事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施（2）

吳欣茵

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向發(fā)展，從根本上改變了檔案管理形式。現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化屬于新型管理模式，但是在實(shí)際管理工作中也出現(xiàn)一系列問題，需要管理人員引起重視。此次研究主要是探討分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并在此基礎(chǔ)之上提出針對(duì)性地解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題與措施

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成為必然發(fā)展趨勢(shì)。為了全面適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，我國(guó)大多數(shù)檔案管理工作都已經(jīng)涉及到信息化管理模式，充分開發(fā)檔案管理資源。這就要求事業(yè)單位能夠借助先進(jìn)信息手段與技術(shù)將物質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為信息資源，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，做好內(nèi)部檔案管理服務(wù)工作。事業(yè)單位檔案信息化管理技術(shù)主要包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，聯(lián)合以上技術(shù)能夠從根本上提升檔案管理效率。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

第一，信息化建設(shè)能夠確保提升檔案整理工作的準(zhǔn)確性。由于事業(yè)單位檔案管理具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性，所以需要全面保證檔案記錄的準(zhǔn)確性和客觀性。在應(yīng)用信息化技術(shù)之后，可以最大限度提升檔案整理工作的準(zhǔn)確性。第二，能夠加強(qiáng)檔案管理效率。相比于傳統(tǒng)檔案歸檔整理來(lái)說(shuō)，在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)可以全面提升檔案效率，減少管理人員日常工作量，確保其能夠從基礎(chǔ)管理工作中解放出來(lái)。第三，多元化的檔案資料存儲(chǔ)。按照傳統(tǒng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理人員在整理紙質(zhì)檔案時(shí)只能應(yīng)用單一化存儲(chǔ)方式。隨著當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的新要求能夠看出，檔案管理期間需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段，并且能夠加強(qiáng)視頻資料與音頻資料的管理效率，全面促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)多元化管理目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏注重檔案信息資源開發(fā)工作

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位不注重檔案信息資源的開發(fā)利用，在檔案信息資源采集方面也比較欠缺，出現(xiàn)嚴(yán)重的信息資源重復(fù)加工現(xiàn)象，降低了檔案信息化資源質(zhì)量。截至目前，我國(guó)檔案資源開發(fā)還處于低下水平，盡管已經(jīng)建立了上千個(gè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，并且在實(shí)際應(yīng)用期間也發(fā)揮了重要作用。然而，大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中所含數(shù)據(jù)并沒有完全被開發(fā)利用。

2.2 檔案檢索問題

在檢索檔案期間主要包括人工檢索方法和計(jì)算機(jī)檢索方法，對(duì)比分析以上兩種檢索方法可以看出，計(jì)算機(jī)檢索方法的效率更高。但是此種現(xiàn)象所導(dǎo)致的后果是多數(shù)檔案管理認(rèn)為過分強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)數(shù)量，并沒有注重計(jì)算機(jī)硬件問題，導(dǎo)致多數(shù)計(jì)算機(jī)同時(shí)運(yùn)行情況下容易導(dǎo)致死機(jī)情況。所以，對(duì)于此種問題來(lái)說(shuō)，最重要的就是更換檔案管理計(jì)算機(jī)，確保計(jì)算機(jī)設(shè)備的性能。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境問題

事業(yè)單位的檔案大多涉及到機(jī)密文件，所以在實(shí)施信息化建設(shè)期間，需要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，此時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致泄密問題出現(xiàn)，再加上病毒侵襲和黑客攻擊燈，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)遭受阻礙。因此事業(yè)單位為了全面解決和處理檔案信息泄密問題，需要加強(qiáng)內(nèi)部控制和管理。由于部分網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員缺乏較強(qiáng)的安全意識(shí)，將存儲(chǔ)涉密檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接。在使用計(jì)算機(jī)期間沒有及時(shí)更新病毒，這樣容易出現(xiàn)黑客攻擊行為。由于缺乏網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，常常無(wú)法應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)低下

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，多數(shù)企業(yè)都廣納人才。對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，其不再局限于安逸的工作環(huán)境，比較向往有活力的企業(yè)，這樣就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作缺乏專業(yè)人才，現(xiàn)有的管理人員缺乏豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并且很少有人會(huì)長(zhǎng)期從事于該項(xiàng)工作。其次，大多數(shù)進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的人員在人事崗位上調(diào)動(dòng)頻繁，在較大程度上影響了檔案整理和記錄工作，造成檔案管理工作混亂，并且時(shí)常出現(xiàn)重要檔案資料丟失情況。所以事業(yè)單位需要全面注重檔案管理工作，組建一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

