對中職學校人事檔案信息化建設的思考

袁欣

[摘? ? ? ? ? ?要]? 對中職學校人事檔案管理工作實施信息化的建設是目前中職學校在管理工作過程中所必須要完成的管理任務。雖然現在很多中職學校已經對人事檔案管理工作落實了信息化管理，但是在落實過程中仍然存在著許多的問題，要想讓檔案管理工作得到順利進行，首先就需要對中職學校人事檔案信息化管理過程中所存在的問題進行針對性的改善，只有這樣才能讓中職學校人事檔案信息化的管理工作得到順利開展。從目前中職學校在人事檔案信息化管理過程中的現狀為出發點，深入探究中職學校人事檔案信息化管理策略，構建一個高質量的中職學校人事檔案資料信息庫。

[關? ? 鍵? ?詞]? 中職學校;人事檔案;信息化建設

[中圖分類號]? G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）36-0282-02

中職學校人事檔案管理工作主要包括收集學校教師和學生的工作信息及身份信息，并對這些信息進行分類管理。中職教育的飛速發展，給中職學校人事檔案管理的工作也帶來了新的挑戰。為了保證人事檔案管理工作的質量，學校首先就需要對人事檔案管理工作提起充分的重視，并對檔案管理工作人員提出更高的工作要求，而人事檔案管理工作人員為了更好地適應教育飛速發展所帶來的工作強度，也需要自覺地監督自己跟上社會發展的腳步，不斷地提升自身的工作水平。信息化的發展在中職學校人事檔案管理過程中起著至關重要的作用，合理將信息技術融入中職學校人事檔案管理工作中。不僅能夠讓中職學校更好地適應社會的發展，還能有效地減輕人事檔案管理工作人員的工作壓力，提高中職人事檔案管理工作質量。所以，在日常檔案管理工作過程中學校和人事檔案管理工作人員對信息化的使用一定要充分地重視，合理有效地將信息技術落實到日常工作中，以保證中職人事檔案管理工作的高效開展。

一、中職學校人事檔案管理工作的重要意義

中職學校人事檔案管理記錄了在校職工的個人信息基本工作經歷以及在學校教育中的種種表現是中職學校對中職教師進行綜合測評的重要依據。對于學生而言他們在中職學校的人事檔案則是他們今后步入社會的重要憑證，對于學生繼續學習或是就業都具有極其重要的作用。而對于學校而言中職人事檔案管理是學校高效開展教育、科研和制定教學制度等多方面都具有極其重要的作用。面對人事檔案管理對于學生、教師、學校的重要意義，在日常人事檔案管理工作過程中學校一定要重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作人員的工作質量提出更高的要求，以不斷提升人事檔案管理工作人員的工作素質，以保證中職學校人事檔案管理工作的質量。

二、目前中職人事檔案管理的現狀

紙質的管理方式是中職人事檔案管理過程中一種最基本的管理方法。但是隨著中職教育的不斷發展，人事檔案管理的內容也越來越繁重，分類相對也比較復雜。傳統的紙質化管理已經沒辦法適應目前中職學校的飛速發展。而紙質化的管理還非常容易造成人事檔案資料的丟失、毀損和被改動的情況，很難保證人事檔案管理資料的安全性和準確性。信息技術在中職人事檔案管理工作中的廣泛應用，有效地改善了傳統人事檔案管理中的不足。但是，在中職人事檔案信息化管理推行過程中仍然存在著一些阻礙性的因素影響到中職人事檔案管理工作的高效開展，要想讓中職學校人事檔案管理信息化建設得到更順利的進行，首先就需要對目前所存在的阻礙中職人事檔案管理信息化建設的因素進行針對性的解決，以保證信息化管理能夠在中職人事檔案管理過程中得到有效的落實。其中主要的阻礙因素包括以下幾個方面：

（一）部分學校對人事檔案信息化管理認識程度不夠

雖然信息化的人事檔案管理會從一定程度上提高中職人事檔案管理工作效率，但是人事檔案信息化管理仍然是一項比較繁瑣的工作。有一部分學校片面地認為實施信息化管理就化簡了人事檔案管理工作的內容，于是便選擇減少信息化檔案管理的工作人員，這就出現了在中職人事檔案管理工作過程中一人承擔多項工作任務的狀況，雖然信息化管理化簡了人事檔案管理的工作內容，但是對待檔案管理工作人員的工作壓力卻并沒有減輕。因為檔案管理工作人員不僅需要完成檔案管理工作，還需要學習相應的信息化管理技術，如果學校盲目地進行檔案管理工作人員的裁剪，就很容易增加檔案管理工作人員的工作負擔。同時出于人事檔案管理的安全性和規范性考慮，一人多職的人事檔案管理工作現象，很難明確檔案管理工作人員的責任，這樣在檔案管理工作中就極其容易出現一些徇私舞弊的不良現象，從而導致人事檔案管理的有效性得不到保證。

（二）學校對人事檔案管理不夠

很多中職學校把更多的注意力放在了教學上，而忽略了對人事檔案管理工作質量的優化，實施人事檔案信息化管理也僅僅是為了適應時代的發展，并沒有嚴格的監督人事檔案管理工作人員實施人事檔案信息化工作的質量，這也就導致中職人事檔案信息化管理建設僅僅是走了表面的形式，并沒有讓人事檔案信息化管理建設發揮出更大的作用，得到更高效的落實，從而在一定程度上影響到中職學校人事檔案管理資料庫的高效建成。

