公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題探討

莫微

[摘要] 檔案管理工作是公共衛生監督執法的重要記錄和依據，對公共衛生監督執法工作的開展具有十分重要的參考意義。運用數字化管理手段開展公共衛生監督執法檔案管理，這是新時期公共衛生監督執法工作創新的重要內容，同時也是提高公共衛生監督執法工作質量的重要措施。該文對公共衛生監督執法檔案的數字化管理相關內容進行了分析和探究，以期為新時期的公共衛生監督執法工作開展提供可靠的檔案管理依據。

[關鍵詞] 公共衛生監督執法檔案;數字化管理;存在問題;管理策略

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）12（a）-0164-03

Discussion on Digital Management of Public Health Supervision Law Enforcement Files

MO Wei

Department of Preventive Health， Hailing District， Taizhou， Jiangsu Province， 225300 China

[Abstract] Archives management is an important record and basis for public health supervision and law enforcement， and it has important reference significance for the development of public health supervision and law enforcement. The use of digital management tools to carry out public health supervision and law enforcement file management is an important part of the innovation of public health supervision and law enforcement in the new era， and it is also an important measure to improve the quality of public health supervision and law enforcement work. This paper analyzes and explores the content of digital management of public health supervision law enforcement archives， in order to provide a reliable file management basis for public health supervision and law enforcement in the new era.

[Key words] Public health supervision law enforcement file; Digital management; Existing problems; Management strategy

從我國當前的發展情況來看，在信息技術得以不斷推進的背景下，數字化建設在各個研究領域進行滲透和深入，為行業建設提供了便利條件。在公共衛生監督執法過程中，其檔案管理工作的開展，主要是為了對工作的主要內容和實施方案進行記錄，進而為公共衛生監督執法工作的有效開展提供資料和依據，在公共衛生監督執法方案管理工作中是尤為重要的。

1? 衛生監督執法檔案的數字化管理概念和意義

1.1? 相關概念

就衛生監督執法檔案的管理來說，促進其數字化發展，是促進檔案科學發展的重要內容，主要是以圖像，文字和聲音等為載體的資料保存形式，能夠保證檔案管理的有效性，為日后應用提供參考作用。數字化管理檔案資源，需要將檔案進行整理，收集錄入和檢索設置，從而促進檔案管理工作向科學化，實用化和有序化方向進行推進，能夠實現數據資源的節約化發展，將工作效率進行有效提高。

1.2? 數字化管理意義

衛生監督執法檔案數字化管理實施，具有一定的積極意義，其主要表現在3個方面。首先，能夠節約更多的存儲空間，在傳統的檔案管理模式實施過程中， 其主要是以紙質版形式對數據進行存儲，需要占用一定的存儲空間，而數字化管理模式，則替代紙質存儲，節省了更多的空間，在一定程度上降低了存儲成本。其次，將工作效率進行有效提高，數字化管理發展，主要是以計算機操作為主，能夠在工作實施過程中將工作流程進行簡化，保證操作更為簡單，并降低其人力資源，大部分的工作都交由計算機進行處理，提高工作效率[1]。最后，促進檔案管理形式多樣化發展，在實現數字化存儲的工作過程中，能夠實現對多種存儲格式，文本，視頻和音像的存儲，能夠將重要信息進行真實記錄，并保證永久存儲，同時有效避免檔案數據的丟失。

2? 公共衛生執法監督檔案管理工作開展現狀中存在問題

2.1? 硬件設施不夠完善

就公共衛生監督執法檔案工作開展現狀來說，其在實現信息化管理推進的過程中，需要各種硬件設施的支持，這些硬件主要為計算機和移動硬盤等，對數字化實現具有重要意義，就這些硬件設施來說，需要在實際工作中保證完善性，提高應用質量，保證資金完善。但是實際上，很多衛生監督執法部門都缺乏資金支持，這也是檔案數字化管理所面臨的主要問題，在缺少資金投入的情況下，即使企業能夠實現對數字化管理系統的建立，也會對后期技術的升級和軟件維護造成影響，對數字化管理發展造成限制，同時難以促進管理優勢的充分發揮[2]。

