發揮檔案工作促進學校管理規范化的作用

摘 要：本文探討了檔案管理工作對促進學校管理規范化的具體作用，論述了檔案管理部門主動作為，服務學校中心工作的重要性。

關鍵詞：檔案工作；學校；管理規范化

基金項目：本文為北京電子科技職業學院校級課題“高職院校檔案資源建設與利用研究”（項目編號：2018Z002-092-SXY）成果之一。

檔案管理是體現學校管理水平、教育教學水平和社會服務綜合實力的重要指標，也是學校文化建設的重要內容。檔案工作雖然重要，但是在學校受重視的程度有限，各部門主動配合落實檔案工作的情況也不普遍。事實上，檔案工作有其程序嚴謹、流程規范、體系完整等特點，細致扎實地落實好檔案工作，對提高學校管理規范化水平也有著積極重要的促進作用。

1 檔案管理工作對促進學校管理規范化的作用

1）促進部門完善工作制度。學校檔案管理部門加強檔案收集整理工作的落實有助于促進部門完善工作制度，不斷提高工作管理的規范化。檔案收集整理有賴于學校各部門對檔案工作的配合，但是，檔案管理部門也不應僅僅坐等各部門主動配合，而要積極參與各部門檔案工作制度建設，制定聲像、實物檔案的歸檔制度，為各部門提高檔案管理的專業化指導，這樣既有助于促進各部門完善工作制度，提高工作實效，又能為檔案工作有效落實提供制度保障。特別是教學、科研、資產、基建、繼續教育等檔案形成重點部門，如果檔案管理部門能夠深入研究各部門具體工作內容，并結合檔案管理專業要求協助他們制定部門歸檔工作制度，明確歸檔內容，規范歸檔流程，將會對各部門提高歸檔工作效率打下堅實基礎。

2）促進部門細化工作內容。學校檔案管理部門通過明確和細化各部門歸檔范圍，可以有效促進各部門崗位工作細化分工，使各崗位工作職責更加明確，便于工作順利開展。部門歸檔范圍既是開展檔案收集工作的基礎，也是幫助各部門細化工作內容的有效抓手，特別是一些高職院校，很多部門負責人缺乏檔案基礎知識的培訓，檔案意識有待強化，由其自定部門歸檔范圍往往不得要領，如果采取檔案管理部門提供歸檔參考范圍與各部門確認歸檔范圍結合的方式，就可以發揮檔案管理部門在專業知識方面的長處，為各部門細化崗位工作內容提供有效的信息服務，幫助各部門負責人對所轄各工作崗位的具體工作內容形成更細致全面的理解，同時也便于后續各部門檔案收集工作的開展。

3）促進加強崗位工作規范。檔案工作覆蓋面廣，涉及到學校各部門各崗位的工作人員，但事實上各崗位人員素質參差不齊，工作意識工作能力千差萬別，難以用統一標準衡量優劣。但是如果能夠嚴格履行歸檔制度，就可以從歸檔工作的角度統一提高各崗位工作的規范化水平。因為檔案管理的歸檔移交環節是一項程序性、標準性要求非常高的工作內容，要求各崗位工作人員的歸檔材料按照統一要求完成歸檔，均需對歸檔材料逐一整理、編碼、裝訂，并形成移交清單提交相關人員確認無誤后完成歸檔。檔案工作的這個環節具有長期性、重復性、標準化的特點，客觀上對各崗位工作人員在思想意識上形成規范化工作標準的強化，這一規范化意識又會潛移默化的輻射到崗位工作的其他領域，從而不斷提高崗位工作人員整體規范化工作水平。

4）促進員工強化責任意識。對工作材料整理歸檔是完成崗位工作的標志環節，但是由于很多院校對歸檔工作重視程度不夠，很難做到材料及時歸檔。特別是由于輪崗、退休、離職等情況的存在，甚至會出現人員離崗同時工作材料未存的嚴重問題，對完整記錄本部門重要工作造成難以挽回的損失，更不利于學校檔案管理工作的落實。因此，歸檔工作對促進員工提高責任意識提供了現實條件，通過檔案工作部門對各部門檔案歸檔工作的強化要求，明確各部門不同崗位需要歸檔的具體內容，可以幫助各部門各崗位工作人員進一步明確工作內容和工作標準，另外，歸檔材料的齊全度、及時性、完整度也為崗位考核提供了客觀依據，能夠強化崗位工作人員的責任意識，提高工作考核的針對性和合理性。

