淺談專門檔案分類整理歸檔現狀分析及建議

郭俊琴

摘 要：自從法律上有關檔案分類整理的法規出臺以后，例如《歸檔文件整理規則》的發行與實行，各單位在文檔分類整理都出現了不同程度的實行狀況，甚至是說，有的地方十分的不盡如人意，但是專門的檔案所記載的都是十分重要的信息，我們必須分析當下專門檔案分類整理歸檔的現狀，找出其中的問題，例如，前瞻性不足、檔案不夠簡約明了，整體大局不夠完善等問題，提出可以使這些問題得到改善的建議與方法。

關鍵詞：專門檔案；分類整理；歸檔管理；分析及建議

專門檔案有多重要，是我們眾所周知的。即使我們頒布了相關的整理法規，可是還是會出現各種各樣的問題，國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》在2015年10月25日頒布的，與之前的規則相比，我們的專門檔案除了可以寫在紙上，也可以在互聯網上進行記錄，大部分單位都會有兩份專門檔案，我們要力求簡化，將整理的步驟盡力減到最少并且還能夠使整理后的檔案，依然是清晰的，要盡量落實相關法規的政策，爭取做到最好，但是我們往往想的很好，可是在實際操作中還是會出現困難、問題等。本文要分析專門檔案分類整理歸檔的現狀，然后通過這些現象，完善我們的做法，提出相關建議。

1 專門檔案的分類整理和歸檔現狀

1.1 單位設施不完善

1）單位沒有檔案管理系統。單位沒有專門的檔案管理系統，是軟件設施的缺失，有許多單位的做法都很單一，而且不盡相同，都是專門的檔案由專門的部門管理，大多是業務管理部門，這個部門負責整理和管理好這些專門檔案，而且許多專門檔案都沒有進入到單位綜合的檔案室管理，這些都使專門檔案十分難管理，沒有系統的整理就很難查閱到專門檔案，大部分基層單位由于資金緊缺沒有檔案管理系統，需要移送到有系統的檔案館保管，在移送過程中對留存價值不高和不符合要求的卷宗不接收，造成二次返工。

2）單位沒有消磁柜。單位沒有消磁柜，工作中的錄音錄像光盤直接裝訂到卷宗里時間長了容易消磁，這就是硬件方面的缺失了。我們專門的檔案如果能很好的分類并且進行整理的話，這對于一些重要的信息資源是十分有利的，如果我們需要緊急調動信息資源時，只要像在圖書館一樣，輸入關鍵字，或者是時間地點和人物等重要的信息，就可以立馬查到這一份檔案在什么地方，并找出來進行使用，我們也許可以做到這一點，一層一層進行深入的研究、思考，我想這一問題就可以迎刃而解。但現在又出現了新的問題，有的單位對于專業檔案的存放設施不完善，現在的檔案除了紙質版，更多使用的是互聯網，有一些資料就會刻成光盤，但是在實際工作中有一些錄音錄像的光盤會和檔案訂在一起，這樣長時間下去，光盤就很容易消磁，因為沒有專業的消磁柜，如果是我們隔一段時間就進行一次光盤的換盤行動，會消耗很多成本，還容易把信息弄亂，甚至是弄丟，這都是十分麻煩的，而且還會造成很多的塑料垃圾，可以說會付出較大的代價。

1.2 檔案分類的不平衡

從專門檔案現在分類的狀況來看，每一種專門檔案的分類與管理，都是由上級通過文件的形式來進行分類整理，可是上級的指令一般都會很簡單，只是給出下級簡單的范圍和整理所需要注意的事情，所以下級干部為了避免出錯的風險，大多數都以年份對文件進行整理和分類，把一整個年份的文件都分到一起，這樣就會使一些同類別的文件被分開，也就是說，如果按年份分類的話，就把業務工作的系統連續性打破了，這樣給以后查找和再分類檔案帶來了很多問題，不同類型的檔案可以分類目，如果按照年份來的話，會把兩種不同的類目分在一起，這是很麻煩的。

2 對專門檔案進行分類管理歸檔提出的建議

2.1 造成問題的根源

造成問題的根源我覺得有兩個，第一個，我覺得是單位各科室在發布了一些文件后，沒有及時的與檔案室的人聯系，所以檔案室的人并不了解實際情況，就會出現一些環節的丟失，導致檔案不能夠得到完善的整理與分類；當然，除了這個原因以外，還有另一個原因，就是我們在分門別類時沒有關注到我們到底應該按照什么來分類，是按照年份來設置，還是性質來分類，這些沒有考慮到，這樣就會使一些重要的檔案“無家可歸”，重要的文件該歸檔的地方，卻沒有地方可以去，然后相關的科室就會相互推卸責任，導致檔案的分類很困難；最后還有一個原因就是設施不完善，相關部門不愿意把一部分資金投入到消磁柜這一設施當中，即使投入了也是很小的一部分資金，不能夠滿足大量的專門檔案。

2.2 建議增加相應的類目，各部門進行充分溝通

出現什么樣的問題就要想辦法去解決這個問題，各科室之間要做好良好的溝通，當一份有關專門檔案的規則頒布以后，要及時向其他業務室的工作人員進行匯報，讓他們在最快的時間知道最新的信息，如果他們沒有及時匯報，責任便是他們的，如果及時匯報了卻沒有得到回應，那么就是另一級的責任。一定要增加相應檔案如何分類的類目，這樣才有利于專門檔案更好的分類，專門檔案的數量有很多，我們可以試著把檔案按照屬性分為一級類目、二級類目、三級類目，以此類推，不同的級別，放置不同的檔案，在級別下，我們還可以按照年份及方面進行再分類，這樣的檔案十分整齊，還容易找到，方便后期的查找。最后，我認為相關讀者可以在整理檔案的設施上面進行關注，對一些設施進行資金的投入，買進消磁柜可以有利于檔案的長時間存放，還能節約不小的成本，減少資源的浪費，一些檔案中有錄音錄像的光盤，也可以進行很好的分類了，不用再為消磁而擔心了。

3 結束語

為了能夠實現專門檔案的分類整理歸檔能夠有效進行，我們分析了它的現狀，并通過現狀產生的問題，進行了深入的討論，然后得出了一些建議。專門檔案是很重要的東西，我們不能讓它毀在了整理這一方面，我們一定要按照整理的規則，嚴格的對專門檔案進行整理，實事求是，成功解決這一問題。

參考文獻

[1]張喜英.專門檔案分類整理歸檔現狀分析及建議[J].檔案管理，2018（04）：43.

[3]趙玲.如何做好新形勢下檔案管理工作[J].檔案管理，2017（06）：31.

[3]林蘇.檔案管理存在問題與解決對策[J]經濟，2018（07）：27.