高職院校學籍風險管理分析

董倩倩 謝輝

摘要：指出了學籍管理是高職院校建立健全教育質量保證體系、提升教學水平的重要抓手，由于近年高職院校招生規模大幅增長等的影響，學籍管理過程中面臨愈來愈多的風險。為探索科學管控學籍管理風險的方法，提高學籍管理水平，促進提升教學質量，結合高職院校學籍管理實際，按照風險管理理論，首先對風險因素進行了辨識，應用風險指數評價方法進行了評估，進而對部分風險因素產生的原因進行了分析，提出了相應的風險控制措施。

關鍵詞：高職;學籍;風險;管理

中圖分類號：G642

文獻標識碼：A

文章編號：1674-9944（2019）17-0247-03

1 引言

我國高職院校的主要任務是為社會經濟建設培養技能型、應用型、操作型的高級專門人才。學籍管理是高職院校日常工作的重要組成部分，是人才培養、教育質量保證體系的重要環節，具有重要的地位和作用。學籍管理包括入學注冊、成績考核與記載、升級、留級、轉專業、轉學、休學、復學、退學、獎勵與處分、畢業資格審查、畢業生學歷注冊等環節，線長面廣，任何一個環節出現偏差，都會影響到學生畢業就業、學校信譽造成經濟損失，特別是近幾年高職院校招生規模大幅增長，使得學籍管理面臨的風險大大增加，有必要對學籍管理風險進行科學的管理。本文參照風險管理方法和工具，對高職院校的學籍管理風險進行識別、預測和衡量，提出應對措施，以達到預防、規避、轉移學籍風險的目的[1]。

2學籍管理風險因素的識別

風險的識別是風險管理的首要環節。只有在全面了解各種風險的基礎上，才能夠預測危險可能造成的危害，從而選擇處理風險的有效手段。下面通過流程分析法對學籍管理相關過程進行全面分析，對各個環節逐項分析可能遭遇的風險，找出各種潛在的風險因素及其可能造成的負面影響。表1中所列舉的9個風險因素只是學籍管理過程中較為關鍵的幾個環節，并非包括了全部的風險因素，部分風險因素還可以進一步細化。

3學籍管理風險的評估

風險評估即是運用定性或定量的方法，對所掌握的統計資料、風險因素及風險的性質進行系統分析和研究，進而確定各項風險的頻度和強度，為選擇適當的風險處理方法提供依據。風險的評估一般包括兩個方面：一是風險的概率，通過資料積累和觀察，發現造成損失的規律性;二是風險的強度，假設風險發生，導致的直接損失和間接損失[2]。

風險可以采取定量或者定性的方法進行評估，根據學籍管理風險因素的特點，選擇風險矩陣法這種定性定量相結合的方法。風險矩陣法為美國空軍電子系統中心1995年4月首次采用，對項目風險進行評估。自1996年以來，美國空軍電子系統中心大量的項目都采用風險矩陣方法對項目風險進行評估。下面參照風險矩陣法的步驟對學籍管理風險進行評估。

（1）將風險因素發生的可能性劃為5個等級（表2）

（2）根據風險因素對學校、學生的影響程度，將風險因素的影響程度分為3個等級（表3）。

（3）確定風險等級。風險因素等級與概率等級確定后，即可按表4所示風險指數矩陣確定風險等級。矩陣中元素即為風險評價指數，該指數是由綜合風險因素的概率和影響大小確定的，數字越小，風險等級越高。

（4）判定風險指數。根據學籍管理實際，對識別的9個風險岡素發生的概率和影響等級進行判定，得到如下風險指數表（表5）。

從表5中可見，A3、A4兩個風險因素對應的風險指數相對較高，說明學籍異動風險影響較大且可能經常發生。而A1、A8、A9等涉及學生入學、畢業資格的風險因素，雖然影響等級較高，但由于發生的概率很小，風險等級反而不高。理想的風險管理，是一連串排好優先次序的過程，使當中的可以引致最大損失及最可能發生的事情優先處理、而相對風險較低的事情則押后處理。但現實情況里，優化的過程往往很難決定。從表5中可以看出，9個風險因素的風險等級相差不大，大部分都在8～10之間，所以要根據學校管理的實際情況，作出最合適的決定。

4風險因素產生的原因及處理

對學籍管理風險兇素進行識別、評估，是為了更好的采取措施，達到預防、規避、轉移風險的目的。控制風險的途徑有兩個：一是降低風險岡素發生的概率，二是縮小其損失程度。為提出有針對性的控制措施，下面對風險因素產生的原因進行分析[3]。

4.1 學籍管理風險因素產生的原因分析

4.1.1 生源結構復雜，管理難度增大

隨著高職院校教育教學改革的深入，學生生源發生了較大變化。一是招生對象呈現多層次化，構成學生的群體日趨復雜，學生素質、思想道德水平和學習能力明顯不同;二是學生管理呈現出多層次化，學生退學、轉學、休學、留級、開除學籍、專升本等現象發生頻次大幅增加。學籍管理工作出現的這些新情況、新變化，對培養人才產生了積極作用，同時也增加了學籍管理風險。

4.1.2 重視程度不高，學習了解不夠

雖然學籍管理與學生息息相關，意義重大，但在學籍管理實踐中發現少數學生甚至個別管理人員，還存在不重視學籍管理的現象，由此忽視了學籍管理相關規定的學習，導致在發生身份證信息變更或者休學退學等異動時，沒有按照規定及時準確地向學籍管理部門提交相應的佐證材料，給學籍管理帶來了一些不必要的麻煩，降低了工作效率，增加了管理成本。

