高校教務管理功能模塊設計

賀金梅　戴為民

[提要] 隨著高校師生規模的不斷擴大和互聯網信息技術的飛速發展，傳統的手工教務管理模式逐漸被計算機教務管理模式所取代。本文首先對高校教務管理工作的范圍及流程進行分析，然后探討建設和優化高校教務管理系統的目的，接著描述目前高校教務管理系統普遍存在的一些缺陷問題，最后結合高校當前及未來教務管理工作的需求，對現有教務管理系統的功能模塊進行優化設計，以供相關人員參考借鑒。

關鍵詞：教務管理系統;教務管理流程;功能模塊;優化設計

本文為2017年度安徽省高等學校省級質量工程重點項目：“高校教務管理功能模塊優化研究——以安徽財經大學商學院為例”（項目編號：2017jyxm0953）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2018年11月5日

教務管理是高校教學管理的核心，高校教務管理的質量對于高校的教學效果、教學環境、辦學競爭力有著直接的影響。隨著高校辦學規模的不斷擴大，辦學層次的不斷提高，教務管理面臨的壓力越來越大。教務管理的效能要想得到進一步的提升，必須尋找一條信息化、規范化的改革道路，即積極建設和優化高校教務管理系統。教務管理系統運用現代化的計算機技術和工具，使得教務管理人員的信息管理工作更加高效，從而提高高校的教學管理水平，提升高校的整體競爭力。

一、高校教務管理工作范圍及流程

（一）高校教務管理工作范圍。高校教務管理主要由教務行政管理和實踐教學管理兩大部分組成。教務行政管理包括學科與專業建設、制定或修訂專業設置計劃與組織申報及實施、教學計劃的制定與實施、組織管理、實習與實訓管理、教學改革研究等;實踐教學管理包括制定實驗室和實習基地的教學實踐流程及管理辦法、協調實踐教學中出現的問題、對實踐教學資源進行布置及分配等。

（二）高校教務管理工作相關業務流程

1、教學計劃制定業務流程。教學計劃的制定有利于明確教學活動的安排，方便學生選課。教學計劃制定過程如圖1所示。（圖1）

2、教務排課業務流程。對任一門課程的安排均要選擇適當的時間、對應教師和適合教學的教室或教學場地。具體排課步驟如圖2所示。（圖2）

3、學生成績審核與評定流程。學生的成績最終會用來對學生進行評優評先，因此學院要求對學生要進行定期的統一考核。學生成績審核與評定流程如圖3所示。（圖3）

二、建設和優化高校教務管理系統的目的

通過對高校教務管理工作的范圍及相關業務流程的分析，我們不難發現，教務管理是高校教學管理最重要的組成部分，是一項極其復雜的系統性工作。隨著網絡信息技術和計算機應用技術的迅猛發展，教務管理也由傳統的人力手工管理模式轉變為以教務管理系統為主的信息化模式。然而，傳統的教務管理系統已經無法適應當前高校教務管理方面的要求和需要。建設和進一步優化教務管理系統的目的，便是使教務信息更加集中、教務管理流程更加順暢、教育資源共享等要求得以實現。

（一）規范教務信息。高校繁雜的教務信息給教務管理人員的工作帶來了巨大的挑戰，教務信息的分散存儲也給信息使用者帶來了諸多不便。院系名稱、專業名稱、班級編號、教室情況、教師簡介、學期課程、考場安排等一系列教務公共信息，應該由教務管理系統統一制定和規范。通過建設教務管理系統，可以解決教務信息不對稱、不穩定、不唯一的問題。

（二）整合教務工作流程。由于高校各管理系統使用了不同的管理軟件，不同的數據結構和格式，可能會帶來相互之間不兼容和數據轉換不順暢的問題，最終給教務管理工作增加了難度。教務管理人員需要花費額外的工作量用于不同類型數據之間的轉換和整合。這種純手工的操作方式極易發生失誤，帶來不必要的損失。建設和優化教務管理系統可以整合教務工作流程，可以解決教務管理工作過于分散以及重復信息傳遞的問題。

（三）實現教育資源的交互、共享和傳輸。建設和優化高校教務管理系統的另一個重要目的是利用校園網環境，將整個學校的教務管理工作串聯起來，并通過對教務信息的集中管理，實現教育資源交互和分散操作，實現教育資源的傳輸和共享，從而實現教務管理的完全數字化和終極一體化，最終使學校部門領導、教務管理人員、教師和學生等各類用戶能夠依托校園網環境進行高效率的工作和高質量的信息共享。

三、高校教務管理系統建設現狀

出于規范教務信息、整合教務工作流程、實現教育資源的交互、共享和傳輸等目的，全國各大高校相繼引進或自主設計教務管理系統，一定程度上提升了高校教務管理的效率，提高了管理的質量。但是，當前高校教務管理系統普遍存在一些缺陷問題，這些問題限制了其管理功能的發揮。

