試論檔案信息化建設與規范化管理

阮曉紅 童耘夫

摘 要：現階段，隨著社會的發展，我國的現代化建設發展也突飛猛進。檔案載體目前正面臨著一個新的變化，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現已經對檔案工作產生影響。檔案工作規范化管理的重點也正在經歷變革。這使得檔案工作規范化管理的內容必然向檔案信息化的方向發展，沒有檔案信息化建設的有效管理，就談不上檔案工作規范化管理。要實現這一轉變，最有力的推手就是對開展規范化管理的單位檔案進行有效管理，借助計算機技術、數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等現代信息技術，加強信息化建設。依據《全國檔案信息化建設實施綱要》，就檔案工作規范化管理而言，從信息化建設情況來看，信息化已越來越成為檔案工作規范化管理的關鍵程序和環節，在推進檔案工作規范化管理時，目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫以及單位文檔一體化、自動化管理工作、利用服務網絡化工作的好壞，是決定檔案工作規范化管理水平高低的關鍵因素，現代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規范化的檔案工作，檔案信息化建設已成為檔案工作規范化管理的必然要求。

關鍵詞：檔案信息化建設；規范化；管理

伴隨現代信息技術不斷發展和應用，檔案管理工作也逐漸引入信息技術，不斷提高檔案信息化管理水平，更好地發揮輔助作用，提高檔案規范管理效率和檢索利用質量，提升檔案信息資料最大化利用價值。檔案信息化建設需要結合檔案管理工作實際內容，針對性進行規劃設計和有序開展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文對檔案信息化建設基本內容進行了簡要分析，結合檔案信息化建設方面存在的問題，提出了加強檔案信息化建設和檔案管理的具體對策，希望為不斷提升檔案科學化管理水平提供一定的借鑒或者幫助。

1 檔案管理簡述

檔案在我國的發展歷程是非常長的，但是檔案的發展卻并不是非常的完善，仍舊存在著很大的問題，隨著現在檔案發展規模逐漸的擴大，檔案的數量不斷地增加，使得檔案的工作量逐漸增大，檔案的種類也在不斷增加，檔案信息量也在不斷的更新和積累，傳統的檔案管理模式已經逐漸開始不適應檔案的發展了，必須對檔案管理進行創新，只有這樣才能讓檔案得到更好地發展，同時也能夠更好地滿足社會發展的需求，讓檔案的事業得到更好地發展，同時，針對現在檔案發展中存在的問題也應該給予積極地解決，只有這樣才能更進一步的，促進檔案的發展。

2 檔案信息化建設與規范化管理的問題

2.1 隱私與安全困境

在互聯網+時代，大數據技術在檔案管理工作中的應用，隱私與安全困境是需要解決的實際問題，現在網絡安全問題很多，一旦發生網絡安全問題就沒有任何隱私，當重要的數據被泄露以后，會給用戶帶來一定損失。現在網絡安全管理技術對網絡安全起到一定的保障作用，但大數據技術在檔案管理工作中的應用不能完全起到安全作用，尤其一些重要的檔案資料信息不能泄露，必須完善大數據技術在檔案管理中應用的安全問題，為完善檔案管理起到保障作用，這需要引起檔案管理工作者的重視。

2.2 人才方面的困難

大數據技術在檔案管理中的應用是時代發展的需要，這個檔案管理工作者帶來了一定的挑戰，這與傳統的檔案管理有一定的區別，需要檔案管理工作者不僅具有檔案管理的知識，同時需要具有一定的信息化管理能力。但現在檔案部門缺乏這方面復合型應用技術人才。人才是檔案管理工作的核心因素，檔案管理職能提升需要人才，在大數據技術引進的過程中，都缺少這方面的人才。解決人才問題一方面引進符合要求的高級技術人才，另一方面是現有人才進行相關培訓，提高其檔案管理的能力，保障大數據技術在檔案管理工作中的有效應用，提高檔案管理的效率。

3 檔案信息化建設與規范化管理的措施

3.1 改革檔案數據收集方式

大數據技術在檔案管理工作中的應用，改變了檔案數據的收集方式。首先，檔案管理要發揮出信息化系統的優勢，拓展檔案數據信息的類別，加大結構化、半結構化與非結構化檔案數據信息的收集能力。現在主要發揮計算機的功能，提高了檔案數據收集的效率。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數據信息的收集能力，建立起關系型的數據庫結構，實現對各種電子郵件、圖片、網頁等的非結構數據信息的收集能力。現在數據手段方式的多樣化，符合現代檔案管理的需要。

3.2 要大力推進檔案資源信息化建設

開展檔案規范化管理的單位要全面推進文檔一體化建設，推進檔案全文數字化工作。對于文檔一體化之前的檔案，要求文書檔案的保管期限為永久和長期的檔案，要有計劃、分步驟地進行全文數字化，豐富、完善檔案全文數據庫建設。對于已經建立文檔一體化信息管理體系的單位，要建立和完善OA系統，加強檔案管理系統的應用，建立保證電子文件真實、可靠、準確的有效工作機制，使得在電子政務和辦公自動化環境中產生的大量電子文件能夠永久保存和方便利用。

3.3 提高基礎工作水平，促進規范化管理科技含量

日常工作中要注重加強基礎工作，發揮網絡優勢，強調信息化應用，我認為檔案工作規范化方面，有部分是在網上進行歸檔文件的前期管理，一般文件、工作動態、信息簡報等日常工作在網上發布，檔案室根據工作人員的工作職責分別設置個人權限，將信息發布系統按模塊授權給各部門負責人，發表、審核科室文件。檔案室根據文件辦理的情況，相應歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規范化管理的要求，開展電子檔案和實體檔案的管理。

3.4 調整管理方式，健全信息資源管理體系

在初步認識到檔案信息化建設重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設實現持續穩定發展，提高綜合建設效果，就應該結合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設與傳統紙質化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設實踐中，各單位需要結合電子檔案和數字檔案的實際情況對管理工作加以調整，進而構建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結合檔案管理信息化建設的工作需求不斷完善管理制度，并結合制度規范制訂相應的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環節出現了管理問題，能結合實際情況對各項管理措施加以調整，避免各環節問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩定發展奠定堅實的基礎。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發展進程，創新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發展成效。

3.5 加強對檔案信息化建設工作的組織領導

要讓領導充分認識檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化對各項工作創新與發展的重要作用，真正把檔案信息化建設工作擺上重要議事日程，成立專門的檔案信息化建設工作領導小組，并納入日常工作督導和考核。使檔案管理具備領導保證、人員保證、時間保證和經費保證，做到計劃有內容，管理有舉措，工作有要求，經費有保障，這是加快檔案信息化建設的前提，也是檔案事業生存與發展的根本保證。同時，要加強對檔案工作的宣傳和應用，提高全校教職員工對檔案工作重要性的認識。

4 結語

綜上所述，在檔案發展的過程中信息技術對于其起到非常關鍵的作用，檔案管理相對與其他的行業而言是一項非常復雜的工作，為了更好地適應現代社會地方發展的需求，檔案管理逐漸的開始了檔案信息化建設，這對檔案的發展來講是一次非常重要的變革，關系到檔案的未來發展趨勢，信息化的應用讓檔案管理的效率變得更高，不僅能夠讓檔案更好地為人們服務，也進一步的促進了社會的發展和進步，讓檔案管理在社會發展中的地位得到了上升。

參考文獻

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