2.2? 監督機制不完善

衛生監督執法檔案的數字化發展，還缺乏行之有效的監督管理機制，在工作的實際開展過程中，其問題主要表現在兩個方面。首先，檔案監督管理工作開展不到位，在這種情況下，即使數字化檔案管理工作得以建設，能夠實現更快捷科學的管理工作，但是不同部門所對應的監督管理標準之間卻存在顯著差異，導致信息資源共享過程中出現很多不必要的麻煩。其次在工作的實際開展過程中，監督人員通常忽視管理工作，自身工作積極性較為低下，導致實際工作效率不高。在實現數字化檔案管理的過程中，人員思想認識程度不足，同時工作素養降低，對工作效率造成了影響，同時，加之行業內缺乏科學有效的獎勵機制，難以保證管理工作的開展有效性。

2.3? 缺乏數字化管理人才

在實際發展中，缺乏數字化管理方面的專業人才是公共衛生監督檔案數字化工作實現中所面臨的主要問題。在目前發展情況中，行業表現出舊員工工作經驗較為豐富，但是在專業知識方面有所欠缺，而新員工又存在專業知識儲備較強，但是實際工作經驗較少，知識應用能力較差等問題，同時在思想認識方面也存在不足[3]。就公共衛生監督執法檔案管理工作人員來說，要想保證管理工作的有效開展，不僅需要管理人才具有較強的專業知識，而且需要具有較高的思想認識，保證工作態度的認真謹慎，能夠對檔案方面的規章制度進行執行，并不斷促進自身素質發展，能夠緊跟時代步伐，從而保證檔案管理工作的順利開展。

3? 衛生監督執法檔案數字化管理的實施策略

3.1? 完善基礎設施

在公共衛生監督執法檔案數字化管理工作中，保證硬件發展條件和軟件發展條件是促進基礎建設的重要內容，加強其資金投入，保證設施完整性，是公共衛生監督執法檔案管理工作的主要實施內容。在實際實施過程中，首先需要相關部門提高認識程度，能夠加大資金支持，購入計算機和移動硬盤等硬件設施，保證數字化工作的有效開展。其次，加強日常維護管理工作，定期開展軟件升級管理，從而保證數字化管理方式的應用設施達到最優，為檔案數字化管理實現提供基礎保證。

3.2? 積極完善數字化管理機制

從公共檔案衛生監督執法檔案管理工作發展現狀來看，機制不完善和數字化管理優勢難以充分發揮等是實現數字化的主要問題。因此，需要加強管理機制的完善力度，具體工作實施可以從幾方面進行入手。首先，需要促進系統建立，保證數字化檔案管理的標準統一，需要從不同部門檔案管理工作存在的方式差異性進行入手，對其進行折中調和，從而保證統一化，便于管理。例如：不同部門對于文件存儲格式存在不同的問題，需要對文本和圖像材料等進行統一[4]。同時，針對檔案的歸檔方式和存儲方式來說，也需要撥正統一性，從而保證數據共享便捷性。其次，需要促進監督機制的有效建立，需要將相關工作納入到員工的績效考核成績中，從而促進工作人員工作積極性的有效增強，并定期開展檢查和監督工作，從而將數字化管理工作的時效性進行提高，保證公共衛生監督執法工作的有效進行。最后，通過公共衛生監督執法檔案信息化建設，可以建設公共衛生監督執法檔案信息資源系統，以此來提高公共衛生監督執法檔案的檢索和應用質量。具體來講，可以建立公共衛生監督執法檔案機讀目錄中心，通過此系統實現對分散公共衛生監督執法檔案的集中整理，在提高管理效率的同時，還能實現信息數據共享。同時，還需要構建公共衛生監督執法檔案多媒體數據庫，對需要永久保存的公共衛生監督執法檔案進行數字化處理，并儲存相應的聲音、圖片、影像資料，進而做到對公共衛生監督執法檔案的全文檢索。此外，還需要積極通過公共衛生監督執法檔案信息化建設，尤其是針對大型公共衛生監督執法工程和大型公共衛生監督執法活動，這些公共衛生監督執法檔案都極為珍貴，因此需要進行有效的儲存和應用，這樣才能提高公共衛生監督執法檔案的應用有效率[2]。

3.3? 建立公共衛生監督執法檔案信息安全系統

為了確保公共衛生監督執法檔案的安全，需要建立公共衛生監督執法檔案信息安全系統，具體如下。

①各級公共衛生監督執法部門在建立公共衛生監督執法檔案信息化系統時，需要通過一定的技術手段來防止病毒入侵、非法操作、非法訪問等事件，以此來確保公共衛生監督執法檔案的安全程度。同時還需要對公共衛生監督執法檔案歸檔工作進行監督管理，以此來確保數據系統的安全。

