信息化環境下的工程檔案管理新模式

唐燦

摘 要：在以往的檔案管理模式中，檔案管理的效率難以適應新時代的發展，必須要使用管理新模式，讓檔案管理的方式和內容得到轉變，才能實現高效的檔案管理。基于此，本文先是分析了檔案管理新模式具有的優勢，然后研究了檔案管理新模式的實施，以期通過應用檔案管理新模式，讓工程管理的效率得到提升，讓工程管理取得更優質的效果。

關鍵詞：信息化環境；工程管理；檔案管理；檔案管理新模式

在工程項目中，隨著工程的實施，會逐漸產生諸多文件和檔案。這些文件和檔案是對工程項目開始、發展以及結束全過程的記錄，從文件檔案中能夠了解施工質量的整體情況，這些檔案也是工程質量情況的重要依據。因此，在工程管理中，必須要展開對工程檔案的管理，需要積極使用信息技術，讓檔案管理能適應時代的發展，能夠和信息化環境互相適應。

1 實施檔案管理新模式的優勢

檔案不再是業務活動的副產品，而是重要的資源。項目管理系統能和檔案管理系統互相融合，使用異構數據網關和平臺使得信息系統得到集成，對數據配置提供支持，這樣能夠最大程度上保證數據信息的共享，實現了數據和服務的集成。利用異構數據網關讓各個參建方系統得到聯通，能夠讓材料、設備以及資金等相關信息得到公開，讓系統獲得對賬和監督的功能。應用新模式能夠提供上報接口，讓數據資源得到共享的機會，讓工作人員的工作量得到降低。使用新模式進行檔案管理，讓管理人員在控制中取得了便利條件，能夠在很大程度上提高服務意識以及參與意識，能夠讓檔案管理人員的積極性被調動，主動提供方案服務。同時利用檔案管理系統能夠更加深入的進行需求的挖掘，能夠更及時的掌握管理人員決策需要。檔案管理人員根據需求能更加及時的將數據檔案送到員工手上。同時需要對檔案信息進行深度挖掘，將有價值的信息挖掘出來再進行利用。將這些有價值的信息能夠應用在數據庫的建立上，能夠建立出材料庫、招標庫等數據庫，在后續工程的必要階段，能夠對數據庫進行集中的應用。

2 工程檔案管理模式的實施

在項目管理理念之下，將管理理論以及業務流程作為依據，將項目程序以及檔案管理相結合起來，建立一種管理模式，從而實現文件控制目標。

2.1 建設檔案管理流程

根據實踐經驗可以了解到，需要將收集工程檔案和建設檔案管理流程同步展開，從而讓工程檔案的質量得到保證，同時也滿足了收集工程檔案的要求。在當前的流程中，工程開始活動之前，檔案人員需要主動了解工程文件的類別，根據工程文件制定出在管理工程項目上的流程圖，根據流程圖收集工程檔案。同時還需要根據項目進度，將收集工程檔案的計劃編制好，在工程文件和項目實體之間建立關聯，做好文件收集和檔案收集工作。在形成工程文件之后，需要及時將檔案歸類，為檔案的完整性和準確性奠定好基礎，為后續工作的開展做好充分的準備。

2.2 建設業務流程

工程檔案作為項目全過程的記錄，是項目成果和工作人員最為重要的展示形式。對于工程檔案的管理是項目管理中最重要的內容，不同項目的不同建設階段和不同的材料相互對應，在相關的條例中對于各個階段的工程文件提出過明確的規定，需要對文件展開科學的管理。在項目管理的過程中，檔案人員必須要承擔起監督員的角色，需要在項目建設完成之后，將不合標準的工程記錄挑選出來，嚴格禁止工程進入到下一階段中。如果缺少竣工驗收文件，決不能予以驗收。需要將工程文件中允許歸檔的標準和要求明確的寫入合同中，同時堅持依法進行檔案的管理。這樣檔案管理也就得到規范化的流程操作，讓企業運行效益得到驅動。

