辦公室文書檔案的管理及常見問題探討

梁璐

摘 要：辦公室文書檔案管理的管理水平的高低影響著企事業單位整體管理水平的高低，但是目前辦公室文書檔案管理仍然存在諸多問題影響著辦公室文書管理的管理水平以及企事業單位整體管理水平的提升，因此本文首先對辦公室文書檔案管理的理論進行簡要概述，其次對辦公室文書檔案管理中的常見問題進行詳細的論述，最后有針對性的提出相關改善措施。期望本的論述能夠幫助相關人員更深入的認識辦公室文書檔案管理及其現狀中存在的常見問題，為解決辦公室文書檔案管理中存在的問題提供些許有益的啟示。

關鍵詞：辦公室文書檔案;管理問題;辦公自動化

1 引言

一方面，辦公室文書檔案在單位的發展運營中記錄和保存單位事物各項內容的，是單位決策，進一步發展的重要數據來源，對于單位有重要的作用，因此我們應該加強對辦公室文書檔案的管理;另一方面，辦公室文書檔案的管理是單位整體管理的重要一部分，影響著單位整體管理水平。而現實中辦公室文書檔案管理中存在諸多常見問題嚴重影響辦公室文書檔案管理水平的提升，因此本文有研究的必要性。

2 辦公室文書檔案管理理論概述

辦公室文書檔案管理是指專門人員對記錄著單位發展運營中的各項事務的文書檔案進行保存，整理，歸類等的管理行為。辦公室文書檔案管理經過總結可以得出其具備兩大特點：一是文書檔案管理的目的是收集和保存與單位相關的材料，便于日后查找和利用;二是管理的手段主要是對文件進行收集，分類，編目編冊，妥善保存;三是文書檔案的載體具有多樣性，可以文書檔案性質以及內容的不同可以選擇紙質或者電子等方式。

3 辦公室文書檔案管理的常見問題

3.1 對辦公室文書檔案管理工作的重視程度有待提高

由于單位的文書檔案管理對于單位沒有產生簡單直接的經濟效益或者產生經濟效益的周期較長，因此很多單位沒有認識到辦公室文書檔案管理工作的重要性，對文書檔案管理的重視程度遠遠不夠，因此對辦公室文書管理工作的資本投入很小，進而導致辦公室文書檔案管理混亂，不科學且效率低下。

3.2 辦公室文書檔案管理的銜接脫節

辦公室文書檔案管理需要文書檔案管理的專門人員到各個部門進行檔案收集，然后再進行分類整理進而進行保存，因此涉及到很多部門之間的協作。各個部門負責文書檔案管理的人員與專門負責整個公司的文書檔案管理的部門由于對文書檔案內容以及書寫方式的了解以及溝通不夠導致文書檔案內容以及書寫方式不統一，嚴重影響辦公室文書檔案管理水平。

3.3 辦公室文書檔案管理模式單一且滯后

隨著電子信息化的飛速發展，辦公室文書檔案管理模式也進入信息化時代，但是眾多單位仍然沿用傳統單一的人工方式對文書檔案進行管理，這樣一方面會產生人工誤差;另一方面不便于記錄，查找等管理工作的展開，嚴重影響管理效率，影響辦公室文書檔案管理水平的提高。

3.4 電子文書與紙質文書檔案管理存在問題

紙質以及電子是文書檔案管理的兩大最主要的載體，隨著信息化水平的不斷深化以及電子辦公的普及，電子文書檔案管理所占比重日益提高，雖然電子文書檔案管理相較于紙質更加便于記錄，查找，但是文書檔案的安全性和真實性也受到威脅，很容易被復制或者篡改，因此我們應該倍加關注。

3.5 電子文書檔案管理人員素質有待提高

伴隨著電子信息化水平的不斷深化，我國辦公室文書檔案管理也進入電子化時代，因此傳統的文書檔案管理方式已經不適應時代的發展，對管理人員的計算機操作能力，數據庫操作能力等專業技能以及素質的要求也更高了，因此為了提升辦公室文書檔案管理水平，文書檔案管理相關人員的素質有待提升。

4 辦公室文書檔案管理優化策略

4.1 提高對辦公室文書檔案管理的重視程度

提高單位對辦公室文書檔案管理的重視程度是解決辦公室文書檔案管理中存在問題的首要問題，只要重視起來才能順利開展相關提高辦公室文書管理水平的落實工作。具體可以采用舉辦講座和學習會等宣傳方式讓相關人員尤其是單位的決策層以及管理層了解到提高辦公室文書檔案管理水平的重要性，提高重視程度，進而加大資金投入。

4.2 健全文書檔案管理制度

沒有規矩不成方圓，因此要想保證文書檔案管理工作順利有序的進行就要制定完善的辦公室文書檔案管理制度，讓相關工作人員按照規章制度工作，一方面讓文書檔案管理有標準可以依據;另一方面將文書檔案管理的責任落實到具體的人員，提高相關管理人員的責任意識，促進辦公室文書檔案管理朝著規范化方向發展。

4.3 加強文書檔案管理部門的銜接

做好文書檔案的銜接工作是確保提高工作效率和質量，提高管理水平的關鍵之一。我們首先應該在管理制度中明確文書檔案銜接的相關內容，確立相關標準保證銜接工作順利有序進行;其次應該根據單位實際情況制定好各部門之間銜接工作的具體計劃;第三應該加強各部門之間的溝通交流，統一文書方案管理的內容以及書寫方式，確保文書檔案管理規范化。

4.4 提高辦公室文書檔案管理人員的素質

文書檔案管理人員的專業能力以及專業素質是確保辦公室文書管理水平高低的關鍵因素之一，我們大致可以從兩個方面提高辦公室文書檔案管理人員的素質：一方面定期舉辦計算機操作以及文書檔案管理等方面的培訓會以及學習交流會，培養和提高文書檔案管理人員的專業能力以及綜合素質;另一方面采用物質以及精神獎勵等機制鼓勵相關人員自發進行學習，定期舉辦考試進行考核，對于優秀員工予以物質獎勵或者公開表揚。

5 結束語

綜上所述，對辦公室的文書檔案進行科學合理且有效的管理對于提升單位整體管理水平十分重要，但是目前辦公室文書檔案管理工作存在重視程度有待提高;辦公室文書檔案管理的銜接脫節;辦公室文書檔案管理模式單一且滯后;電子文書與紙質文書檔案管理混亂;電子文書檔案管理人員素質有待提高等一系列問題。本文在對以上問題進行簡要論述的基礎上從提高對辦公室文書檔案管理的重視程度;健全文書檔案管理制度;加強文書檔案管理部門的銜接;做好電子文書與紙質文書檔案的管理工作;提高辦公室文書檔案管理人員的素質五個方面入手對改善辦公室文書檔案管理現狀中存在的問題提出有效策略。期望本文的論述能夠幫助相關人員更深入的了解辦公室文書檔案管理存在的問題，不斷提升辦公室文書檔案管理的科學性以及有效性。

參考文獻

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