（一）缺乏科學設計或合理選擇。當前高校教務管理系統的建設主要有從軟件公司直接購買和自行設計兩種途徑。對于選擇第一種途徑的高校來說，能否綜合考慮本單位實際工作的需要，從而客觀地選購哪家公司的何種系統尤為重要。然而，在選擇過程中，參與選購的工作人員往往受系統推銷人員的講演情況、系統是否恰好能夠解決一些顯而易見的問題，自身的主觀因素等影響，并不能合理地選擇教務管理系統。對于選擇第二種途徑的高校來說，能否充分發揮自身地專業優勢和對教務管理工作較為充分的認識，從而科學的設計教務管理系統尤其關鍵。但是，相當一部分高校直接將教務管理系統的設計工作交由軟件學院或相關院系負責，而不是動員全校各級教務管理部門和院系一同參與設計。由于單個部門或單個研發人員對高校教務管理工作思路的認識不夠充分，最終的研制成果很難發揮教務管理系統應有的作用。

（二）缺乏足夠的后期維護投入。高校教務管理系統的建設是一個系統工程，需要足夠的后期投入。包括校園網絡基礎配置的完善和保障、計算機硬件設備的升級和維護以及各類軟件系統的更新換代等等。不少高校在系統的建設前期能夠投入足夠的經費，但在建設后期出現了不同程度的資金短缺情況。資金的短缺直接導致硬件設備的升級停滯、軟件系統的更新速度減慢、校園網絡基礎配置得不到有效保障，最終導致教務管理系統的各項功能得不到穩定且有效、規范且全面的應用。

（三）教務管理人員的信息技術水平參差不齊。教務管理系統復雜的功能和較大的操作難度，對其管理人員的信息技術水平提出了較高的要求。教務管理系統正式投入使用之前，需要對管理人員進行系統的應用培訓。然而，一方面部分高校對教務管理工作的重視程度不夠，片面地認為教務管理工作只是一項普通的日常事務性工作，通常沒有專門設置專業的教務管理系統維護團隊，也鮮有對現有教務管理人員進行系統的培訓;另一方面軟件公司出于時間成本的考慮，在完成教務管理系統的安裝和調試之后，會花費很少的時間對高校教務管理人員進行針對性的系統培訓。大部分高校的教務管理人員并非專業技術人員出身，信息技術水平參次不齊，很難在極短的培訓時間內較好地掌握復雜的教務管理系統，這就有可能導致在系統的使用初期，管理人員頻繁的出現技術性失誤，影響系統的使用效能。

四、高校教務管理功能模塊優化設計

通過對高校教務管理系統建設現狀的分析，在廣泛征求各類系統使用者的意見后，結合我校當前及未來教務管理工作的需求，我們對現有教務管理系統的功能模塊進行了優化設計。當然，高效率和高質量的功能模塊必須建立在一個合適的基本系統架構模式基礎上，也必須依賴于學校足夠的資金和人員支持。

（一）優化教務管理系統基本架構。教務管理系統的開發常見的有Client/Server（客戶機/服務器，以下簡稱“C/S”）和Browser/Server（瀏覽器/服務器，以下簡稱“B/S”）兩種模式。C/S模式通過將任務合理分配到C端和S端，利用兩端硬件環境的優勢，以達到減少系統通訊開銷的目的。B/S模式利用了不斷成熟的萬維網瀏覽器技術，減少了客戶機的工作量，直接在服務器端就能夠處理軟件的開發、更新和升級工作，甚至可以異地進行，大大減少了軟件系統的維護費用。為了進一步完善高校教務管理系統的建設工作，我們首先要對教務管理系統的基本架構進行優化。考慮到C/S和B/S兩種模式的優勢和劣勢，遵循互補的原則，可選擇C/S和B/S兩種模式相結合的教務管理系統模式。教務管理人員在C/S模式下對系統及數據庫中的重要數據進行訪問和維護，學生和教師則可以在B/S模式下更新和維護自己的個人信息，以及對關鍵數據信息的簡單讀取。兩種模式的結合不但提高了教務信息的安全性，而且提升了教務管理工作的效能。

（二）優化教務管理系統各功能模塊

1、系統管理功能模塊。系統管理功能模塊主要包括角色設置管理、站內信息設置、用戶密碼修改等子功能。角色設置管理由系統管理員負責，系統管理員根據實際工作需要設置各類系統用戶的權限，并有權對其權限進行修改，不同權限的用戶登錄系統后會顯示不同的操作頁面，但其無權修改其權限。站內信息設置一是對學校信息進行管理，如學校的名稱、簡稱、地址、網站、聯系方式等;二是對各系統用戶之間的接發信息進行管理，涉及到收件箱和發件箱的維護;三是對系統幫助信息進行管理，如軟件供應商的有關信息。用戶密碼修改需要告知系統管理員，系統管理員對系統使用的安全性負責。

