確的信息化管理觀念，建立良好的信息化管理制度，不遵從于傳統的管理模式，建立高品質的人才團隊。另外，還要加強對檔案服務的創新，只有這樣，我國檔案信息化管理才能一直發展下去，不斷提升我國檔案管理工作的品質。

2 檔案管理服務創新的設計

2.1 提高服務觀念

在現在信息化情況下，思想觀念對現代化的檔案管理工作有些十分重要的影響。在傳統的檔案管理工作中，大多數都是非主動的服務，并沒有建立主動性的觀念，只是完成別人的需求或者上級給出的任務，導致工作積極不高，經常使檔案管理工作產生雜亂無章的場面，所以不能滿足信息化的要求，這也必然讓人們對檔案管理工作出現一定的偏差。所以，我國檔案管理機關應重視這個問題，并且使用現代科學技術，來增強對檔案管理的服務和創新。這是技術人員必備的專業素質和創新意識。跟著信息化時代的步伐，把握人們的實際需要，對檔案管理工作進行不斷改革和創新。棄其糟粕，取其精華，制訂出完善的檔案管理措施，對未開發的人們提供相應的服務，從源頭上解決人們的問題，提供良好的服務，主動為人們進行服務，形成一個新穎的信息服務化模式。

2.2 改變服務制度

2.2.1 建立以人為主的用人制度

在信息化情況下的檔案信息服務，是將兩管理人員看成最值錢和最難搶的資源，以達到雙贏的狀態為標準，即是檔案、屋子和管理人員的一同發展為主體，為管理人員建設良好的工作環境和生活質量好的環境。管理人員要在檔案室的各個工作體現“五才”標準，即愛才、容才、重才、護才和用才。對管理人員管理不在是使用為主體，而是要加強對管理人員的專業培訓，重視管理人員的知識更新，進一步提升管理人員的素質。只有這樣才能保證信息服務的良好品質。

2.2.2 建立全體目的管理

在信息化時代，要想有較高的信息服務，檔案機關應該改變自己的自身管理，以信息化服務為主體，按照特征組織檔案管理，設定工作目的、工作范疇、工作標準，準確到機關，準確到人。實行個人負責制制度，做到以崗定責，以責立權、以權定利，并進行認真的檢測考察，并給予懲罰措施。形成自上而下的負責制度，做到在其位，謀其職的局面。達到能者多勞的管理制度，遮陽可以調動管理人員的積極主動性和創造性，使信息化管理和服務創新達到一種良好的狀態。

2.2.3 改變新穎的服務方式

信息化時代為人們的檔案管理服務奠定了創新的基礎。計算機在檔案管理信息化的進程中存在于主體性的地位，它的信息儲備量大，查找信息的速度快且準，特別是在網絡化的作用下，使用計算機在進行整理和分析等方面是可以發揮巨大的作用。并且可以使用整理、分析、管理一體化的模式，還可以使全國范圍的檔案和信息資源得到共同分享的效果，更加有效的提升檔案的使用率，事檔案管理人員從復雜且沉重的工作中脫離出來，并且加快檔案的存檔和服務，還能保證檔案的完整和正確，防止在整理檔案和服務過程中人工出現的錯誤。所以人們必須要使用信息化的優點創新人們的正確服務方式。

2.2.4 提升服務質量

新穎的技術需要把握新穎的人們來進行操作，人們要提升檔案機關的服務能力，就必須要從兩方面入手：其中一方面是基本設備的完善，讓檔案機關的信息管理能力得到提升，達到為單位和社會提供更多良好的信息服務。這一方面主要是人們通過宣傳等方式，為自己的機關成長得到較好的進步，從而贏得更多的資金。另一方面是檔案管理團隊的素質的提升，然后檔案管理機關的的服務過程更加有效個更有品質。這就需要人們建立一個高素質的檔案工作團隊，為蛋糕工作做好一定的基礎。通過各種各樣的方式進行選擇、培養和推舉人才，特別是又懂檔案工作又懂計算機知識的雙向人才。

3 結束語

根據以上所說，就可以知道，檔案信息化管理和服務創新是我國檔案事業孕育和發展的重中之重。，更是到達檔案信息資源共同分享目的的有力保證。所以我國檔案機關要非常重視方案管理和服務創新問題，使用各種各樣的新穎且有效的信息技術，進一步提升檔案信息化管理工作的質量，增強檔案服務創新的建立，使檔案事業更加良好的發展。

參考文獻

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作者簡介

徐樹媛（1990-），女，漢族，云南省楚雄州大姚縣，辦公室工作人員，檔案助理管員，本科。