②檔案管理部門需要建立專屬的內網網絡系統，并通過物理方式與外網相隔絕，如果需要交換數據，則不能通過傳統的網絡通信模式，而是需要采用數據遷移的方式，將數據從數據庫中導出到可寫光盤等介質上，在通過這些介質將數據傳輸到另一個數據庫中。

③如果需要將部分公共衛生監督執法檔案公布到互聯網上，需要對公布數據進行嚴格篩選，避免出現重要信息泄露問題，在公布信息數據之前，需要進行程序化審核，并填寫簽字表等基本資料，同時還需要對公共網絡上的公共衛生監督執法檔案信息數據進行定期審核檢查。

④需要建立完整的公共衛生監督執法檔案保密措施，針對提供查詢服務的數據需要應用身份驗證、數據備份、設置防火墻、訪問控制等安全措施，避免有非法分子進入到系統中對數據進行銷毀、篡改、刪除、插入等操作。同時針對專利數據，還可以應用水印保護技術，以此來確保信息的安全性和公共衛生監督執法檔案信息系統的安全程度。

3.4? 提高檔案管理發展水平

促進檔案管理發展水平，需要從兩方面入手：①需要將檔案內容進行收集，要根據執法機構的發展情況，收集有效有用的數據，并保證數據內容的客觀性和系統性，保證材料內容為年度監督監測材料，保證材料收集齊全，提高數字化檔案管理的有效性。②需要促進檔案管理方式的不斷創新，將網絡技術優點進行充分利用和發揮，促進檔案信息管理機構的建設，并盡量保證實現自動化管理，從而實現檔案管理數字化。例如在實現數字化檔案管理后，有關部門共收集文件材料12 175份，對其檔案進行整理，共為1 230卷，540件，將其輸入到數據庫中。共整理資料得959卷，累計8 000多件，底圖為1 850張。將各門類的檔案進行歸檔，歸檔率，完整率和準確率均在98%以上。共提供利用服務700人次，復印3 690份、查全率和準確率均為100%[5]。

3.5? 重視人才培養和引進

人才素質是保證公共衛生監督執法檔案管理工作順利開展的重要內容，因此，促進檔案數字化建設，需要相關機構能夠提高對人才應用的重視程度，促進專業技術人才的引進，并加強人才培訓工作的重視程度。在工作的實際開展過程中，針對老員工，需要給予其數字化技術培訓，提高人員的技術專業技能。而針對新員工，則需要促進新老員工之間的溝通和交流，以座談會的形式進行開展，從而將員工的職業道德進行提高，并加強員工的保密規定意識。并積極引進優秀人才，提高人才準入門檻，并加強員工福利待遇，吸引更多優秀人才的加入，從而實現對檔案管理人才隊伍的有效建設。

4? 結語

衛生監督執法檔案的數字化管理發展并不是一蹴而就的，需要在接下來發展中，提高人員認識程度，加大資金投入，促進各項基礎設施的不斷完善，保證工程發展的長效發展。在實現數字化檔案工作的過程中，需要對監督管理機制進行完善，從檔案格式要求進行入手，對工作進行統籌規劃，促進各項工作協調發展，提高工作人員的積極性。并促進監督機制的不斷完善，加強人才培訓，促進素質人才引進，從而實現衛生監督執法檔案管理的工作數字化發展，提高工作效率。

[參考文獻]

[1]? 張永杰，許長旭，陳超.公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題探討[J].中國衛生產業，2018，15（26）：154-156.

[2]? 張俊輝，李清澤.公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題探討[J].科技風，2019（15）：219.

[3]? 滑明輝，賈國云.淺談公共衛生監督執法檔案的數字化管理設想[J].中國公共衛生管理，2006（1）：76-77.

[4]? 何艷，張堅偉，夏美華.衛生計生監督檔案管理現狀與對策研究[J].中國衛生監督雜志，2016，23（6）：578-581.

[5]? 王迪彬.縣級衛生綜合監督執法的證件發放和檔案管理探討[J].科技經濟導刊，2017（9）：260.

（收稿日期：2019-09-10）