中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

摘 要：在新形勢(shì)下，隨著中職學(xué)校的入學(xué)率全面提升，使得中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題日益呈現(xiàn)出來(lái)，為更好解決中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題，促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理效率的提高。就必須對(duì)當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合問(wèn)題，才能尋找與探索到提高中職學(xué)校檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;現(xiàn)狀分析;對(duì)策

在中職學(xué)校教育教學(xué)管理過(guò)程中，學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校教育教學(xué)管理中的重要組成部分。需要明確解決中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題的重要性，當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理存在管理方法和管理制度等方面的問(wèn)題。

1 中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題和現(xiàn)象仍不樂(lè)觀，在一定程度上不利于促進(jìn)其檔案管理效率的提高，其中主要表現(xiàn)在中職學(xué)校相關(guān)管理者對(duì)檔案管理缺乏正確重視。在教育教學(xué)過(guò)程中，隨著中職學(xué)校招生數(shù)量的不斷增多，相關(guān)學(xué)校管理者將更多的精力和關(guān)注度都放在招生與教學(xué)質(zhì)量的改善方面，在一定程度上忽視了學(xué)校的檔案管理工作，并未有效結(jié)合現(xiàn)代化中職學(xué)校檔案管理需求，來(lái)對(duì)傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和改善。與此同時(shí)，由于中職學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校的教育教學(xué)沒(méi)有直接的關(guān)聯(lián)，使得中職學(xué)校在檔案管理工作方面缺乏相應(yīng)的重視，從而造成中職學(xué)校檔案管理出現(xiàn)不規(guī)范與不科學(xué)問(wèn)題。

1.2 檔案管理方法傳統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的不斷改革和深入，很多多元化與信息化檔案管理方式被應(yīng)用到日常工作中，但是當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作，依然存在檔案管理方法過(guò)于傳統(tǒng)的現(xiàn)象，在傳統(tǒng)意識(shí)的影響下，中職學(xué)校未積極對(duì)信息化檔案管理方式的建設(shè)方面，投入更多的資金和相關(guān)設(shè)備，并且在檔案管理方面，依然以以往的傳統(tǒng)方式為主，未以利用現(xiàn)代化管理方式，建立對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，來(lái)不斷創(chuàng)新和豐富學(xué)校的管理方式。同時(shí)，由于檔案管理方式過(guò)于傳統(tǒng)，也造成中職學(xué)校檔案管理過(guò)程中，主要以手工進(jìn)行檢索和管理為主。這種以手工為主的學(xué)校檔案管理方式，不僅會(huì)增加學(xué)校檔案管理工作的難度，也會(huì)降低學(xué)校檔案管理效率，不利于促進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化管理的進(jìn)一步完善。

1.3 檔案管理制度不完善

中職學(xué)校檔案管理工作要想提高其管理效率，就必須依托相應(yīng)的檔案管理制度來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)管理活動(dòng)的開(kāi)展和實(shí)施。但目前中職學(xué)校相關(guān)的檔案管理制度還不夠完善，未有效結(jié)合學(xué)校檔案管理的實(shí)際工作需求，來(lái)對(duì)檔案管理工作中相應(yīng)檔案的歸檔時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。同時(shí)，由于相關(guān)管理制度的不夠完善，使得中職學(xué)校在檔案管理過(guò)程中，很多檔案資料不能及時(shí)進(jìn)行存入和交接，最終導(dǎo)致相關(guān)檔案資料出現(xiàn)損壞和遺失的問(wèn)題，嚴(yán)重降低中職學(xué)校檔案管理工作的效率。除此之外，檔案管理制度的不完善，也使很多檔案管理人員，不能嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度來(lái)開(kāi)展管理工作，從而導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，難以更好發(fā)揮出檔案本身的價(jià)值和作用。

1.4 各部門(mén)缺乏有效溝通

從目前情況來(lái)看，中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題仍然存在各部門(mén)缺乏有效溝通的現(xiàn)狀，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，各科室之間配合不夠，未有效在檔案管理工作中進(jìn)行協(xié)調(diào)和幫助。并且各部門(mén)在學(xué)校檔案管理工作過(guò)程中，因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)工作上的事情多而繁雜，則向檔案管理人員移交文件或資料時(shí)，有時(shí)會(huì)遺漏部或忘記上交部分檔案與資料，加之部門(mén)之間缺乏有效的溝通和交流，最終在一定程度上給檔案管理人員實(shí)際工作帶來(lái)很大困難，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作中，各科室相關(guān)資料零星、分散，影響其管理效率和質(zhì)量的提升。

