如何加強職業院校人事檔案管理

鄒文華

摘 要：在當前的高職院校發展過程中，對于職業院校的人事方面進行有效管理能夠實現對院校人力資源的有效調控，提升高職院校的管理能力。人事檔案記錄著人事方面的相關內容，是進行人事管理以及調整的重要內容。加強對人事檔案的管理能夠提高職業院校的管理水平，從而對整個職業院校的發展起到正面的作用。本文將從人事檔案管理的重要性入手，分析當前職業院校人事管理的現狀，并為更好地進行人事檔案管理提出建議，以供參考。

關鍵詞：職業院校;人事檔案管理;方法途徑

一、引言

人事檔案的管理工作在我國一直是進行人事管理和考評的重要資料，這在職業院校中也不例外。人事檔案管理包括對職工相關信息的記錄，對職工的工作內容和工作表現的記錄，并通過檔案的形式保存下來，成為考評升遷的重要依據。加強人事檔案管理能夠有效幫助職業院校完善組織形式，加強人才隊伍的建設，有助于提升整體的教職工素質。在新的教育背景下，加強職業院校對人事檔案的管理力度，能夠有效促進其管理水平的提升，使得人事檔案的作用得以充分發揮，為人事變動提供重要的參考。

二、人事檔案管理對于職業院校管理方面的重要意義

（一）能夠記錄人事信息，建立檔案資料管理體系

無論是在傳統的還是在當前的管理模式之下，人都是管理行為的主要對象，對于人員進行有效的管控能夠整體提升該機構的管理水平，對人力資源進行合理的分配和使用，從而實現人員潛能和創造力的不斷激發。職業院校的人事檔案在記錄時主要針對人事的學習經歷、獎懲記錄、具體的工作經歷等，是對學校師生在校園內的多方面行為進行記載，從這些記錄中能夠清楚的反映其行事作風和能力態度，是對一個人進行評價的重要依據。

在人事檔案的記錄中必須保證記錄的真實性與客觀性，能夠對人員的相關信息做到真實的反饋，因為檔案不僅是個人在進行社會求職時的重要參考資料，同樣對學校和企業的招聘提供參考，對于一個人的發展影響是巨大的[1]。將一個人的真實資料如實記錄在檔，能夠為其后續的社會發展提供重要的幫助。

（二）能夠反映高職院校的歷史變遷，留下珍貴資料

檔案是對一個人行為的真實記錄，而一個個教職工又構成了職業院校的整體，教職工的具體工作內容對職業院校的發展起到了重要作用，而在學校內發生的行為又組成了職業院校中的歷史事件，可以說，對教職工的行為整理記錄形成檔案，不僅可以形成關于這個人的相關資料，也給職業院校的歷史發展歷程提供重要資料。

職業院校的人事檔案中，不僅僅存在著師生、教職工在學校時的行為內容，還包括了這些人在過去各個時期的行為記錄，具有相當的歷史價值[2]。人事檔案對學校人員的社會活動進行記錄，從中反映出該教職工或師生的具體思想和學習情況，為進行評估與人事調動提供重要的書面材料，使得人事管理變得公開透明，人員的任命和安排也更能獲得大多數人的認可。

（三）能夠幫助職業院校規范教職工的行為準則

對于人事檔案的管理還能夠幫助高校教職工規范其行為準則，達到一定的監督作用，有效維護校規校紀的尊嚴，實現職業院校秩序的有效管理。由于檔案對于人員的具體行為和獎勵、懲罰內容都有記錄，并且這些記錄會一直跟隨人員，對人員的后續發展起到了重要的影響，因此職業院校內人員在平常的行為中會有所收斂，避免因為影響校規校紀被記錄在案，從而對自己的后續發展產生影響。

人員在進行日常活動時會主動注意具體行為造成的影響，對自己的日常行為進行約束和規范;而人事檔案能夠提高人力資源部門的工作效率，優化人事調動的相關流程;人事檔案的保密性使得當事人無法看到自己的檔案從而越發注重自己的言行，起到規范的作用。

三、職業院校人事檔案管理的現狀及存在的問題

（一）對于人事檔案管理的重視程度不足，管理意識薄弱

雖然人事檔案管理工作對于人力資源管理和整個高校的管理水平都起到了重要的作用，但是職業院校對于人事檔案管理的重視程度不高，人事檔案管理一直處于相對松散的階段，甚至認為人事檔案管理就是單純的記錄資料、保存資料，給人事檔案管理的發展帶來阻礙。

大部分職業院校并沒有配備專業的檔案管理人員，只由高校教師兼職擔任;對于檔案的記錄并不完善，不能夠充分發揮檔案在人事管理中起到的作用;在檔案管理上投入的資金不足，檔案管理的相關設備配置和日常維護都不能有效滿足;對于管理檔案人員的相關培訓也無法落實，對檔案管理的專業性和有效性造成了嚴重的影響[3]。這些問題都是由于對于檔案管理的重視程度不足所引起的，檔案管理的重要性并沒有被充分發掘。