2.3 深入挖掘檔案價值

為了對工程檔案價值展開深度挖掘，以幫助工程能實現提升，不僅讓檔案價值得到實現，也讓檔案管理的目標和價值得到實現。首先檔案管理人員需要加強宣傳的力度，在項目中建立全員參與的理念，使得項目收集檔案以及管理檔案能夠獲得根本性保障。同時檔案管理人員決不能守在檔案室中進行檔案管理，需要將被動工作轉變為主動工作，需要主動對文件進行組織和控制。對檔案信息進行深度挖掘，不斷開發出新產品，從控制實體文件和檔案能轉變為智能控制，將靜態的檔案轉變為激活檔案。使得工程檔案能夠成為啟發思維的工具，在企業能節約管理成本的基礎上，讓企業工作效率得到升高。通過得到管理人員對工程檔案管理工作的支持和重視，還能提高管理水平，讓檔案管理獲得更加廣闊的空間。

2.4 建立檔案管理系統

憑借檔案管理中使用的技術和方法，讓檔案管理建設程序和檔案管理建立起來，建立項目管理以及檔案管理一體化的系統。在保證信息安全的情況下，能實現一體化的辦公自動化，能夠讓工程檔案中的數據得到統一管理，讓核心服務器和各個建設方之間形成同步和互相支持的作用。檔案管理系統使用的是網絡拓撲結構，將各方管理系統和核心服務器連接起來[1]。

在系統的管理權限上，可以設置這些功能：1）數據集成以及資源共享功能。在項目中，各個參建單位都具有自己的管理系統。出于安全性的考慮，各個系統可能運行中在獨立的局域網中，數據資源共享無法實現，還需要借助其他網關進行處理。因此，在檔案管理系統中，根據用戶的權限和需求，將數據進行整合和共享，讓數據能在不同系統中實現自如的交流。2）服務集成以及業務協同功能。由于各個參建方使用的是不同的應用系統和資源，通過應用工作流讓各個單位信息之間的屏障被打破，形成一張信息網。使得信息網中各個信息能夠實現互相合作，達到一致化服務的目的。另外通過Web的服務將網絡協議集成起來，使用統一接口對各種資源進行使用，讓服務范圍得到擴展。3）安全認證功能。在系統中借助于PKI數字認證，對系統身份進行認證，讓信息傳輸過程得到安全性和完整性的保障。

2.5 將參建方OA系統和檔案管理系統聯合

各參建方需要根據自己的需要利用圖形化流程進行工具的創建，利用內部建設工作流進行引擎[2]。例如：設計計劃申請流、財務報賬流、合同審核簽訂流等，將整個過程中的參數完成定義，讓多個系統之間的業務目標得到自動協調，能夠對過程實現檢查，讓OA系統能夠和檔案管理系統實現深度關聯。在OA系統中的信息能夠統一格式得到歸檔，同時能夠在檔案管理系統中得到存儲，這樣也就實現了一體化的文檔錄入和管理。

3 結論

綜上所述，本文基于實施檔案管理新模式的優勢，研究了工程檔案管理模式的實施，必須要建設檔案管理流程和業務流程，不斷深入挖掘檔案價值，建立檔案管理系統，將參建方OA系統和檔案管理系統聯合起來。通過讓OA系統、工程管理系統以及檔案管理系統實現融合，能讓各方信息資源實現共享，讓工程得到全面的管理，同時能夠保證工程項目得到順利的實施，能夠讓工程質量獲得根本性保障。

參考文獻

[1]張靜，姜尚堃，竇俊偉.新形勢下創新水利工程檔案管理模式探討[J].山東水利，2018（08）：39-40.

[2]林立鵬，鄒新梧，姜永，孫宏薇，韓芳旭.基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式[J].科技創新導報，2016，13（01）：94-95+98.