2 中職學(xué)校檔案管理的問(wèn)題的有效解決措施

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

一方面，中職學(xué)校管理者和檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，并且結(jié)合相關(guān)法律要求和內(nèi)容，在學(xué)校教育教學(xué)中對(duì)檔案法律知識(shí)進(jìn)行宣傳，不斷提高全體師生員工對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視，從而有效促進(jìn)中職學(xué)校在檔案管理工作過(guò)程中，樹(shù)立全民的檔案管理意識(shí)，充分將學(xué)校檔案管理工作落實(shí)到位。另一方面，中職學(xué)校檔案管理需要嚴(yán)格按照上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際需求和問(wèn)題，創(chuàng)建符合學(xué)校檔案管理工作要求的綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，在綜合檔案管理機(jī)構(gòu)中，充分將全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、學(xué)生學(xué)籍等相關(guān)檔案進(jìn)行整合，建立一體化的學(xué)校檔案管理工作體系。除此之外，學(xué)校也可以采用聘請(qǐng)一名兼職檔案管理工作人員的方式，要求兼職的檔案管理工作人員與學(xué)校檔案管理人員之間相互配合，共同對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，從而有效提高檔案管理工作的有效性，促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理形成檔案工作齊抓共管的局面，真正將學(xué)校檔案管理工作落實(shí)到位。

2.2 采用現(xiàn)代化檔案管理方式

在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展過(guò)程中，中職學(xué)校檔案管理工作要積極結(jié)合信息化時(shí)代的管理優(yōu)勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)，采用現(xiàn)代化檔案管理方式解決學(xué)校以往檔案管理工作問(wèn)題。一方面，在采用現(xiàn)代化管理方式的過(guò)程中，中職學(xué)校檔案管理工作可以結(jié)合信息技術(shù)中的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息探索終端等軟件或技術(shù)，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案的現(xiàn)代化和信息化管理，并且構(gòu)建一體化的中職學(xué)校檔案管理體系，在一體化中職學(xué)校檔案管理體系中，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理中不同材料和資料的整合與收集，并實(shí)現(xiàn)收集、處理、傳遞為一體的檔案信息資料管理方式。

2.3 制定完整的檔案管理制度

中職學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，需要制定完整的檔案管理制度，以相應(yīng)的檔案管理制度來(lái)制約和規(guī)范檔案管理工作方式。中職學(xué)校檔案管理工作可以結(jié)合當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題，建立有效的檔案監(jiān)督與管理制度，嚴(yán)格要求檔案管理工作人員結(jié)合管理制度來(lái)進(jìn)行工作，并且對(duì)于不同門(mén)類、不同載體或不同類型的檔案資料根據(jù)檔案管理制度，來(lái)對(duì)其進(jìn)行歸檔和分類整理，不斷提高中職學(xué)校檔案管理工作的時(shí)效性。通過(guò)建立完整的檔案管理監(jiān)督制度，也可以對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程和方法進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督與檢查，從而有效保證終止檔案管理工作，按照規(guī)定的程序認(rèn)真處理，讓中職學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。

2.4 加強(qiáng)各部門(mén)之間良好溝通

中職學(xué)校檔案管理工作，需要各個(gè)部門(mén)之間的有效溝通和配合，只有各部門(mén)之間相互溝通和配合，才有利于相關(guān)檔案管理人員準(zhǔn)時(shí)和正確收集學(xué)校各科室的文件和資料，促進(jìn)學(xué)校管理效率和管理質(zhì)量的提高。與此同時(shí)，在加強(qiáng)各部門(mén)之間聊好溝通過(guò)程中，學(xué)校可以采用建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的方式，或者檔案管理工作溝通平臺(tái)，引導(dǎo)各部門(mén)人員通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和溝通平臺(tái)進(jìn)行有效的工作溝通，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的接收、傳遞以及資源共享。

3 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)背景下，解決中職學(xué)校檔案管理問(wèn)題，需要中職學(xué)校管理者和相關(guān)檔案管理部門(mén)提高對(duì)檔案管理工作的重視，采用現(xiàn)代化檔案管理方式、制定完整的檔案管理制度，以及加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通，從而更好的開(kāi)展中職學(xué)校檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介

譚荀文（1987-），女，侗族，湖南懷化，本科，助講，研究方向：檔案、聲樂(lè)。