5）促進部門之間深度溝通。檔案管理涉及到學校各個部門工作，在歸檔過程中難免出現部門材料交叉錯綜的情況，例如學校教學檔案不僅涉及教務管理部門，也涉及各二級學院教學部門，學生檔案則需要學工部門、招生就業部門、各二級學院等共同參與，此時，由檔案管理部門從材料歸檔角度主動聯系相關部門進行溝通協調，可以有效增進部門之間的深入溝通，并避免檔案材料重復歸檔，為檔案工作人員減輕負擔。

6）促進部門深化工作研究。檔案編研工作的主體是檔案管理部門，但是所需信息來自各檔案形成單位，各檔案形成單位提交的信息數據質量越高，檔案編研形成的信息服務材料可參考價值就越大。通過開展檔案編研，可以發現各部門在歸檔信息方面存在的問題，檔案管理部門把這些問題及時準確地反饋給相關部門，將促進各部門在歸檔材料及信息數據的科學性、準確性等方面不斷提高工作水平。

2 主動作為，發揮檔案管理促進學校管理的能動性

1）檔案管理部門要樹立全局觀和主動作為的思想。檔案管理不能被動等待其他部門的配合，要把握工作的主動權，從專業檔案管理的角度引領指導各部門開展檔案工作，主動為其他部門落實檔案工作提供便利。要主動分析學校年度重點任務與檔案收集直接的關系，與各部門逐一聯系歸檔工作，明確歸檔具體工作職責、工作要求和歸檔時間等信息，協助各部門推進歸檔任務的落實。要隨時關注學校發生的重要事件和舉辦的重要活動，及時與相關部門兼職檔案員聯系，提示需要歸檔的材料內容，協助督促及時歸檔。要主動協調不同部門或不同崗位的歸檔工作，及時解決在歸檔過程中的職責劃分等問題，促進歸檔問題及時有效地得到解決。

2）檔案管理部門要積極提高檔案工作隊伍專業化水平。很多學校的檔案管理工作人員都缺乏檔案專業學習背景，為了能夠對其他部門歸檔提供準確有效的幫助和指導，就需要從自身做起，一方面加強檔案專業知識的學習，較為系統地掌握檔案專業知識，了解檔案管理工作的發展動態，學習檔案數字化、信息化的工作要求，提高檔案管理的專業化水平；另一方面在主動服務中發現問題解決問題，不斷積累具體工作方法和工作經驗，加強對具體歸檔工作進行指導的前瞻性和實用性；還要根據各部門工作內容的不同對兼職檔案人員進行個性化培訓，提高其檔案意識，形成檔案思維，幫助他們解決在歸檔工作中遇到的具體問題，切實為其他部門落實檔案工作提供業務保障。

3）檔案管理部門要是創新開展檔案編研工作。檔案管理的最終目的是服務學校中心工作，服務學校創新發展。檔案管理部門要結合學校特點創新開展檔案編研工作，充分挖掘檔案數據信息，為學校教學、科研、社會服務、國際交往、文化建設等方面提供綜合數據，為學校各部門全面掌握本部門工作動態發展提供信息服務支持。例如北京師范大學檔案館結合改革開放四十年編撰了學校四十年招生數據圖表和校園風貌對比圖，形象地展示出四十年來學校面貌的變化和人才培養模式的變化。又如清華大學檔案館結合紀念中國共產黨成立95周年推出了“黨在清華園”專題檔案資料展，對深入理解清華精神呈現了豐富載體。這些檔案編研工作為我們結合學校特點創新檔案編研活動提供了有益的借鑒。

參考文獻

[1]周毅，網絡信息存檔：檔案部門的責任及其策略[J].檔案學研究，2010（1）：70-73.

[2]齊建軍，試論檔案工作中的權利因素[J].檔案管理2016（1）：19-21.

作者簡介

王琴（1973-），女，漢族，河北人，碩士，高級講師，北京電子科技職業學院綜合檔案室主任，研究方向為檔案學與檔案管理。