新時期高校檔案利用與保密探究

摘 要：在信息網絡的高速發展當今社會，大數據改變人們的生活、工作和思維方式，也沖擊和影響了檔案管理領域，如何科學在工作中要處理好檔案的開放利用與限制利用（保密）的關系，嚴防失密、泄密問題發生，已成為當前檔案管理人員的一個重要任務。

關鍵詞：檔案：利用：保密

隨著信息化的高速發展、社會主義市場經濟和民主政治的不斷推進，政府信息公開力度不斷加大，信息與廣大人民群眾的關系越來越密切，信息權益已經成為公民權益的重要內容。檔案資源信息作為信息化中的一分子，如何科學地處理檔案保密與檔案利用的關系，已成為當前檔案管理人員的一個重要任務。

1 檔案利用與檔案保密的關系特點

檔案利用一般是指檔案機構依托所保管的檔案，采取一定方式方法向檔案利用者提供檔案及其信息，滿足利用者的不同需求，為社會各項事業服務。

保密檔案（或稱為限制利用檔案）是指國家法律、檔案行政管理機關或文件保管賈等規定檔案文件在一定時間范圍內拒絕或限制向公眾開放的檔案。例如，涉及國家安全、政治事件、經濟活動或個人隱私等多方面機密的檔案，就需要為其規定保密期限，如果任意地利用，就很有可能給國家或個人造成重大損失。

我國有關法律對兩者關系作出了相應規定和有機銜接，已實現對國家秘密的動態監督管理，對已符合保密法規定應當解密的事項應及時解密，避免國家或單位秘密檔案“一定終身”。這兩者之間又是一種相互依存的關系，既不能片面拋開“保密”談“利用”，也不能拋開“利用”談“保密”，檔案的提供利用工作必須在保密的基礎上開展，而檔案價值的充分分利用，又體現了檔案保密的價值所在。

2 檔案利用與保密管理現狀及存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄不到位

在高校檔案管理中任職的管理人員，真正具有專業檔案管理素質的人才少之又少。很多管理人員沒經過系統的、專業的培訓就上崗，由于一些檔案人員業務能力不熟，又缺乏對檔案歸檔工作的重視，同時部分高校檔案部門與各院系、各處室部門在業務上缺乏有效溝通機制，不能對檔案有效收集整理，有些機密文件在收集、整理、歸檔入庫過程，經過了幾道流程，幾班人的手，很容易造成失密、泄密等問題發生，也造成高校檔案管理工作出現盲區和混亂區。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價值沒有得到充分利用

在傳統觀念的影響下，“利用危險，保密安全”思維定式在很多檔案要作人員頭腦中根深蒂固，基于“安全”考慮，盲目延長檔案的保密期限，沒有真正認識到建檔管檔的根本目的是在于利用，保密的目的是為了更好的利用。前臺借閱利用依然是高校檔案利用的傳統方式，檔案部門還是把檔案利用局限在守攤調卷上，而不從廣度和深度上對檔案信息資源的進行開發與開放，就遠遠不能滿足社會各方面的需求，也不能更好的發揮檔案的作用。對外宣傳服務的重視程度遠遠不夠，有效的信息化服務平臺尚未搭建完整或還僅僅只是一個框架結構，這樣會導致檔案管理工作脫離社會。當前，檔案利用的開放程度不高，利用手續又很煩瑣，必然大大降低公眾的檔案利用認知和熱情。

2.3 檔案管理手段落后

由于一些高校檔案部門上級領導不夠重視，投入經費遠遠不夠，檔案機構不可能投入大量的人力和物力對檔案信息深層次編研，加之檔案管理手段落后、檢索技術落后、現代管理技術實際運用范圍不廣等問題存在，這樣會使得很多有價值的檔案被束之高閣，很難從檢索目錄中發掘，這樣有價值的檔案資料沒能得到充分利用。

3 加強高校檔案管理的對策

3.1 強化檔案管理人員檔案責任擔當

組織檔案管理人員認真學習《中華人民其和國檔案法》、《保密法》等相關政策法規，建立高校檔案的統一管理制度，對檔案實行集中保管和利用，確保高校檔案信息資源的完整性。

檔案管理人員應嚴格執行檔案保管利用和保密工作管理規章制度，嚴格劃清密與非密的區分界限，充分做好檔案信息資源利用工作。具體操作如下：

1）要做好檔案開放前的審查，準確判斷、科學區分、嚴格把握開放與控制的范圍，主動接受保密部門對密級調整工作的監督指導，明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內利用，哪些檔案不能開放利用。

2）要做好檔案利用的監督，嚴格檔案借閱登記制度，規范工作海通程，防止出現工作空檔。

3）要做好歸還檔案的檢查，防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

4）要訂立檔案工作人員的不定期監察制度，開展專項教育，切實提高政治責任感和保密意識。

3.2 拓展檔案利用形式，加快檔案資源利用和保密管理信息化建設

開展豐富多樣的利用形式。檔案館內閱覽室環境應該是舒適溫馨的、里面配備各種設施齊全，非常方便用戶閱覽、咨詢和檢索；定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準確地查詢所需的檔案；提供各種復印件或拍照件服務；館內陳列室或展覽館定期向全校師生和社會用戶開放，介紹館藏和地方人物歷史重大事件。

利用高科技手段完善檔案管理工作，將計算機、多媒體等引進高校檔案管理的每個環節中。在檔案利用管理工作中，可借助計算機提供各種途徑的檢索服務；用電話、傳真和電子郵件滿足用戶的咨詢要求；設置觸屏向用戶展示檔案館的機構設置和館藏等，來提高檔案利用的服務效率和質量。同時也要大力發展保密技術，采取必要的視頻保護（干擾技術），屏蔽技術、內外網隔離技術、數據加密技術、網絡安全監測技術加監管和防范，實現檔案管理科學化、標準化、規范化，快速讓人工操作與人工智能緊密對接起來，有效增加檔案資源的充分利用和保密性。

總之，在新時期，高校檔案管理要跟上新時代的步伐，采用科學合理的檔案管理制度，引入新思維新理念新技術，不斷提升檔案管理工作質量和工作效率，更好地為高校師生及社會人士提供優質滿意服務。

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作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢族，湖南省耒陽市，經濟師，本科，研究方向：綜合檔案管理。