4.1.3 管理制度滯后，制度執行不力

高職院校都有相應的學籍管理制度，這些制度對學校的教育教學秩序起到良好的穩定作用。在實踐中，還或多或少存在一些不足之處，如有的制度不夠嚴謹，有些條款之間相互矛盾，可操作性亟待加強;還有一些制度執行缺乏監督，很多學校沒有把學籍管理制度的執行結果納入工作考核，造成院（系）對執行制度的重視程度不高，導致制度執行不力，影響了學籍管理工作質量。

4.1.4 管理體系不健全，手段相對滯后

目前許多高職院校教務處承擔大部分的學籍管理工作，而院（系）只起到上傳下達的作用，這種頭重腳輕的學籍管理體系已越來越不能適應辦學規模的不斷擴大的需求。同時，學籍資料收集、成績管理、學生各類數據統計、整理、上報等學籍管理工作極其煩瑣，雖然許多院校購買了學籍管理電子系統，但由于缺乏總體規劃或二次開發，與學校其他管理信息系統不能互通互聯，實現數據信息共享，在使用過程中經常需要進行半手工操作，信息輸入、審核和維護多次重復，耗費大量人力，且容易出現錯誤和遺漏[4]

4.1.5 管理隊伍不足，能力有待提高

學籍管理是一項具體細致、繁瑣復雜、工作量大的工作，處理具體的問題需要花費很大的時間和精力，隨著教育部對高校學生學籍管理工作納入網絡化的進程加速，新的政策不斷出臺、管理上不斷規范、對數據一致性的要求程度不斷提高，加上高職院校招生規模不斷擴大，在校學生數急劇增加，以上這些變化，對學籍管理人員提出了更高的能力要求，也帶來了更大的工作壓力和工作難度。由于部分學校學籍管理隊伍配置不足，不重視提升學籍管理人員能力和素質，一些連續性的工作因人員的更換而受到影響，極大地影響了學籍管理質量的提升。

4.2 降低學籍管理風險、提升管理質量的思路和措施

4.2.1 加強學籍管理宣傳，提高管理水平

學生對學籍的不重視或一知半解，往往源于學籍管理宣傳工作不到位。加強學籍管理宣傳，要從3個方面著手：一是要全程化，在新生入學教育、學籍異動高發期及畢業前等關鍵時點，開展學籍管理條例的專項培訓;二是要全員化，學籍管理人員、兼職學籍管理員（如輔導員）、老生、新生都要進行學習;三是形式多樣化，通過公告欄、校同廣播、網上查詢等途徑讓學生方便了解學籍管理制度，知道各類異動的辦理手續等。只有全員重視、全員學習、全員參與，才能切實提高學籍管理的水平。

4.2.2 加強學籍管理體系的適宜性和有效性

首先，是從職責上理順，教務處是學籍目標管理部門，院（系）是過程管理部門，職責權限明確，不能互相推諉，更不能越俎代庖。其次，要適時評審、修訂學籍管理制度，保證制度具有充分性、適宜性和可操作性。有條件的學校，最好能把學籍管理納入院（系）目標責任考核體系，保證學籍管理制度落到實處。

4.2.3 加強學籍管理信息化，提高學籍管理效率

學籍學歷信息管理平臺是教育部加強高校學籍管理工作的手段，實現了各級部門共同管理和維護的統一數據庫，加強了對學生基本信息及數據的管理。高職院校要在教育部學籍學歷電子注冊基礎上，進一步推動學籍管理的信息化，力求使本校的管理系統與教育部的信息系統進行無縫對接，實現學籍管理系統間的互聯互通，進一步提高學籍管理水平。

4.2.4加強管理隊伍培訓，提高業務技術水平

針對學籍管理隊伍數量不足、素質不高的實際，高職院校要進一步充實管理隊伍，充分調動學籍管理人員的積極性，鼓勵和支持管理人員參與培訓進修，進一步提高學籍管理人員的業務水平和工作效率，促進學籍管理上新的水平。

參考文獻：

[1]金渝光.從風險理論看高校學籍管理[J].重慶師范大學學報（哲學社會科學版），2008 （1）.

[2]鄧美嬌.高校學籍管理制度建設探析[J].江西電力職業技術學院學報，2007（9）.

[3]陳禮管，淺談高職院校學籍管理現狀與對策[J].現代企業教育，2013（10）.

[4]鄭亦敏，高職院校學籍管理存在的問題及對策[J].太原城市職業技術學院學報.2011 （12）.

Managing Risks of School Roll in Higher Vocational Colleges

Dong Qianqian， Xie Hui

（Hubei Vocational College of Ecological Engineering， Wuhan， Hubei，430200， China）

Abstract： Student roll management is an important starting point for establishing a sound education quality assurancesystem and improving teaching standards in higher vocational colleges. Due to the significant increase in the enroll-ment scale of higher vocational colleges in recent years， more and more risks are faced in the process of student status management. In order to explore the scientific management of the risk management of student status， improve the management of student status， and promote the improvement of teaching quality， this paper combines the actual' situ-ation of student roll management in higher vocational colleges. According to the theory of risk management， risk fac- tors of school roll management in higher vocational colleges were identified， and the risk index assessment method was applied to evaluation. Then， reasons for some risk factors were analyzed to put forward the corresponding con-trol measures.

Key words： higher vocational colleges; school roll; risks; management

收稿日期：2019-10-28

作者簡介：董倩倩（1988-），女，助教，研究方向為同林、學籍管理。

通訊作者：謝輝（1983-），女，講師，研究方向為手繪，設計教學與研究。