事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施

高寅城

摘 要：為了提升事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理都加快了信息化建設(shè)的腳步。但受一些因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位在信息化建設(shè)的過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，影響了檔案管理信息化的建設(shè)，以及工作的展開(kāi)。本文將對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，并基于這些問(wèn)題，提出如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前很多事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，不過(guò)因?yàn)橐恍┮蛩氐挠绊懀畔⒒ㄔO(shè)的進(jìn)程并不順利，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的有效展開(kāi)。隨著我國(guó)信息科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也取得了不錯(cuò)的應(yīng)用成果。不過(guò)和西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息化管理，還應(yīng)該進(jìn)一步完善。因此對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并根據(jù)問(wèn)題提出解決對(duì)策，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的作用

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，能夠提升檔案管理工作人員的工作效率，更加方便的進(jìn)行檔案管理，減少工作量，使檔案管理工作更加輕松。并且，還能最大化的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行利用，更好的利用好檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理有諸多的優(yōu)勢(shì)，比如增加檔案歸檔效率，節(jié)能環(huán)保，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，減少在檔案管理中的資金投入。在大數(shù)據(jù)的支持下，還能準(zhǔn)確的獲得各類(lèi)信息資源，最大化的發(fā)揮檔案信息的作用，為事業(yè)單位的相關(guān)決策，提供有力的信息數(shù)據(jù)。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的不足

2.1 缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，因?yàn)樯婕暗秸麄€(gè)事業(yè)單位的所有部門(mén)，因此并非短時(shí)間就能快速建設(shè)完成，且需要付出大量的人力、財(cái)力等。也正因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此不夠重視，認(rèn)為只要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)即可。導(dǎo)致當(dāng)前一些事業(yè)單位只有檔案歸檔和記錄等實(shí)現(xiàn)了信息化，但卻缺乏相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，難以最大化的發(fā)揮檔案管理信息化的作用。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的速度較慢

當(dāng)前已經(jīng)有一些事業(yè)單位較完全的完成了信息化建設(shè)，不過(guò)尚在建設(shè)中的事業(yè)單位仍在多數(shù)。這些事業(yè)單位大多只是采用計(jì)算機(jī)辦公，對(duì)電子檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸檔，沒(méi)有采用專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。因此目錄庫(kù)不健全，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。且一些事業(yè)單位仍舊采用紙質(zhì)檔案管理，阻礙了單位的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理缺乏信息化技能

在事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，一些工作人員因?yàn)樽陨砟芰Σ蛔悖y以勝任當(dāng)前的工作。比如對(duì)計(jì)算機(jī)使用不熟練，缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，導(dǎo)致電子檔案工作進(jìn)度較慢。而且很多檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理方式，難以很快適應(yīng)信息化下的檔案管理。在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，致使擁有現(xiàn)代管理技術(shù)的檔案管理人才很少。再加上沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人才的加入，當(dāng)前的檔案管理人員很難具備高水平的檔案信息化管理技能和素質(zhì)，影響了檔案管理信息化的建設(shè)。

2.4 缺乏檔案信息安全保障

檔案的信息化建設(shè)最為重要的就是信息安全，否則電子檔案信息和數(shù)據(jù)很容易被竊取。然而當(dāng)前很多事業(yè)單位幾乎都沒(méi)缺乏這方面的建設(shè)，檔案管理人員日常工作中也經(jīng)常忽視電子檔案信息的重要性。一些單位基本上都是通過(guò)防火墻保護(hù)信息安全，缺乏專(zhuān)業(yè)信息安全技術(shù)的保護(hù)。另外，事業(yè)單位經(jīng)常會(huì)公開(kāi)一些信息資料，因?yàn)閷?duì)公開(kāi)資料的審查比較寬松，導(dǎo)致一些不法分子輕易的就能獲得事業(yè)單位的機(jī)密信息。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)達(dá)，事業(yè)單位檔案信息化管理所受到的威脅也越來(lái)越大。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的改革對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視

第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和決策者必須意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。這是從傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的重大進(jìn)步，是檔案管理發(fā)展的重要發(fā)展階段。且檔案管理的信息化建設(shè)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，還能為企業(yè)的各項(xiàng)決策提供有力的信息數(shù)據(jù)，對(duì)提升檔案的管理工作，事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)能力都有重大促進(jìn)作用。第二，檔案管理人員也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，積極為檔案管理信息化做出努力。

3.2 加速推動(dòng)建設(shè)檔案管理信息化進(jìn)程

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程較慢，因此必須要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。可從以下幾方面進(jìn)行：首先，加快對(duì)檔案管理信息化軟件和硬件的采購(gòu)，比如專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)。制定規(guī)范的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使各個(gè)部門(mén)都嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行電子檔案的編輯和提交等，方便管理人員的后期歸檔。加強(qiáng)檔案管理的信息化宣傳，使事業(yè)單位工作人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的配合；實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公的結(jié)合，使檔案管理人員能夠更加方便的采集信息。總之，要盡可能的為檔案管理人員創(chuàng)造便捷的工作方式，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能和素質(zhì)培訓(xùn)

想要做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，就必須具備一支高信息技術(shù)水平、計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的人才。因此事業(yè)單位必須加強(qiáng)這方面的建設(shè)，使檔案管理的水平能夠跟得上信息化建設(shè)的進(jìn)程。首先，可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，從最基本的電子檔案歸檔、計(jì)算機(jī)操作，到如何利用檔案信息數(shù)據(jù)，結(jié)合大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)分析等，快速而穩(wěn)固的提升檔案管理人員的信息化技能。除此之外，還應(yīng)該培養(yǎng)其創(chuàng)新、探究等符合信息化特征的綜合能力，以及良好的職業(yè)道德。使檔案管理人員能夠在工作中不斷的創(chuàng)新，研究出一套適合本事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)；其次，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，大數(shù)據(jù)技術(shù)分析人才等一些專(zhuān)業(yè)的信息人才。在不斷提升本事業(yè)單位檔案管理信息化水平的同時(shí)，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案管管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體檔案管理隊(duì)伍整體綜合能力的提升。

3.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的安全保障

可從以下幾方面加強(qiáng)檔案管理的安全保障：第一，制定完善的信息化管理制度。根據(jù)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以及檔案管理信息化過(guò)程中可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行明確的規(guī)定，確保檔案管理人員在保障信息安全的情況下開(kāi)展工作；第二，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，采用多種安全保障措施，確保事業(yè)單位的檔案管理不會(huì)被黑客攻擊，降低系統(tǒng)崩潰的可能，并做好信息庫(kù)的備份工作；第三，加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，任何在網(wǎng)絡(luò)上公開(kāi)的信息，都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，工作流程的監(jiān)督，確保公布的信息不會(huì)對(duì)檔案信息資源造成威脅。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)檔案管理發(fā)展具有重大作用，也是當(dāng)前信息化時(shí)代下的必然要求。不過(guò)在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，受一些因素的影響，必然會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，必須要及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，并分析原因，采取措施進(jìn)行解決，才能最大化的使檔案管理信息化建設(shè)作用發(fā)揮出來(lái)，真正的加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]溫雙瑗.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（22）.

[2]韓鴻立.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析[J].城建檔案，2016（07）：25-26.

[3]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題與解決路徑分析[J].勞動(dòng)保障世界，2018（02）：56.

[4]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：75.