醫院人事檔案管理問題與發展策略

何文玉

摘 要：醫院人事檔案管理在醫院管理中發揮著重要作用，為醫院人力資源管理提供數據和信息支持，可為醫院建立良好有效的資源信息庫。同時，通過對檔案管理的有效理解，通過良好的服務理念，提升管理意識，提高檔案管理效率，促進檔案管理信息化建設，培養高素質管理人員，實現醫院整體服務質量提高。

關鍵詞：醫院醫療；人事檔案管理；問題和對策

隨著社會經濟水平的提高，推動醫院醫療衛生機構改革不斷深化，對醫院人事檔案管理提出了更高的要求。醫院醫療衛生體制改革對醫院技術、人力資源配置具有重要意義和作用。醫院人事檔案管理的良好發展不是一蹴而就的，這是一個長期而系統的問題。目前，國內醫院人事檔案管理還存在很多問題。因此，分析醫院人事檔案的管理問題和對策具有重要的現實意義。

1 醫院人事檔案管理的現狀

1.1 醫院人事檔案的管理方式落后

隨著我國醫療衛生事業的發展，醫院的人事檔案信息越來越大，原有的檔案管理方式難以處理大量人員信息，使得信息更新速度變慢，給醫院人員檔案管理和人事管理等方面工作帶來了很多不便。如今，隨著信息網絡技術的飛速發展，原有的人事檔案管理模式已經不能滿足醫院現代化的信息化發展要求。由于醫院缺少專門的人事檔案管理軟件，即使是在計算機普及的今天，醫院也只能進行簡單的目錄的存儲和檢索，但是信息存儲量比較少，不能對復雜的人事檔案進行管理。另一方面，醫院的人事檔案管理方式比較單一，很多的醫院仍然采用手工方式進行檔案的編輯和檢索，所以人事檔案的更新速度很慢，導致歸檔不及時，甚至使人事檔案的資料不夠完整。這種落后而且單一的人事檔案管理方式嚴重影響了醫院人事管理的效率，阻礙了醫院人事制度的改革，因此要求我們必須加快轉變醫院人事檔案的管理手段和管理方式。

1.2 醫院人事檔案管理的效率低，信息的利用程度不高

因為大多數醫院的人事檔案管理方法還比較傳統，主要依靠人員記錄，使人事檔案難以整理，檔案信息更新不及時，再加上醫院人事檔案管理電子系統的發展不完善，檔案現代管理人員不熟練的技術應用和其他原因導致醫院人事檔案管理效率低下。因為醫院人事檔案管理具有專業性、機密性甚至政治性等，關系到醫院內部員工的升職、社會福利等重要方面，要求醫院的人事檔案管理必須具有其真實性。但是在現階段我國人事檔案的利用主要是以員工的基本情況為主，檔案的內容還不夠完善，對人事檔案的重視也還不夠，沒有對人事檔案的價值進行深入的挖掘。造成了我國醫院人事檔案信息量不足、實際利用程度不夠的情況。

1.3 檔案管理人員的專業素養不夠

隨著醫療衛生事業的改革，許多大小醫院只關注醫療水平和醫療隊伍的績效，醫院內人事檔案管理的投入不足。因此，醫院人事檔案管理人員對自己的工作了解不夠，甚至敷衍事物，忽視了檔案管理工作的重要性，導致醫院人員數據流失，嚴重影響了醫院人力資源的合理配置。此外，醫院檔案管理的專業性要求較強，需要對檔案資料收集鑒別以及整合，但由于一些醫院檔案管理人員專業知識不夠，對電子文件、檔案歸檔等技術不熟悉，一些醫院甚至沒有專門的檔案管理人員，因此醫院的檔案管理水平有限，缺乏具有專業素養的管理人員。根據醫院檔案管理存在問題可以看出，人事檔案的數據信息化是發展的必然要求。推進醫院人事檔案的信息化處理有利于促進醫院人才資源的合理配置，為推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理提供先進的管理手段。

2 醫院人事檔案管理處理策略

2.1 加強各方面宣傳，提升全院人員的檔案管理意識

檔案管理部門應注意利用各種宣傳欄目和報刊網絡，以及會議的方式和形式，加強整個醫院的檔案管理意識。要使醫院領導層高度重視這項工作，增加對人力、物力、財力的投入，充分保證各種機制的有效實施和實施，促進檔案管理的信息化。更重要的是應使得職工們深刻認識到檔案及工資福利和職稱評聘等方面都是和個人利益息息相關，從而重視檔案材料填寫和歸檔意識提升。

2.2 完善管理機制，擴大收集途徑

應適當改進所有機制且加強管理。檔案管理工作制度化對人事檔案的健全性、組成性和準確性具有重要意義。檔案管理部門必須按照國家有關法律法規，有機結合自身企業檔案管理工作的具體情況，建立嚴謹科學有效的人事檔案管理機制，促進檔案管理工作，檔案的檢查和借調，或者是轉入及轉出等各類工作環節均是有章可循。企業內部應構建完善的崗位責任制，充分加強人事檔案工作監督管理工作，以便明確各項責任，提升檔案管理人員工作責任感及使命感。構建良好的競爭與激勵制度，從而有效調動檔案管理人員工作積極性，以便將具備良好專業基礎的專業人員選拔進來，適應的安排在檔案管理工作崗位。重視收集及途徑擴大，諸多干部人事檔案材料收集屬于各方面檔案工作的主要起點，不斷加強各項收集工作則保障歸檔質量。企業應充分結合自身組織管理體系來構建良好的檔案收集聯絡員網絡機制，集中統一管理下分層面與級別管理，明確各項職責且落實到人。

2.3 建立醫院人事檔案管理制度

醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中不可或缺的基礎工作。建立和完善各種文件管理規則和規定，加強人事檔案管理，促進檔案標準化，在人力資源管理中發揮良好作用，使組織人事檔案工作有規律可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查（借）閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。

2.4 加強檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員應注重檔案工作，建立檔案資料登記簿，借閱檔案檔案，確保檔案資料真實完整。做好檔案管理，開發檔案信息資源，加快管理現代化步伐，對提高單位管理水平，提高工作效率，利用檔案服務醫院具有積極作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。

2.5 加快人事檔案管理的現代化

在人事檔案管理領域，要按照國家標準和行業標準實現人事檔案管理的現代化，人事檔案也需要為人事工作和人事制度的改革和發展服務。它是中國整個社會主義現代化事業的具體組成部分，檔案工作的科學化和現代化包括管理工具和管理理念的科學化和現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平。

3 結束語

簡而言之，作為一個公共服務組織，服務質量是公眾認可的關鍵，服務質量取決于人力資源的數量和醫院的利用率。醫院人事檔案管理的目的是逐步建立可以為醫院管理提供人力資源信息支持的服務，不僅要制定日常人事管理政策，還要提高醫院的整體發展水平，充分調動人力資源生產力的作用，培養高素質的醫務人員，進一步提高醫院的競爭力。

參考文獻

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[2]劉瑞鳳.關于醫院人事檔案管理的思考[J].中醫藥管理雜志，2008，3（3）：11.