檔案管理系統與OA系統之間的無縫鏈接

孔玲玲

摘 要：目前各企事業單位的檔案大部分都是紙質版，雖然部分實現了電子文件掛接，但是距離真正實現文檔一體化管理還有一定的差距。高速發展的信息技術給社會發展帶來了深刻的影響，也帶動了檔案信息資源利用服務的更高需求。各級檔案部門不斷適應信息社會發展形勢，大力推進檔案信息化建設，采用信息技術資源改造傳統的檔案管理方法與手段，開放檔案信息資源，提供高效快捷的檔案利用服務。

關鍵詞：檔案管理系統；OA系統；無縫鏈接

目前，由于OA系統的出現而導致雙軌制的情形，現已逐步向單軌制運行方式過渡，即取消紙質文件，僅以電子文件的方式在辦公系統中進行。現在對OA系統中電子文件的主流管理方式大都采用的是OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式，將兩者做無縫銜接，從而達到文檔一體化的管理水平。“無縫鏈接”一詞，最早是信息技術中的概念，是指在充分掌握系統的淺層協議和接口范圍的基礎上，開發出與之完全兼容的產品，是一種邏輯意義上的非物理意義上的“無縫”概念。本文所稱的“無縫鏈接”是指從OA系統生成的電子文件能夠按照檔案管理要求自動轉換到檔案管理系統的數據庫中，從而實現二者之間的有效銜接。本人根據實踐工作中的發現的一些問題，認為要想實現物理意義上的無縫鏈接，應該從以下幾個方面考慮：

1 OA系統與檔案管理系統登錄賬號應該是一致的

日常工作中，我們經常會看到許多單位辦公自動化系統和檔案管理系統都有各自的登錄界面，有著不同的用戶名和密碼，因為用戶的權限是不一樣的。筆者認為應該統一，雖然接口雙方的系統都有各自的數據庫用戶權限表，但是檔案管理系統作為OA辦公自動化系統的子系統，權限表必須與其保持一致，可以采用檔案系統里的權限表同步復制的方式拷貝辦公自動化力的權限表，這樣就可以完成賬號機制的一致性。由于檔案系統相對獨立，可以在檔案系統設置用戶具體的權限，從而達到賬號變更同步，一次性進入的要求。OA系統的賬號變化以后，相應的檔案系統的賬號也要變化，從而保證從OA系統授權以后，無需在檔案系統的賬號里再重復登錄。例如，某單位將檔案管理系統登錄界面嵌入在OA系統中，只輸入一次口令，無需再重復登錄，從入口把關做好銜接。

2 電子文件的網上收集應該通過一個接口順利地導入到檔案管理系統中

文件生命周期理論告訴我們，從現行文件到檔案是一個連續統一、前后銜接的過程，電子公文的質量將直接決定后一個階段檔案的質量，這就要求使兩個相互獨立的，但又在不少具體環節上互相關聯的兩個系統，從組織制定和具體工作程序真正交融在一起，實現二者平滑結合。當前國內的辦公自動化系統和檔案管理系統基本上為各自單獨開發，沒有統一的標準，這兩個系統之間是相互獨立的。所以，一個可以快捷準確地將現有的辦公自動化系統中的相關數據轉入到檔案管理系統中的接口是必要的。通過這樣一個接口，用戶可以方便、快捷、準確地將辦公自動化系統中的數據傳輸到檔案管理系統中。

OA系統里流轉完畢后的數據必定存在于一個表中，檔案管理系統文件也有一個表，因此，確定好兩個系統表之間的對應關系，即對應好字段關系，例如年度、文號、題名、責任者、正文內容、保管期限、案卷號、部門、附件等，便可以將OA系統里的相關數據以事件驅動或實時拷貝的方式轉入到檔案系統。接口系統需要達到這樣的目標：

1）OA系統流轉完畢后的公文數據要能夠完整地轉入到檔案管理系統中，對號入座導放到不同的檔案類型及相應的數據位置上，實現文檔一體化系統的一次輸入，多次使用的功能。2）相應的正文完整地轉入到檔案管理系統中。所有的OA系統中的應歸檔文件的每一條具有上述數據內容的記錄，都應按照上述的排列次序由OA系統自動生成TXT格式歸檔數據文件。然后通過檔案管理系統軟件提供的系統維護的文本轉入功能。3）確保接口過程中以及接口完畢后訪問檔案系統的安全性。