（二）管理制度不完善，管理手段落后

由于職業院校對于檔案管理的重視程度不夠，沒有對其投入足夠的資金，因此在信息技術發展的今天，相當一部分院校仍然在使用傳統的檔案管理方法。傳統的人事檔案管理需要管理者手動錄入資料，并且在記錄以后還需要對資料進行相應的歸納分類以及整理，不僅需要相當的專業知識，還會消耗大量的人力物力，在進行檔案交接的時候容易出現問題[4]。而信息化的管理模式則可以有效的改變這一現狀，遺憾的是職業院校并沒有充分發揮信息科技對檔案管理帶來的便捷影響。此外，檔案的管理制度不完善使得對于檔案的信息搜集并不全面，不能夠在檔案中對人員信息進行全面的記錄，并且沒有專業的檔案管理人員使人事調動頻繁，對于檔案信息不能夠完整及時的進行交接，這就使得檔案對于人員素質和能力的反饋作用不能充分發揮，不利于通過檔案對人事進行調整調動。

（三）進行檔案管理的人員整體素質不高

當前的檔案管理人員整體素質偏低也是職業院校人事檔案管理環節中存在的突出問題。管理人才是管理活動中最重要的管理資源，人事檔案的管理不僅需要學校給予相應的重視，還需要相應的管理人才通過專業知識和能力對檔案進行系統化的劃分和整理，并且檔案管理人員需要一定的穩定性，這樣才能夠保證檔案資料能夠相對完整的記錄和保存。

由于職業院校的編制緊張，檔案管理專業人才嚴重缺失，進行人事檔案管理的人員不是沒有正式編制不具備穩定性，就是不具備檔案管理的專業素養，在進行檔案管理時不能使用科學的有條理的方法進行管理。

四、加強職業院校人事檔案管理的方法和途徑

（一）更新人事檔案管理的相關理念，加強重視程度

要改變檔案管理中存在的問題，并有效實現職業院校的檔案管理，首先就要轉變對于檔案管理的態度，加強對其的重視程度，從總體上對檔案管理的方法和途徑進行改良，配備專業從業人員，投入適當的資金，加強檔案管理的相關意識。

職業院校應當增強從業人員的專業意識，創新對于人事檔案的管理模式，優化人員結構和工作流程，提升人事檔案管理的整體要求;對人事檔案管理加強重視，全面及時的記錄檔案信息，根據相關的管理條例對人事檔案進行歸納和分類，實現對檔案的有效管理，便于查找檔案和交接檔案;增加檔案管理流程的規范化，對于整理后的檔案及時送存，避免出現因管理混亂而造成檔案缺失的情況，對檔案進行統一管理。

（二）有效引進檔案管理專業人才，創新管理手段

要改變在檔案管理中存在的問題，職業院校還要引進合適的檔案管理人才，建立專門的檔案管理團隊，有效提升檔案管理人員的綜合素質，并且建立健全檔案管理制度，從制度源頭對人事檔案進行規范化管理。隨著時代的發展，當前的人事檔案管理要求逐步走向科學化和專業化，這就需要在檔案管理的過程中配備專業的檔案管理人員，利用管理人員的專業素養對檔案管理工作進行科學系統的整理規劃。學校還可以給予專業的檔案管理人員相關的編制，以保證檔案管理人員的穩定性，對檔案管理有一個連續性的規劃，實現檔案的有效管控。

（三）對檔案進行精細化管理，必要時借助新技術

在當前的檔案管理中，還要求對檔案進行精細化管理，這就不可避免的會使用先進的科學技術。通過信息技術對檔案進行精細管理，能實現檔案管理質量和效率的提升。在當前的檔案管理中，管理者可以充分利用信息技術，在信息端對檔案信息進行錄入、管理和保存，這就在一定程度上降低了對人事檔案進行整理的工作量，從而使得檔案資料不會因為管理不善而造成缺失。

五、結語

人事檔案管理在職業院校的管理活動中占據著重要的地位，學校應當對人事檔案的管理工作給予相應的重視，為檔案管理配備專業的管理人才，建立健全管理制度，通過現代技術手段實現精細化管理，充分發揮檔案的作用，有效提升學校的管理水平。

參考文獻：

[1]邵彬.如何加強職業院校人事檔案規范化管理的探討[J].管理觀察，2019（19）.

[2]劉潔.淺析高等院校人事檔案的精細化管理——以某職業學院為例[J].北京農業職業學院學報，2018（6）.

[3]劉潔.淺析新形勢下職業院校人事檔案管理的發展[J].中國管理信息化，2018（8）.

[4]王燕.高職院校人事檔案管理情況調查及分析——以濟南市高職院校為調查樣本[J].山東檔案，2015（4）.