談中職學校檔案管理工作存在的問題及對策

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(青島市城陽區職業中等專業學校)

中職學校檔案管理工作對中職學校的正常運營具有非常重要的作用，而隨著互聯網技術和大數據技術的普及，傳統的紙質檔案也逐漸向數字檔案轉換，而通過復雜的編碼和眾多的增刪、改查功能，數字檔案以其本身具備的操作方便、節省保存空間以及可以實現共享等多方面的特點在中職學校中的使用越來越廣泛。現階段，中職學校檔案管理方式為“紙質+電子文檔”，這其中也不免會出現諸多使用性和適應性問題。

一、加強中職學校檔案資源管理工作的重要性

(一)提高工作效率和工作質量

中職學校檔案記錄著學校資金、人員、物資的使用情況，以及其他一些非常重要的私密信息，只有保管好它們，才能夠很大程度上保證整體工作的正常運轉，高效、科學的中職學校檔案資源管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質量。

(二)提高信息管理質量

隨著我國的信息安全工作逐步完善，提升中職學校檔案信息管理質量也勢在必行，加強檔案資源管理，就能發揮這些檔案信息的現實價值，因此，進一步加強中職學校檔案資源管理工作是非常重要的。

(三)提升的整體管理水平

提升檔案管理水平是推動工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國各中職學校等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門，足可見加強中職學校檔案資源管理工作對于提升管理水平的重要性。

二、中職學校檔案資源管理工作的問題

(一)檔案資源管理紙質化的不足

第一，紙質化的檔案材料易遭水泡、蟲噬、霉變，對紙質化檔案資源管理的成本較高；第二，紙質檔案外形笨重，不方便攜帶，無形中增加了借調和歸檔工作量；第三，價格昂貴，增加了檔案資源管理成本；第四，紙質材料數量龐大，所以學校不得為其提供非常大的保存空間，這在無形中造成空間資源浪費。

(二)檔案資源管理過程不合理，資料安全性難以保障

傳統的檔案資源管理過程并不是非常細致，檔案在收集、整理、立卷和歸檔的時候容易出現信息錯誤或數據偏差，在借調過程中還容易出現資料丟失、外泄的情況。

(三)檔案分類不合理，資料查找存在困難

每一類檔案資料都可以按不同標準分為不同的類，但是當分類標準非常多的時候，多個標準下的檔案信息容易出現交叉重疊的情況，這就給檔案管理帶來諸多不便，同時，由于檔案資源管理不集中，各部門檔案信息也存在交叉錯亂的情況。

三、關于中職學校檔案資源管理的若干建議

(一)制定更加科學、高效的中職學校檔案資源管理制度

有效且完善的中職學校檔案資源管理制度，可以對中職學校檔案資源管理工作起到統籌和監管的作用，為促進中職學校的發展提供一定的便利。因此，校領導要經常組織校內檔案管理人員開展座談會，以“找出問題，解決問題，制定檔案管理制度，制定檔案管理應急預案”為主要內容，進一步強化學校檔案資源管理制度。

(二)在中職學校檔案資源管理工作方面應該加強相關性投入

將中職學校檔案運用到的中職學校檔案資源管理工作中需要投入一定的資金、技術和人員，這也決定著一個中職學校中職學校檔案資源管理工作建設的信息化水平。所以，校領導在這方面一定不能太過小氣，在發現好的技術、軟硬件時要積極深入的對其進行調研，一旦確定就要適時引入，同時，在招聘檔案管理人員方面也要廣開言路，拓寬招聘渠道，善于發現人才，多選用專業化人才。

(三)全面升級和優化中職學校檔案資源管理過程

中職學校檔案資源管理工作包括收集、整理、立卷和歸檔四部分。第一，收集工作是檔案工作的起點，在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學性和準確性，確保收集到的資料具有較大的參考價值；第二，整理工作包括為檔案編號、根據入檔要求整理移交案卷、整理零散文件等，在此工作中，工作人員要做到認真仔細，避免出現信息錯亂或交叉的情況；第三，立卷工作即將整理后的資料進行規整和編排，在此工作中，工作人員要分門別類做好檔案的歸類工作；第四，歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫進行保存，在此工作中，工作人員一定要做到耐心細致，防止檔案損壞甚至遺失。

(四)采用現代化科技手段管理檔案信息

形成“電子+紙質”的新型檔案資源管理載體形式：中職學校檔案資源管理和紙質檔案資源管理其實各有利弊，當今世界科技雖說發展迅速，但想以中職學校檔案全面替代紙質檔案還存在諸多問題，為進一步提升中職學校檔案資源管理工作水平，可以采用“電子+紙質”的新型檔案資源管理載體形式，既節約管理成本，又提升管理效率。

(五)注意檔案信息的保密工作

首先，要定期核對檔案數量，采取“有多少檢查多少，有多細檢查多細”的工作方式，同時加大巡查和檢查力度；其次，制定嚴格的檔案借調規范，防止資料外泄，通常來說，的重要資料只允許內部人員調用，而且該人員不僅需要有對應的借調憑據，還要有對應的借調權限。

(六)加大檔案資源管理人才培養力度

高素質的檔案資源管理人才對提升檔案資源管理水平非常重要，因此，應發揮自身優勢，廣泛調動社會資源以拓展人才招聘渠道，同時加強檔案資源管理人才培訓工作，以人才的力量推動中職學校檔案資源管理工作水平的快速提升。

(七)始終堅持以人為本的科學工作理念

以人為本的管理理念即重視人在中職學校檔案資源管理工作中的主體作用，通過對檔案資源管理人員的合理調配，從而形成“各司其職，協同合作，大家管理，共同維護”的檔案管理工作新格局，同時要做好人員的職位調配工作，最大程度的提升人力資源利用率。總地來說，科學的中職學校檔案資源管理工作理念將有利于進一步優化中職學校檔案管理工作結構。

(八)以“精細化、系統化、全面性”為基本的工作思路

精細化即做到檔案信息準確、數據精確、條分縷析；系統化即做到檔案信息分門別類，不交叉、不重疊；全面性是指檔案信息要全面，根據檔案信息能快速找到資料。以上三點是中職學校檔案資源管理工作的基本思路，需要工作人員牢記在心并時刻注意。

三、結束語

綜上可知，我國的傳統中職學校檔案資源管理工作無論從管理理念、管理過程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足，要解決這些問題，就必須從全局出發，進行制度、資金、人員、管理過程、管理細節改革，同時還要注重檔案資源管理的信息化建設工作，上述建議只是筆者的淺見，希望能為中職學校檔案管理工作質量的進一步提升提供幫助。