醫(yī)院人事檔案管理問題與發(fā)展策略

何文玉

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)院人力資源管理提供數(shù)據(jù)和信息支持，可為醫(yī)院建立良好有效的資源信息庫(kù)。同時(shí)，通過對(duì)檔案管理的有效理解，通過良好的服務(wù)理念，提升管理意識(shí)，提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)管理人員，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院醫(yī)療；人事檔案管理；問題和對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革不斷深化，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求。醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革對(duì)醫(yī)院技術(shù)、人力資源配置具有重要意義和作用。醫(yī)院人事檔案管理的良好發(fā)展不是一蹴而就的，這是一個(gè)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的問題。目前，國(guó)內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理還存在很多問題。因此，分析醫(yī)院人事檔案的管理問題和對(duì)策具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案的管理方式落后

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的人事檔案信息越來越大，原有的檔案管理方式難以處理大量人員信息，使得信息更新速度變慢，給醫(yī)院人員檔案管理和人事管理等方面工作帶來了很多不便。如今，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，原有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的信息化發(fā)展要求。由于醫(yī)院缺少專門的人事檔案管理軟件，即使是在計(jì)算機(jī)普及的今天，醫(yī)院也只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄的存儲(chǔ)和檢索，但是信息存儲(chǔ)量比較少，不能對(duì)復(fù)雜的人事檔案進(jìn)行管理。另一方面，醫(yī)院的人事檔案管理方式比較單一，很多的醫(yī)院仍然采用手工方式進(jìn)行檔案的編輯和檢索，所以人事檔案的更新速度很慢，導(dǎo)致歸檔不及時(shí)，甚至使人事檔案的資料不夠完整。這種落后而且單一的人事檔案管理方式嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事管理的效率，阻礙了醫(yī)院人事制度的改革，因此要求我們必須加快轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案的管理手段和管理方式。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理的效率低，信息的利用程度不高

因?yàn)榇蠖鄶?shù)醫(yī)院的人事檔案管理方法還比較傳統(tǒng)，主要依靠人員記錄，使人事檔案難以整理，檔案信息更新不及時(shí)，再加上醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)的發(fā)展不完善，檔案現(xiàn)代管理人員不熟練的技術(shù)應(yīng)用和其他原因?qū)е箩t(yī)院人事檔案管理效率低下。因?yàn)獒t(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)性、機(jī)密性甚至政治性等，關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部員工的升職、社會(huì)福利等重要方面，要求醫(yī)院的人事檔案管理必須具有其真實(shí)性。但是在現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案的利用主要是以員工的基本情況為主，檔案的內(nèi)容還不夠完善，對(duì)人事檔案的重視也還不夠，沒有對(duì)人事檔案的價(jià)值進(jìn)行深入的挖掘。造成了我國(guó)醫(yī)院人事檔案信息量不足、實(shí)際利用程度不夠的情況。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革，許多大小醫(yī)院只關(guān)注醫(yī)療水平和醫(yī)療隊(duì)伍的績(jī)效，醫(yī)院內(nèi)人事檔案管理的投入不足。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)自己的工作了解不夠，甚至敷衍事物，忽視了檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院人員數(shù)據(jù)流失，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人力資源的合理配置。此外，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性要求較強(qiáng)，需要對(duì)檔案資料收集鑒別以及整合，但由于一些醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不夠，對(duì)電子文件、檔案歸檔等技術(shù)不熟悉，一些醫(yī)院甚至沒有專門的檔案管理人員，因此醫(yī)院的檔案管理水平有限，缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的管理人員。根據(jù)醫(yī)院檔案管理存在問題可以看出，人事檔案的數(shù)據(jù)信息化是發(fā)展的必然要求。推進(jìn)醫(yī)院人事檔案的信息化處理有利于促進(jìn)醫(yī)院人才資源的合理配置，為推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理提供先進(jìn)的管理手段。