2、基本管理功能模塊。基本管理功能模塊由教師信息管理、教室信息管理和宿舍信息管理三個子功能組成。這些信息的錄入一般由系統管理員或教務管理人員完成。教師信息管理主要是維護教師的個人情況介紹，包括教師的教工號、姓名、聯系方式、學習經歷、工作經歷、職稱和職務、所屬院系、研究方向、最新的研究成果等。教室信息管理主要是記錄學校內各大教室的基本信息，包括教室的編號、位置、座位數、多媒體設施等。宿舍信息管理主要是記錄校園內學生宿舍的基本信息，包括宿舍的編號、所屬宿舍區、基本配套設施、收費標準、負責人姓名及聯系方式等。一般情況下，此模塊中的信息允許所有系統用戶進行查閱。

3、教務管理功能模塊。教務管理功能模塊包括班級設置管理、課程設置管理和課程安排管理三個子功能模塊。此模塊下的信息主要由教務管理人員進行設置。班級設置管理主要記錄學校各班級的基本信息，如班級的名稱、所屬院系、學生人數、輔導員和班級主要學生干部的姓名和聯系方式等等。課程設置管理主要在每學期初進行，由教務管理人員增加新申請已獲通過課程，刪除本學期暫不開設課程，包括課程名稱、開課院系、課程學分、開課教師、開課教室、開課時間、課程簡介、期末考核形式等等。課程安排管理，即排課管理，要求教務管理人員根據學期內教學計劃大綱，確定各班級學期內的課程設置。

4、學生管理功能模塊。學生管理功能模塊主要實現學生的入學管理、成績管理、考勤管理、獎懲管理和離校管理等五大子功能模塊。入學管理主要是新增新生的學籍信息和學雜費繳納情況，包括新生的姓名、性別、生源地、考生號、學號、身份證號、家庭主要成員信息、證件照等個人信息，新生的班級、所屬院系、輔導員、住宿信息、學雜費繳納情況等等。成績管理主要是記錄學生各學期的課程成績及課程學分，一般由任課老師直接錄入。考勤管理主要記錄學生曠課情況，由教師或考勤小組負責人錄入。獎懲管理主要記錄學生的獲獎以及處分情況，包括獎懲等級、獎懲原因、獎懲時間等等。離校管理主要記錄學生離校情況，包括正常離校時間、非正常離校原因、畢業離校登記等等。

5、教師管理功能模塊。教師管理功能模塊主要實現教材征訂管理、科研和教學管理、試卷管理等。教材征訂管理主要是用于教師網上申請課程所用教材，包括教材名稱、出版信息、采購單位等等。科研和教學管理主要是用于教師對個人科研情況和教學情況的信息化管理，包括論文發表、課題申請、榮譽稱號、授課科目及對象等等。試卷管理主要用于試卷的分析和電子歸檔。

6、教務在線功能模塊。教務在線功能模塊主要包括公告管理和對外新聞管理。這一模塊下的信息由系統管理員負責發布。公告管理用于及時地向教師及學生傳遞重要教務信息，教師和學生登錄系統后，便能在第一時間瀏覽到公告信息，避免了重要教務信息的遺漏。對外新聞管理主要是宣傳學校的教務管理工作，使教師和學生能夠方便地了解到學校的教務管理動態。

（三）優化教務管理系統的后期投入。教務管理系統后期投入的優化涉及諸多方面，一要不斷升級計算機硬件設備，為教務管理軟件系統的運行速度提供保障;二要及時更新軟件系統，注重系統的本地化測試，提高系統數據的挖掘能力和安全性能;三要考慮通過整合教務管理系統與其他系統，如人事管理系統、財務管理系統等，來完善校院或院系兩級管理模式;四要規范技術跟蹤服務，確保在遇到使用問題時，能以最快的速度與系統提供商取得聯系并得到最優的解決方案;五要加強教務管理人員的系統培訓，通過專家講座、專題探討等方式來提高教務管理人員的信息水平和信息素養。當然，這些后期投入的優化需要大量的資金支持，高校應該做好預算，確保有足夠的資金來建設和進一步優化教務管理系統。

高校教務管理系統已經取得了一定的建設成果，但受限于科學設計或合理選擇的缺乏、建設后期投入的不足等普遍存在的問題，限制了其管理功能的發揮。我們對教務管理系統內各子系統的功能模塊進行了細化和設計，但限于知識水平，優化后的教務管理系統依然存在缺陷。希望有更多的學者能夠在現有的教務管理系統的基礎上，對其模塊和功能進行不斷的完善，從而呈現出一個更加完美的教務管理系統。

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