事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施（2）

吳欣茵

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷發展，事業單位檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向發展，從根本上改變了檔案管理形式。現階段，事業單位檔案管理信息化屬于新型管理模式，但是在實際管理工作中也出現一系列問題，需要管理人員引起重視。此次研究主要是探討分析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，并在此基礎之上提出針對性地解決措施，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；問題與措施

科學技術的迅速發展使事業單位檔案管理信息化建設成為必然發展趨勢。為了全面適應社會發展，我國大多數檔案管理工作都已經涉及到信息化管理模式，充分開發檔案管理資源。這就要求事業單位能夠借助先進信息手段與技術將物質資源轉化為信息資源，建立檔案目錄數據庫，做好內部檔案管理服務工作。事業單位檔案信息化管理技術主要包括網絡技術和計算機技術，聯合以上技術能夠從根本上提升檔案管理效率。

1 檔案管理信息化建設的必要性

第一，信息化建設能夠確保提升檔案整理工作的準確性。由于事業單位檔案管理具有較強的嚴肅性，所以需要全面保證檔案記錄的準確性和客觀性。在應用信息化技術之后，可以最大限度提升檔案整理工作的準確性。第二，能夠加強檔案管理效率。相比于傳統檔案歸檔整理來說，在檔案管理工作中應用網絡技術和信息技術可以全面提升檔案效率，減少管理人員日常工作量，確保其能夠從基礎管理工作中解放出來。第三，多元化的檔案資料存儲。按照傳統檔案管理工作來說，管理人員在整理紙質檔案時只能應用單一化存儲方式。隨著當前對檔案管理工作的新要求能夠看出，檔案管理期間需要實現現代化管理手段，并且能夠加強視頻資料與音頻資料的管理效率，全面促進事業單位實現多元化管理目標。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 缺乏注重檔案信息資源開發工作

現階段，我國大多數事業單位不注重檔案信息資源的開發利用，在檔案信息資源采集方面也比較欠缺，出現嚴重的信息資源重復加工現象，降低了檔案信息化資源質量。截至目前，我國檔案資源開發還處于低下水平，盡管已經建立了上千個信息化數據庫，并且在實際應用期間也發揮了重要作用。然而，大部分數據庫中所含數據并沒有完全被開發利用。

2.2 檔案檢索問題

在檢索檔案期間主要包括人工檢索方法和計算機檢索方法，對比分析以上兩種檢索方法可以看出，計算機檢索方法的效率更高。但是此種現象所導致的后果是多數檔案管理認為過分強調計算機數量，并沒有注重計算機硬件問題，導致多數計算機同時運行情況下容易導致死機情況。所以，對于此種問題來說，最重要的就是更換檔案管理計算機，確保計算機設備的性能。

2.3 網絡安全環境問題

事業單位的檔案大多涉及到機密文件，所以在實施信息化建設期間，需要與互聯網進行連接，此時可能會導致泄密問題出現，再加上病毒侵襲和黑客攻擊燈，都會導致檔案管理信息化建設遭受阻礙。因此事業單位為了全面解決和處理檔案信息泄密問題，需要加強內部控制和管理。由于部分網絡安全維護人員缺乏較強的安全意識，將存儲涉密檔案資料的數據庫與互聯網進行連接。在使用計算機期間沒有及時更新病毒，這樣容易出現黑客攻擊行為。由于缺乏網絡安全知識，常常無法應對復雜的網絡環境。

2.4 檔案管理人員素質低下

由于社會經濟的快速發展，多數企業都廣納人才。對于高校畢業生來說，其不再局限于安逸的工作環境，比較向往有活力的企業，這樣就導致事業單位檔案管理工作缺乏專業人才，現有的管理人員缺乏豐富的實踐經驗，并且很少有人會長期從事于該項工作。其次，大多數進入事業單位檔案管理工作的人員在人事崗位上調動頻繁，在較大程度上影響了檔案整理和記錄工作，造成檔案管理工作混亂，并且時常出現重要檔案資料丟失情況。所以事業單位需要全面注重檔案管理工作，組建一支專業的檔案管理團隊。

3 事業單位檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 強化檔案管理信息化建設的重視程度

對于事業單位領導層來說需要認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能夠從根本上推動檔案管理工作發展。管理人員需要建立健全檔案管理制度，這樣能夠確保檔案信息化發展的實效性。比如，單位內部人員需要調動檔案時需要做好制度規定工作，最大限度減少檔案丟失率，確保檔案管理工作的系統化和規范化。

3.2 全面提升檔案管理人員的綜合素質

為了實現事業單位檔案管理現代化，在信息化建設期間需要全面注重人才對檔案管理工作的重要性。在招聘檔案管理人員時需要注重其計網絡技術知識和計算機應用基礎知識，確保其具備現代管理技術，這樣才能夠確保加強檔案管理人員的專業素養。所以，在加強檔案管理人員專業素養時可以通過以下途徑實現：其一，注重檔案管理人員的政治素養和專業道德，為了使其更好地適應檔案管理信息化建設，需要充分發揮出政治素養和專業道德的約束作用，使其能夠全身心投入到檔案管理信息化建設工作中。其二，加強培訓檔案管理人員的專業知識，為了全面提升檔案管理人員應對問題和處理問題的能力，提升其對檔案信息資料的理解能力和剖析能力，需要注重檔案管理人員的信息技術知識培訓教育工作。

3.3 推動檔案管理信息化建設進程

事業單位檔案管理信息化建設工作需要按照自身特點建立管理機制，并且按照國家相關要求實施標準化和規范化信息建設，在實際工作實踐中驗證信息化建設標準的規范性，有利于建立系統體系。在事業單位檔案管理工作中最重要的就是質量與效率，因此在信息化建設期間需要充分應用科學技術，能夠應用計算機和網絡做好檔案管理工作。對于檔案管理人員來說，應用計算機和掃描儀及時更新檔案內容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲工作。

3.4 注重信息技術應用安全性

第一，檢測和響應措施：通過網絡檢測能夠及時發現入侵行為，利用響應機制能夠及時處理入侵行為。為了避免病毒等不良信息入侵，需要在檔案管理庫當中設置安全監控中心，建立完整的檢測體系。在此期間可以通過防火墻技術實現互聯網防范和互動。為了避免入侵人員發現防護措施和監測系統，需要采用隱蔽技術對入侵者的破壞行為進行主動反擊，確保在有效時間內給予系統反應，防止出現更嚴重入侵行為，加強檔案信息安全性，并且能夠及時應對入侵行為。

第二，預警和保護措施。為了全面確保信息技術應用安全性，需要做好預警機制，其屬于整個系統中的關鍵環節，可以充分發揮出預見性作用。及時引進、研發經過實踐通過的專業技術，確保人事檔案轉化為電子材料時的安全，增加檔案保管保護的技術含量，通過先進的信息技術保障人事檔案管理工作的高效運行。預警機制可以深入分析網絡環境以及安全漏洞，并且將預測和評估信息反饋到信息安全保護系統中，實行終極保護效果。在網絡信息結構系統中最關鍵的就是保證各個部門的相互配合情況，從根本上減少網絡信息風險，彌補安全漏洞。其次，預警保護措施還可以評估系統安全設置情況，并且通過各項保護措施減少外部侵襲情況，加強網絡安全性。

4 結束語

綜上所述，在事業單位檔案信息管理工作中需要全面注重信息化建設的重要性，首先需要了解管理工作的信息化模式，確保滿足現代社會發展規律，在實施檔案管理信息化規劃時應當做好信息安全工作，改革和創新傳統管理方法，實現真正意義上的信息化管理模式。

參考文獻

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