事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

高寅城

摘 要：為了提升事業單位的工作效率和質量，當前很多事業單位的檔案管理都加快了信息化建設的腳步。但受一些因素的影響，導致事業單位在信息化建設的過程中出現了一些問題，影響了檔案管理信息化的建設，以及工作的展開。本文將對當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題進行分析探討，并基于這些問題，提出如何加強事業單位檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

當前很多事業單位已經開始進行檔案管理的信息化建設，不過因為一些因素的影響，信息化建設的進程并不順利，影響了事業單位檔案管理工作的有效展開。隨著我國信息科技的不斷發展，事業單位檔案管理信息化建設也取得了不錯的應用成果。不過和西方發達國家相比，我國事業單位的檔案信息化管理，還應該進一步完善。因此對其中存在的問題進行探討，并根據問題提出解決對策，對事業單位檔案管理信息化建設具有一定的現實意義。

1 事業單位檔案管理實現信息化建設的作用

實現事業單位檔案的信息化建設，能夠提升檔案管理工作人員的工作效率，更加方便的進行檔案管理，減少工作量，使檔案管理工作更加輕松。并且，還能最大化的對檔案信息資源進行利用，更好的利用好檔案信息資源。實現檔案的信息化管理有諸多的優勢，比如增加檔案歸檔效率，節能環保，為社會提供更加優質的檔案管理服務，減少在檔案管理中的資金投入。在大數據的支持下，還能準確的獲得各類信息資源，最大化的發揮檔案信息的作用，為事業單位的相關決策，提供有力的信息數據。

2 檔案管理信息化建設中的不足

2.1 缺乏對檔案管理信息化建設的重視

事業單位檔案的信息化建設，因為涉及到整個事業單位的所有部門，因此并非短時間就能快速建設完成，且需要付出大量的人力、財力等。也正因此，事業單位的領導對此不夠重視，認為只要基礎業務實現信息化建設即可。導致當前一些事業單位只有檔案歸檔和記錄等實現了信息化，但卻缺乏相關的硬件和軟件設施，難以最大化的發揮檔案管理信息化的作用。

2.2 檔案管理信息化建設的速度較慢

當前已經有一些事業單位較完全的完成了信息化建設，不過尚在建設中的事業單位仍在多數。這些事業單位大多只是采用計算機辦公，對電子檔案進行簡單的歸檔，沒有采用專業的檔案管理系統軟件實現系統化的管理。因此目錄庫不健全，難以實現檔案管理的數字化建設。且一些事業單位仍舊采用紙質檔案管理，阻礙了單位的信息化建設。

2.3 檔案管理缺乏信息化技能

在事業單位檔案管理實現信息化建設后，一些工作人員因為自身能力不足，難以勝任當前的工作。比如對計算機使用不熟練，缺乏網絡技術等，導致電子檔案工作進度較慢。而且很多檔案管理人員習慣了傳統的管理方式，難以很快適應信息化下的檔案管理。在實現信息化建設后，事業單位沒有對檔案管理人員進行專業培訓，致使擁有現代管理技術的檔案管理人才很少。再加上沒有專業人才的加入，當前的檔案管理人員很難具備高水平的檔案信息化管理技能和素質，影響了檔案管理信息化的建設。

2.4 缺乏檔案信息安全保障

檔案的信息化建設最為重要的就是信息安全，否則電子檔案信息和數據很容易被竊取。然而當前很多事業單位幾乎都沒缺乏這方面的建設，檔案管理人員日常工作中也經常忽視電子檔案信息的重要性。一些單位基本上都是通過防火墻保護信息安全，缺乏專業信息安全技術的保護。另外，事業單位經常會公開一些信息資料，因為對公開資料的審查比較寬松，導致一些不法分子輕易的就能獲得事業單位的機密信息。隨著網絡技術的不斷發達，事業單位檔案信息化管理所受到的威脅也越來越大。

3 事業單位檔案信息化建設的改革對策

3.1 加強對事業單位檔案管理信息化建設的重視

第一，事業單位的領導和決策者必須意識到檔案管理信息化建設的重要性。這是從傳統檔案管理模式向信息化建設、數字化建設的重大進步，是檔案管理發展的重要發展階段。且檔案管理的信息化建設，在大數據技術的支持下，還能為企業的各項決策提供有力的信息數據，對提升檔案的管理工作，事業單位的社會服務能力都有重大促進作用。第二，檔案管理人員也應該認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強自身的網絡安全意識，積極為檔案管理信息化做出努力。

3.2 加速推動建設檔案管理信息化進程

當前事業單位檔案管理的信息化進程較慢，因此必須要加快信息化建設的進程。可從以下幾方面進行：首先，加快對檔案管理信息化軟件和硬件的采購，比如專業的檔案管理信息系統。制定規范的檔案管理信息化建設標準，使各個部門都嚴格按照規定進行電子檔案的編輯和提交等，方便管理人員的后期歸檔。加強檔案管理的信息化宣傳，使事業單位工作人員加強對檔案管理人員的配合；實現檔案的信息化管理和事業單位現代化辦公的結合，使檔案管理人員能夠更加方便的采集信息。總之，要盡可能的為檔案管理人員創造便捷的工作方式，推動檔案管理的信息化進程。

3.3 加強對檔案管理人員的技能和素質培訓

想要做好事業單位檔案管理的信息化建設，就必須具備一支高信息技術水平、計算機技術水平的人才。因此事業單位必須加強這方面的建設，使檔案管理的水平能夠跟得上信息化建設的進程。首先，可以加強對現有檔案管理人員的培訓，從最基本的電子檔案歸檔、計算機操作，到如何利用檔案信息數據，結合大數據進行信息數據分析等，快速而穩固的提升檔案管理人員的信息化技能。除此之外，還應該培養其創新、探究等符合信息化特征的綜合能力，以及良好的職業道德。使檔案管理人員能夠在工作中不斷的創新，研究出一套適合本事業單位的檔案信息化管理系統；其次，引進專業的檔案管理人才，大數據技術分析人才等一些專業的信息人才。在不斷提升本事業單位檔案管理信息化水平的同時，也能實現對現有檔案管管理人員的培訓，進而實現整體檔案管理隊伍整體綜合能力的提升。

3.4 加強事業單位檔案管理的安全保障

可從以下幾方面加強檔案管理的安全保障：第一，制定完善的信息化管理制度。根據不斷變化的網絡環境，以及檔案管理信息化過程中可能出現的安全問題，對檔案管理工作規范進行明確的規定，確保檔案管理人員在保障信息安全的情況下開展工作；第二，購買專業的網絡安全防護系統，采用多種安全保障措施，確保事業單位的檔案管理不會被黑客攻擊，降低系統崩潰的可能，并做好信息庫的備份工作；第三，加強檔案管理的監督機制，任何在網絡上公開的信息，都要進行嚴格的審查，加強對檔案管理人員的監督，工作流程的監督，確保公布的信息不會對檔案信息資源造成威脅。

4 結語

事業單位的檔案管理實現信息化建設，對促進檔案管理發展具有重大作用，也是當前信息化時代下的必然要求。不過在事業單位檔案管理信息化建設的進程中，受一些因素的影響，必然會出現各種問題，必須要及時發現這些問題，并分析原因，采取措施進行解決，才能最大化的使檔案管理信息化建設作用發揮出來，真正的加快事業單位檔案管理信息化建設的進程。

參考文獻

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