（三）人事檔案管理工作人員自身的工作態度不夠端正

在中職學校人事檔案信息化建設的初始階段，對于人事檔案信息管理人員來說的確是一項巨大的挑戰。在初始階段可能會給他們帶來比以往更多的工作壓力，但是只要能夠堅持下去順利地度過磨合階段，檔案管理工作人員就會收獲到信息化所帶來的便利條件。但是很多人事檔案信息管理人員卻在初始階段就產生了退卻心理，從心底里對信息化檔案管理產生了排斥心理，從而嚴重阻礙了中職學校人事檔案信息化建設的順利進行。

三、中職學校人事檔案信息化管理建設策略

（一）制定完善的人事檔案信息化管理制度

要想讓信息化管理在中職人事檔案管理過程中得到有效的落實，首先中職學校需要對人事檔案信息化管理建設提起充分的重視，建設制定完善的人事檔案信息化管理制度。有效性、安全性和真實性是中職學校人事檔案管理過程中最重要的三個因素。所以中職學校在進行人事檔案信息化管理過程中就可以這三個因素為出發點制定有效的信息化管理制度。例如，在日常人事檔案信息化管理過程中，為了保證每一個人事檔案管理工作人員的工作態度，學校在進行人事檔案信息化管理過程中就可以明確每一個工作人員的工作職責，如制定好由哪位工作人員負責人事檔案資料信息化的輸入、哪位工作人員負責人事檔案資料的分類、哪位工作人員負責人事檔案資料的存儲管理等。然后再針對每一個工作人員制定相應的管理制度將工作任務明確到每個人的身上，這樣不僅能夠明確每一個工作人員的工作責任，保證人事檔案管理的有效性、安全性和真實性，還能夠真正意義上實現運用人事檔案信息化管理減輕人事檔案管理工作人員工作壓力的目的。除此以外，在運用信息化進行管理過程中學校也需要制定相應的管理制度，以保證信息化管理的價值得到最大程度的發揮。如在日常人事檔案信息管理過程中，人事檔案資料一旦輸入成功并成功進行分類以后不可隨意進行變更，如出現必須修改的情況需要書面向學校領導進行申請得到批準以后方可進行修改。管理制度的完善還需要依據每個學校的日常工作流程進行相應的調整，通過完善信息化管理制度，不僅能夠讓信息化管理在中職人事檔案管理過程中得到有效落實，還能夠規范人事檔案信息化建設過程中的細節，進而讓信息化管理的價值得到最大程度的發揮。

（二）注重對人事檔案管理工作人員的工作質量進行考核

在中職學校教學過程中高效實施人事檔案信息化建設過程中，學校除了需要引進信息化設備與技術以外，還需要督促人事檔案管理工作人員將這些信息化設備與技術落實到人事檔案管理工作中。所以在中職學校日常管理工作開展過程中，就需要注重對人事檔案管理工作人員進行工作質量的考核，調動人事檔案管理工作人員進行信息化技術學習和探究的積極性，以此有效地加快中職人事檔案信息化建設目標的高效完成。例如，在實施人事檔案信息化管理后，中職學校就可以定期組織人事檔案管理人員開展人事檔案管理工作信息化競賽。對于在競賽中表現出色的工作人員學校可以予以相應的激勵，以鼓勵他們在今后的工作過程中能夠不斷督促自己進行信息化技術的學習。而對于競賽中表現相對較差的工作人員，學校則可以針對他們對信息化技術的掌握情況進行針對性地指導，讓他們能夠明確地知道自己在人事檔案信息化管理過程中都存在著哪些不足，以方便他們在今后的工作過程中進行有效地改善。通過加強對人事檔案管理工作人員的工作質量進行考核，可以讓人事檔案管理工作人員的工作態度得到有效端正，同時也能夠讓信息化管理在人事檔案管理工作中得到有效落實，以保證中職學校人事檔案管理信息化工作的順利進行。

（三）組織人事檔案管理人員進行有效的信息化培訓

在中職學校人事檔案信息化管理過程中，要想讓人事檔案管理工作人員的工作態度得到有效端正，除了需要學校加強管理以外，還需要讓人事檔案管理工作人員深刻認識到信息化管理對待人事檔案管理工作的重要意義。所以在日常管理工作中學校就需要為人事檔案管理工作人員提供更多學習的機會，積極地組織他們進行人事檔案信息化管理的培訓，讓他們能夠更深刻地感受到信息技術的重要價值。例如，在中職學校人事檔案信息化管理過程中，很多學校都會采取創建人事檔案信息管理的系統進行人事檔案管理工作的優化，方便日常進行人事檔案資料的存儲和查看。但是在前期操作過程中由于工作人員不熟悉系統就會覺得信息化管理過于復雜麻煩，而產生抵觸的心理，面對這樣的情況學校就需要及時組織檔案管理人員進行系統培訓，或者是尋找專業的系統操作人員進行實時指導，及時有效地解決人事檔案管理工作人員在人事檔案信息化管理工作中的困擾，幫助他們快速適應人事檔案信息管理化的工作模式，端正他們的學習態度，以此推動中職學校人事檔案信息化建設的不斷前進。

四、結語

總而言之，在中職學校人事檔案管理工作中實施人事檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢。所以，中職學校就必須對阻礙中職學校人事檔案管理工作中落實信息化管理所存在的干擾因素進行針對性的解決與改善，以保證中職學校人事檔案信息化建設得到順利開展，提高中職學校人事檔案管理工作質量，為中職學校更好地適應時代發展所帶來的挑戰增添堅固的力量。

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◎編輯 司 楠