城市化建設背景下城建檔案管理的優化探討

徐菲

摘 要：城市檔案是記錄城市發展與建設的重要資料，能夠全面反映城市發展歷程，通過對檔案的有效利用可推動城市規劃與建設。隨著檔案管理受重視程度的不斷加強以及城市化建設速度的不斷加快，城建檔案管理必須有所轉型。本文首先分析了目前城建檔案管理在城市化建設背景下呈現出的問題，并在此基礎上提出了幾點管理優化策略。

關鍵詞：城市化建設;檔案管理;優化策略

隨著經濟社會的發展，城市化建設的步伐逐漸加快。城市檔案管理作為基礎內容逐漸受到重視，檔案管理工作以及管理質量必須有所保障[1]。通過不斷地總結與思考，城建檔案管理所涵蓋的數據內容逐漸增多，城建過程中所涉及到的建設、交通、運輸、市政、規劃、防災、綠化、環保、公共設施、地下管線等均需要實現統籌管理，以保障城市建設服務性的有效提升[2]。本文以城建檔案管理為切入點，研究了城市化建設背景下呈現的問題及優化方法。

1 城建檔案管理問題所在

1.1 缺乏專業人才

城建檔案管理這一職業發展相對而言在崗位吸引程度上并不足，檔案建設工作面臨著明顯工作人員老齡化的尷尬狀態。不少年輕人并不將檔案管理作為自己的首選職業，認為此項工作過于枯燥[3]。這一現象導致人才隊伍在工作能力上呈現出滯后性。在部分地區城建檔案管理制度的滯后性造成工作部門仍以手工收集數據資料為主，對各類資料的整理、歸納、儲存、管理仍延續著滯后的模式。不僅無法保障城建檔案數據的完整性，還可能由于保管不當導致珍貴數據丟失。

1.2 管理滯后

城建檔案管理類型包含影像檔案、圖片檔案、紙質檔案等。在傳統管理模式下，這些檔案內容必須被妥善保存，一旦丟失往往無法找回。在信息時代下，大數據讓城建檔案的數據庫容量急劇擴增，所包含的檔案資料種類呈現出質的飛躍[4]。在長期的收集與積累下，一些不易保存的內容若仍延續的傳統管理方式可能不僅會占據較大管理面積，還容易因保管不當而影響到檔案的完整性。在城建檔案信息化進程中，檔案工作的標準性與規范性方面的制約導致一些基礎檔案工作在程序與流程上缺乏統一管理標準，對城建檔案管理整體質量產生制約。除此之外，城建檔案管理還出現了只重數量、忽視質量的情況，對相關資料盲目收集，導致一些不具備使用價值的資料占據較大空間，也造成了資源的浪費。對收集到的資料未進行合理整理與分類，后期查閱過程中難度較大。部分檔案資料分類不規范，甚至存在資料殘缺情況。

1.3 利用率不高

在城市化建設背景下，城建檔案能夠記錄城市發展歷程以及各項細節。通過已存在的城建檔案，能夠為往后的建設規劃提供有效參考與建設依據，減少建設障礙的出現，并為后期的改進與維護工作提出指導，以保障城建工作能夠安全、順利地開展[5]。但縱觀現如今對城建檔案的利用程度，由于對檔案整理、歸納、儲存、分類、編目等工作缺乏重視，在檢索難度上較高，因此對檔案的利用率并不高。檔案的信息編制功效無法被充分發揮，檔案本身的利用價值被掩蓋。

2 城建檔案管理優化策略

2.1 提升職業能力

城建檔案管理應組建一支更具檔案管理專業性的管理隊伍，這是保障城建管理質量的基礎。檔案管理部門應重視人才聘用以及培養計劃，認識到在城市化進程不斷加快背景下城市建設讓城建檔案在內容、種類等方面不斷擴充。現有的檔案管理人員在專業性上的不足缺陷可能影響到檔案的有效管理。因此需聘用更多專業性人才，可采用與高校合作的模式，以訂單式培養或定向式培養吸引更多檔案管理專業人才，讓檔案管理團隊吸取更符合時代要求的檔案管理技能與經驗，提升團隊整體管理能力。

2.2 落實信息化建設

信息化建設是當今時代檔案管理發展的必然趨勢，隨著網絡信息技術的不斷普及，信息化建設得到了強有力的支撐。由于城市化建設背景下涉及到的檔案越來越多，若仍延續傳統紙質管理方式必然會占據較大管理空間以及較多人力資源。在新設備、新技術幫助下，信息化管理模式為檔案管理帶來了新的發展機遇。檔案管理部門可構建網絡信息平臺，以數據庫的形式對城建檔案展開綜合化管理。一方面可容納海量檔案資源，不必擔心紙質檔案缺少存儲空間的問題;另一方面也可讓各類信息資源得到更細節化的分類，在信息檢索方面提供便利性;另外，信息化管理下將珍貴呈現檔案以電子化形式保存，在安全性上更強。在信息化建設下，城建檔案館的成立可為檔案信息共享提供平臺，讓民眾可對檔案信息更高效的利用，符合“最多跑一趟”的改革理念。

2.3 重視后期檔案管理

在對城建檔案各項數據內容進行收集與歸納之后，后期的管理工作仍需繼續進行。對檔案的搜集金屬于基礎工作，后期應強調城建檔案管理的完善性、真實性與系統性。對管理系統進行定期更新與維護，根據社會需求與時代需求，時刻關注城建檔案管理內容與方式，對檔案內容合理調整，以保障符合民眾使用需求以及城市建設借鑒需求。另外，檔案管理工作需要各單位共同協調完成，項目信息在建設過程中出現的變動應及時標注，以保障檔案的完整性、時效性，避免檔案數據失真。

2.4 成立數字檔案館

隨著城市化建設力度的不斷加大，智慧城市的建設將逐漸受到重視。數字城建檔案館工程更符合新型城市建設需求，類似于人文城市建設，是智慧城市的重要內容之一。數字城建檔案館工程能夠結合當代信息技術，例如物聯網技術、云計算技術、大數據等來滿足城市經濟社會發展需求，實現數據共享、信息服務等，利用數據及高速網絡互操作技術來滿足民眾對城市信息服務的需求。目前我國不少大中型城市已經開展了數字城建檔案館項目建設工作，主要涉及到應用開發、基礎設施、規范制定、數據建設等內容。雖說需要投入一定資金與人力，但從長遠眼光來看屬于必然發展趨勢。目前數字城建檔案館工程應解決好工程電子文件歸檔、檔案網站優化、管藏系統數字化、檔案信息管理等方面的問題。

3 結束語

綜上所述，城建檔案管理在城市化建設背景下必須有所轉型，在信息化時代背景下更符合時代對檔案管理的相關要求，實現城建檔案管理的高效化發展。

參考文獻

[1]傅承安.基于“市域一體”的城建檔案管理分析與研究[J].城建檔案，2017（12）：46-48.

[2]王樹凜.城市化建設背景下城建檔案管理的主要問題及對策分析[J].城建檔案，2018（03）：42-43.

[3]宋大慶.城鎮化背景下城市建設檔案管理的問題與對策研究[J].科技展望，2015，25（11）：203.

[4]郭重慶.探索縣域城鄉一體化鄉鎮建設檔案管理新模式[J].檔案與建設，2015（11）：73-76.

[5]趙屹，王嘉男.留住城市特有的基因——芻議城市建設發展中檔案的作用與檔案館的使命[J].檔案學研究，2016（05）：45-49.