2 醫(yī)院人事檔案管理處理策略

2.1 加強(qiáng)各方面宣傳，提升全院人員的檔案管理意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)注意利用各種宣傳欄目和報(bào)刊網(wǎng)絡(luò)，以及會(huì)議的方式和形式，加強(qiáng)整個(gè)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)。要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層高度重視這項(xiàng)工作，增加對(duì)人力、物力、財(cái)力的投入，充分保證各種機(jī)制的有效實(shí)施和實(shí)施，促進(jìn)檔案管理的信息化。更重要的是應(yīng)使得職工們深刻認(rèn)識(shí)到檔案及工資福利和職稱評(píng)聘等方面都是和個(gè)人利益息息相關(guān)，從而重視檔案材料填寫和歸檔意識(shí)提升。

2.2 完善管理機(jī)制，擴(kuò)大收集途徑

應(yīng)適當(dāng)改進(jìn)所有機(jī)制且加強(qiáng)管理。檔案管理工作制度化對(duì)人事檔案的健全性、組成性和準(zhǔn)確性具有重要意義。檔案管理部門必須按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，有機(jī)結(jié)合自身企業(yè)檔案管理工作的具體情況，建立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)有效的人事檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作，檔案的檢查和借調(diào)，或者是轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出等各類工作環(huán)節(jié)均是有章可循。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)構(gòu)建完善的崗位責(zé)任制，充分加強(qiáng)人事檔案工作監(jiān)督管理工作，以便明確各項(xiàng)責(zé)任，提升檔案管理人員工作責(zé)任感及使命感。構(gòu)建良好的競(jìng)爭(zhēng)與激勵(lì)制度，從而有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，以便將具備良好專業(yè)基礎(chǔ)的專業(yè)人員選拔進(jìn)來，適應(yīng)的安排在檔案管理工作崗位。重視收集及途徑擴(kuò)大，諸多干部人事檔案材料收集屬于各方面檔案工作的主要起點(diǎn)，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)收集工作則保障歸檔質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合自身組織管理體系來構(gòu)建良好的檔案收集聯(lián)絡(luò)員網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，集中統(tǒng)一管理下分層面與級(jí)別管理，明確各項(xiàng)職責(zé)且落實(shí)到人。

2.3 建立醫(yī)院人事檔案管理制度

醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中不可或缺的基礎(chǔ)工作。建立和完善各種文件管理規(guī)則和規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化，在人力資源管理中發(fā)揮良好作用，使組織人事檔案工作有規(guī)律可循。但就整體而言，進(jìn)一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責(zé)任制度，加大對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督檢查力，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級(jí)《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責(zé)》、《檔案查（借）閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進(jìn)行。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)注重檔案工作，建立檔案資料登記簿，借閱檔案檔案，確保檔案資料真實(shí)完整。做好檔案管理，開發(fā)檔案信息資源，加快管理現(xiàn)代化步伐，對(duì)提高單位管理水平，提高工作效率，利用檔案服務(wù)醫(yī)院具有積極作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高鑒別能力，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，做到認(rèn)真、及時(shí)、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質(zhì)量關(guān)，保證檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

2.5 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化

在人事檔案管理領(lǐng)域，要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，人事檔案也需要為人事工作和人事制度的改革和發(fā)展服務(wù)。它是中國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的具體組成部分，檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化包括管理工具和管理理念的科學(xué)化和現(xiàn)代化。充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到符合某種特定需要的人才，并針對(duì)員工的不同個(gè)性制定培訓(xùn)、激勵(lì)計(jì)劃等，提升人力資源管理水平。

3 結(jié)束語

簡(jiǎn)而言之，作為一個(gè)公共服務(wù)組織，服務(wù)質(zhì)量是公眾認(rèn)可的關(guān)鍵，服務(wù)質(zhì)量取決于人力資源的數(shù)量和醫(yī)院的利用率。醫(yī)院人事檔案管理的目的是逐步建立可以為醫(yī)院管理提供人力資源信息支持的服務(wù)，不僅要制定日常人事管理政策，還要提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平，充分調(diào)動(dòng)人力資源生產(chǎn)力的作用，培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)務(wù)人員，進(jìn)一步提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

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