3 在電子文件的整理歸檔中要保證紙質文件與電子文件兩者的無縫銜接

隨著《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的頒布實施，如何實現對紙質文件和電子文件的“無縫鏈接”日益成為人們所關注的問題。將電子文件與紙質文件以各自不同特點共同發揮作用。紙質文檔檔案管理應跟蹤電子檔案管理模式走新的思路，并做到：

1）電子文件與紙質文件共用一個檔號。同一種文件歸檔，不論有多少種載體類型，檔號只有一個；2）計算機按照文件字號來排列，次序井然，系統中自動生成檔號；3）歸檔的電子文件自動生成歸檔章，歸檔章內容也自動生成并打出。發文是打印在歸檔的那一份上面，收文時打印在收文處理單上。

4 邏輯歸檔轉化為物理歸檔時間上的無縫鏈接

一般來說，辦公自動化為提高效率，不適合長期存放已經辦理完畢的電子文件，而且從利用確保歸檔電子公文的真實、完整、有效，以及建設停留在OA系統上的安全方面的風險來講，應規定文件在辦理完畢后實時歸檔。辦公自動化系統中設置的歸檔環節，大多是邏輯概念上的歸檔，將電子公文進行標記，與未歸檔文件同存于一個服務器上。在歸檔時間上不能做到銜接，給電子公文的歸檔管理帶來很多實際的問題。有些企業由于OA服務器與檔案管理服務器不在一個網段上，檔案員實時歸檔操作時經常造成電腦死機，甚至引起OA系統服務器的速度緩慢，因此，只好采取由OA系統設計人員定期集中歸檔的方法。為保證電子文件的基本信息完整，準確，及時地轉換到檔案管理系統，應采取實時歸檔的方式，文本人員任何時候都可以實時在線歸檔。

5 網上提供利用的無縫鏈接

電子文件的網上歸檔和利用，全文目錄級的“文檔一體化”管理。這些都需要在OA系統中通過檔案管理系統來實現。OA系統產生的電子文件被檔案管理系統直接接收，檔案管理系統對接收了的電子文件完成了歸檔業務的規范，標準化整理后，可以通過OA系統提供網上利用。不管是在OA系統的平臺上還是在檔案管理系統的平臺上，都可以實現電子文件的相互傳遞和共享。一套靈活的檔案管理系統可以幫助我們在規范與整理上進行統一要求，檔案數字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規范盡量與數字化檔案管理系統相結合或接近。只有檔案管理系統建成之后，結合系統逐步進行各種檔案數據格式的統一，檔案分類整理的統一、檔案移交的統一，才能做到檔案信息化的網絡應用。

6 檔案人員全過程跟蹤的無縫鏈接

對電子文件從設計、產生到永久保存或銷毀的整個生命周期必須進行全程管理，由系統監控和自動跟蹤記錄針對文件的一切操作。必要時賦予檔案人員全過程跟蹤的權限，檔案管理員在自己的系統或者平臺上，監控電子文件的形成、運轉、歸檔狀況，對出現的問題及時處理、查缺補漏，方便文件及時歸檔。以證實電子文件在管理系統中的運轉狀況，確保電子文件運行的有效性和法律依據，確保各項管理措施及時、準確、到位。

實施電子公文連續的、不間斷地全過程監控管理，使電子公文按照符合檔案管理要求的規范順利地移交到檔案管理系統的數據庫中，保證公文從文書部門到檔案部門的數據流暢、完整，實現文件、檔案一體化管理。由于檔案管理系統開發商水平參差不齊，兩個系統之間的接口也沒有相應的標準，導致兩個系統之間的連接出現問題，這就為數據移交造成了障礙。因此，應盡快建立電子文件管理功能需求的通用性規范。在統一的需求框架下，通過規范電子文件管理系統的功能需求，凸顯其保證電子文件證據作用的必要性。

參考文獻

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