對(duì)于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣才能夠從根本上推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。管理人員需要建立健全檔案管理制度，這樣能夠確保檔案信息化發(fā)展的實(shí)效性。比如，單位內(nèi)部人員需要調(diào)動(dòng)檔案時(shí)需要做好制度規(guī)定工作，最大限度減少檔案丟失率，確保檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.2 全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，在信息化建設(shè)期間需要全面注重人才對(duì)檔案管理工作的重要性。在招聘檔案管理人員時(shí)需要注重其計(jì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)，確保其具備現(xiàn)代管理技術(shù)，這樣才能夠確保加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。所以，在加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)時(shí)可以通過以下途徑實(shí)現(xiàn)：其一，注重檔案管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)道德，為了使其更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)，需要充分發(fā)揮出政治素養(yǎng)和專業(yè)道德的約束作用，使其能夠全身心投入到檔案管理信息化建設(shè)工作中。其二，加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，為了全面提升檔案管理人員應(yīng)對(duì)問題和處理問題的能力，提升其對(duì)檔案信息資料的理解能力和剖析能力，需要注重檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)教育工作。

3.3 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作需要按照自身特點(diǎn)建立管理機(jī)制，并且按照國(guó)家相關(guān)要求實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化信息建設(shè)，在實(shí)際工作實(shí)踐中驗(yàn)證信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，有利于建立系統(tǒng)體系。在事業(yè)單位檔案管理工作中最重要的就是質(zhì)量與效率，因此在信息化建設(shè)期間需要充分應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)做好檔案管理工作。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和掃描儀及時(shí)更新檔案內(nèi)容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲(chǔ)工作。

3.4 注重信息技術(shù)應(yīng)用安全性

第一，檢測(cè)和響應(yīng)措施：通過網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)入侵行為，利用響應(yīng)機(jī)制能夠及時(shí)處理入侵行為。為了避免病毒等不良信息入侵，需要在檔案管理庫(kù)當(dāng)中設(shè)置安全監(jiān)控中心，建立完整的檢測(cè)體系。在此期間可以通過防火墻技術(shù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)防范和互動(dòng)。為了避免入侵人員發(fā)現(xiàn)防護(hù)措施和監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，需要采用隱蔽技術(shù)對(duì)入侵者的破壞行為進(jìn)行主動(dòng)反擊，確保在有效時(shí)間內(nèi)給予系統(tǒng)反應(yīng)，防止出現(xiàn)更嚴(yán)重入侵行為，加強(qiáng)檔案信息安全性，并且能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)入侵行為。

第二，預(yù)警和保護(hù)措施。為了全面確保信息技術(shù)應(yīng)用安全性，需要做好預(yù)警機(jī)制，其屬于整個(gè)系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以充分發(fā)揮出預(yù)見性作用。及時(shí)引進(jìn)、研發(fā)經(jīng)過實(shí)踐通過的專業(yè)技術(shù)，確保人事檔案轉(zhuǎn)化為電子材料時(shí)的安全，增加檔案保管保護(hù)的技術(shù)含量，通過先進(jìn)的信息技術(shù)保障人事檔案管理工作的高效運(yùn)行。預(yù)警機(jī)制可以深入分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及安全漏洞，并且將預(yù)測(cè)和評(píng)估信息反饋到信息安全保護(hù)系統(tǒng)中，實(shí)行終極保護(hù)效果。在網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中最關(guān)鍵的就是保證各個(gè)部門的相互配合情況，從根本上減少網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)，彌補(bǔ)安全漏洞。其次，預(yù)警保護(hù)措施還可以評(píng)估系統(tǒng)安全設(shè)置情況，并且通過各項(xiàng)保護(hù)措施減少外部侵襲情況，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位檔案信息管理工作中需要全面注重信息化建設(shè)的重要性，首先需要了解管理工作的信息化模式，確保滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展規(guī)律，在實(shí)施檔案管理信息化規(guī)劃時(shí)應(yīng)當(dāng)做好信息安全工作，改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方法，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管理模式。

參考文獻(xiàn)

[1]何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（05）：172-173.

[2]于婧.在深入推進(jìn)事業(yè)單位改革中加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案，2017，12（05）：53-54+56.

[3]王建春.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，26（09）：316-317.