基于互聯網時代下的中職學校檔案管理

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(云南省紅河州財經學校)

一、互聯網時代對中職學校檔案管理的積極影響

檔案管理是每個中職院校都必須要做的工作?，F階段，在中職院校中，很多檔案管理人員仍然采用傳統的人工查詢、手工整理、人工收集等手段開展管理工作。而隨著互聯網時代的到來，大量數據不斷涌現，傳統的工作方法已經不能滿足中職院校的發展需求。在這種情況下，中職院校在開展相關工作過程中，充分利用互聯網技術可以最大限度提高檔案管理工作效率?；ヂ摼W時代對中職院校檔案管理的積極影響主要體現在兩個方面：其一，為檔案管理指明方向。在中職院校內部，工作人員在進行檔案管理過程中，在互聯網思維的影響下，能夠脫離原有的管理模式和思維，并在互聯網環境下，實現中職檔案管理的轉型和升級。其二，在互聯網環境下，中職院校在開展檔案管理時，有了更多的技術參考。隨著互聯網技術的不斷發展，衍生出了非常多的技術，這些技術可以使檔案管理實現信息化、現代化、數字化以及電子化的速度更快、更迅速。

二、互聯網時代下的中職學校檔案管理策略

(一)強化網絡意識

現階段，很多檔案管理工作人員沒有意識到互聯網的重要性，他們依然采用傳統的工作模式和方法，應用這種方法往往會出現檔案利用率低、整理檔案過程繁瑣以及檔案收集困難等現象。針對這種問題，需要強化相關人員網絡化意識，在此過程中，需要從以下幾方面進行：

1.轉變思維。管理人員需要以傳統的收集、歸檔、整理等方式為基礎和前提，逐步將現代互聯網思維引入其中。此時，工作人員可以對各類網絡資源進行網絡化應用，利用互聯網創建一個網絡共享系統，以這個系統為中心，輻射中職院校整體服務范圍，以此來促使檔案資源使用率提高。同時，管理人員還要將共享方式與網絡資源緊密的結合在一起，實現在網上便能夠對檔案現行文件進行查詢。此外，以不涉及中職院校機密為基礎前提，管理人員要進一步將服務范圍擴大，向社會提供檔案共享服務。在此過程中，管理人員要以互聯網發展需求為主。

2.強化網絡安全保護意識。在對檔案進行管理過程中，需要加強網絡安全管理意識。首先，要設置正確的防火墻，嚴格審查計算機共享和聯網過程，并且要設計受控訪問功能。這樣才能夠最大限度的保證檔案信息的保密性、完整性以及可靠性，有效防止信息泄露等現象出現。其次，網絡化核心主要是互聯網技術和計算機技術的有效應用，因此，需要中職院校加大管理軟件開發的投入。這樣才能有效是利用檔案信息，促使檔案管理效率提升。

(二)構建電子檔案管理系統

現階段，在中職院校中，應用管理系統大部分都來自于上級部門，而其自身并沒有形成一個統一的、合理的管理系統。中職院校采用這樣的系統開展管理工作，只能進行單一的目錄搜索，而不能有效完成對檔案進行網絡存檔和分析以及深度挖掘工作。這種功能上的局限性，在一定程度上嚴重影響了中職院校開展檔案管理。在互聯網環境中，中職院校應該舍棄傳統管理系統，構建新型電子管理系統，這樣才能保證檔案信息的完整性和真實性。構建電子管理系統過程中，首先，需要構建系統模塊。系統模塊主要包含數據轉換模塊、統計報表模塊、光盤制作模塊、檔案銷毀和節約模塊、檢索利用模塊、整編組卷模塊、錄入數據模塊、權限管理模塊、系統設置模塊等。可以在互聯網環境中對檔案圖形、圖像、文件等進行實時檢索和瀏覽等，也可以在允許的權限范圍內對檔案進行下載。其次，設計系統所屬功能。系統功能主要有集中存儲、目錄結構、文檔排序、顯示模式、全文搜索、文檔編輯器、多文件上傳、版本管理、自動編號、文檔設計、Office集成、縮略圖及摘要、鎖定保護、文檔鏈接、關聯文檔、權限管理、規則應用、存儲加密、模板管理、文檔借閱、多媒體查看、電子化管理紙質文檔等等。以這些功能為基礎，為中職院校內部人員提供借閱途徑，同時還應該設置催還和歸還等附加功能。此外，電子系統還為中職院校檔案共享提供平臺，使有需求的人能夠得到滿足。

(三)加強檔案管理信息化建設

很多中職院校在進行檔案管理過程中，都是根據高校管理標準而實施的。而對于高校來說，他們還沒能按照互聯網時代發展需求，制定有效的、合理的標準。在沒有統一標準的情況下，對其進行參考，很難實現有效管理檔案的目的，針對這種問題，需要加強其信息化建設。而建設檔案信息化主要是指利用現代信息技術將管理工作水平提高，并對互聯網環境中檔案服務與管理的基本方法和框架進行制定，從而實現中職檔案信息的大范圍服務目標。加強信息化建設過程中，需要從以下幾方面進行：1.檔案數據信息數字化。對于這方面建設來說，需要利用高速掃描、數據壓縮、數據庫等及技術措施，將聲像檔案、紙質檔案等電子檔案和介質文件轉換成為具有一定順序的檔案管理信息庫。在此過程中，需要實現檔案全文數字化和檔案目錄數字化。

2.建設檔案網站。在建設檔案網站過程中，中職院校需要在公共服務網站上構建一個站點，以這個站點為中心，開展檔案宣傳和檔案服務。其主要功能有：交流、宣傳、服務等；主要內容有：檔案利用服務、檔案資源、檔案機構、檔案工作等信息。

3.建設數字檔案館。數字檔案館的組成部分主要有檔案、電子文件以及其他數據資源等。利用數字檔案館進行管理時，首先，對各類檔案信息進行收集，創建數據庫，確認數據庫輸入和輸出方式；其次，以數據轉換方式對檔案進行管理。在此過程中，要以集成機制為主要核心，突破管理部門之間的各種限制，從而實現采集自動化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化以及服務人性化等。

(四)合理應用現代網絡技術

在互聯網環境中，中職院校開展檔案管理，需要合理應用現代網絡技術，這樣才能對隱藏著的檔案信息進行深度挖掘，確保檔案信息的完整性和真實性。合理應用現代網絡技術主要體現在通過大數據技術構建檔案信息平臺。大數據技術主要有五個核心內容，分別為數據可視化、挖掘、清洗、采集以及儲存等。利用大數據技術構建平臺過程中，首先，需要利用數據采集技術對各類檔案信息進行采集。然后，利用可視化和清洗技術對這些信息進行預處理。其次，利用挖掘技術對隱藏的信息進行深度挖掘，確保信息的真實可靠性。最后，利用儲存技術將其儲存到NoSQL數據庫中，并將數據庫與平臺連接，從而真正實現檔案信息網絡化、信息化、電子化。

三、結語

綜上所述，在互聯網環境中，中職院校開展檔案管理工作仍然存在一定問題，以互聯網為基礎，強化其管理過程，能夠有效提高工作效率。經過上文分析可得，中職院校想要提供檔案管理效率，需要以互聯網思維為指導，以網絡技術為核心，促進檔案管理電子化和信息化，這樣才能確保檔案信息的安全性和可靠性。