事業單位檔案管理工作的優化路徑

王勇男

摘 要：檔案管理工作的優化創新，是我國事業單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業單位要根據當前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質等方面采取積極措施，打造更為規范、科學、現代化的管理體系，充分發揮檔案管理工作在事業單位管理中的作用，實現企業的創新與發展。基于此，本文就對事業單位檔案管理工作的優化路徑進行分析探究。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；優化路徑

隨著時代的飛速發展，以往管理檔案的工作方式已經滿足不了當前社會的發展需求。所以，管理檔案的人員也應該緊跟時代的發展步伐，清晰地了解目前社會對管理檔案提出的要求，對傳統的管理方式進行創新，以促進對事業單位的檔案進行更有效的管理。檔案管理工作是事業單位發展中的重要環節，發揮著關鍵性的作用，也是科學規范決策、任用選拔人才、落實上級政策的主要依據。社會的進步與經濟的發展，尤其是服務型政府的提出，檔案管理工作的作用愈加凸顯，直接關系到事業單位的長足發展。現階段，事業單位在檔案管理工作方面還存在諸多問題，如粗放式的管理方式和落后的設施設備等，嚴重制約著檔案管理工作的開展，所以優化事業單位的檔案管理工作至關重要。

1 事業單位檔案管理工作概述

檔案管理工作的內容包括相關資料和經營活動情況的存檔和記錄，使企業能對相關資料進行快速查閱。隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，逐漸成為事業單位經營的重點關注方向。然而我國許多事業單位在實際發展中無法充分意識到檔案管理工作的意義，對其工作加以忽視，致使其相對滯后，所以要積極優化和發展檔案管理工作的信息化進程。通常事業單位檔案管理工作優化的必要性可從如下幾點進行分析：

1.1 合理配置檔案資源

事業單位在實際發展過程中，可以利用網絡環境和網絡技術的優勢，加快檔案資源的數字化及網絡化，合理配置與科學管理信息資源，最大化利用資源。電子信息檔案的構建在檔案管理及使用中具有積極意義，可以快速提取和查詢信息，或者是遠距離操作，實現資源的共享。

1.2 滿足時代的發展需要

在信息化社會背景下，傳統的檔案管理介質與路徑有所變化，人工的管理方式已經無法滿足時代發展需求，所以事業單位的檔案管理也要實現信息化發展，更好地滿足時代發展要求。

2 事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

隨著我國事業單位管理模式及服務模式的不斷創新，檔案管理工作已經取得了顯著發展，但是其在制度、管理方式、人員素質等方面還是存在一定的問題，具體來說主要表現為：首先，管理制度不規范。當前絕大多數事業單位已經建立了檔案管理制度，但是在實際工作中卻在檔案搜集、整理、歸納、借閱、歸檔等方面缺乏規范性，導致檔案丟失、破損等現象比比皆是，嚴重影響了檔案信息的后續使用。其次，檔案管理方式落后。當前我國事業單位檔案信息量日漸龐大，然而很多管理部門卻仍遵循賬目記錄的方式，導致大量信息無法有效快速存入檔案庫，同時由于缺乏信息化檔案管理設備，在一定程度上也影響了檔案的查找與查閱效率。第三，檔案管理人員專業素養較低。當前很多事業單位檔案管理人員大都缺乏檔案管理專業學習背景，導致其在建檔、檔案管理、歸檔等方面的專業技能與事業單位管理需要存在嚴重的矛盾。同時部分管理人員缺乏必要的信息素養，無法充分利用網絡及信息管理平臺提升工作效率。

3 事業單位檔案管理工作的優化路徑

事業單位的檔案管理工作主要是對檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務的工作，是衡量管理水平與業績最重要尺度之一。檔案管理的優化創新對我國事業單位深入發展具有非常重要的意義：首先，事業單位檔案管理工作優化創新通過對相關人員的培訓與系統教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優化創新可幫助事業單位實行網絡信息化管理，讓單位能獲得更準確及時的數據檔案，提升事業單位系統化、科學化及網絡化管理水平。最后，事業單位通過對檔案管理人員和手段的優化，有利于單位及時發現及解決管理過程中出現的相關問題，在理論與實踐上完善檔案管理體制，推進事業單位管理的體制化建設進程。其優化路徑大致如下：

3.1 注重檔案管理工作

為了提高事業單位檔案管理的水平，必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。領導者應該意識到檔案管理工作不是可有可無的，實施科學的決策，正確選拔人才，積極開展各項工作，繼而保證檔案管理工作的有序實施。所以事業單位的管理者應該注重檔案管理工作，將其放在重要日程上，大力支持檔案管理工作，主動關心和關注檔案管理人員，增強人員的主動性和積極性，為檔案管理工作創設良好的環境。除此之外，事業單位可以根據本單位的特點，構建面向檔案管理人員的考核機制，使其認識到檔案管理的作用，并以國家檔案管理各項標準體系為依據，在實踐中進行落實，實現檔案的標準化、規范化管理。

3.2 強化檔案管理信息化建設

事業單位要想實現檔案管理的信息化建設，必須要加快推進館藏檔案的數字化及網絡化進程，充分利用網絡和計算機等資源，將傳統的檔案資源轉為電子化的檔案資源，促進檔案管理的信息化發展。當然事業單位也可以借助科學先進的管理軟件，合理規劃電子文件，一體化管理檔案資源的瀏覽、提取、存儲、搜集等環節。此外，檔案管理信息化的關鍵性內容就是利用計算機等網絡介質及設備，向整個社會共享事業單位的檔案資源，或者是借助互聯網技術遠程控制檔案資源，全面共享檔案資源，實現檔案管理的信息化。

3.3 完善檔案管理制度

要想完善事業單位的檔案管理制度，必須要做到以下幾點：1）嚴格按照檔案管理制度的要求執行，將制約領導和員工的雙向約束性加以發揮，這是因為單位領導的行為與事業單位檔案管理制度的順利實施具有直接的關聯，且員工是檔案管理制度的主要實施者。2）事業單位應該始終堅持檔案管理制度實施的科學性及嚴肅性，以可操作性強、使用方便等為目標，將檔案管理制度的規范性、指導性加以體現。3）事業單位構建規章制度時，應該將本單位的特點加以彰顯，與檔案管理工作的實際相符，體現出科學性、合理性。

3.4 加強人員的專業培訓

檔案管理人員開展工作時，必須要從事業單位的發展背景出發，同步應用現代優化檔案管理方式與傳統檔案管理方式，增強人員的業務素質及專業素質；同時事業單位要構建切實可行的反饋機制，積極采納和聽取工作人員的意見，充分調動人員的工作創造性和積極性，促進檔案管理工作質量及標準的提升。如檔案管理工作中采用輪崗管理的方式，讓檔案管理人員全面了解各崗位的職責及內容，對自身管理職責加以明確，采用科學的管理方案，提高檔案管理工作的有效性、科學性。

4 結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作屬于一項系統而復雜的工程，涉及較強的專業性及較多的內容，在實際工作中存在諸多問題，嚴重制約著事業單位的發展。所以事業單位應該立足實際，重視檔案管理工作，強化檔案管理信息化建設，積極完善檔案管理制度，加強人員的專業培訓。這樣才能合理使用和保管事業單位的檔案資料，優化檔案管理工作，保證檔案管理的標準化與科學性，實現事業單位各項工作的有序進行，推動事業單位的發展。

參考文獻

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