人事檔案管理模式的改革探討

莊曉云

摘 要：眾所周知，我們在個人升學(xué)、升職、職稱評定、辦理養(yǎng)老保險等過程都要用到人事檔案。尤其近年來事業(yè)單位改革，事業(yè)單位人才流動加快，檔案管理問題尤其不可疏忽。文章基于此，針對人事檔案管理模式的改革進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理模式;改革

當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，知識經(jīng)濟(jì)迅速興起，人才在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的地位和作用日益突出。現(xiàn)代企業(yè)為了保持足夠的競爭力，會在人才甄選、培養(yǎng)及管理上投入豐富的資源，相應(yīng)的，人力資源部門在企業(yè)管理中的重要性也越來越凸顯。人力資源管理的目的是優(yōu)化配置，知人善用，將員工分配到合適的崗位上去，這需要HR深入了解和熟悉企業(yè)員工，對其有一個公平、公正的考核和評價。而要進(jìn)行全方位了解，則離不開人事檔案的信息支持和共享，科學(xué)、有效的人事檔案管理顯得極為重要。

1 檔案管理中存在的問題分析

現(xiàn)階段，很多單位人事檔案管理尚未擺脫傳統(tǒng)管理模式，費(fèi)時費(fèi)力、效率不高的人事檔案管理存在諸多問題：

1.1 人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高

人事檔案的管理是一項十分繁瑣、專業(yè)性高、連續(xù)性強(qiáng)的工作，這就需要檔案管理人員自身具有較高的素質(zhì)。由于事業(yè)單位進(jìn)行了較大程度的改革，縮減了大量的事業(yè)編制，檔案管理部門更是大受沖擊，削減了大部分的專業(yè)管理人才，檔案管理工作則由其他人員兼任，某些單位則雇傭了臨時人員來進(jìn)行檔案的管理工作。檔案員往往變換頻繁，工作交接不及時、不到位，并缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全不完整，保管期限劃分混亂。

1.2 不重視人事檔案的管理工作

某些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部想當(dāng)然地認(rèn)為，人事檔案的管理工作只要對檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婢涂梢詫⒐ぷ髯龊谩Ｔ诠芾磉^程中，只要不發(fā)生丟失、損壞、遺漏等情況即可，能提供檔案查詢、調(diào)走等服務(wù)即可。且不說管理方式落后可能會造成檔案缺失的問題，單是低效率的檔案管理，無疑會對需要檔案調(diào)度的人員造成困擾。

1.3 人事檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)在我國事業(yè)單位的人事檔案管理仍以紙質(zhì)材料為主，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)按照要求安裝了各類人事檔案管理系統(tǒng)，但是在實際工作中的使用狀況卻不盡人意。人事檔案管理系統(tǒng)在平時只是用來收集、整理、查閱員工的個人基本信息，對其在工作生活中的各類資料并沒有進(jìn)行收集整理，嚴(yán)重缺失重要的數(shù)據(jù)資料，造成了人事檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，大部分管理工作仍舊是依靠手工操作。這樣不利于人事檔案的長期保存，還對其工作效率造成了嚴(yán)重的影響，對需要人事調(diào)動的事業(yè)單位人員會造成困擾。

2 人事檔案管理模式的改革探索

2.1 改革人事檔案管理制度

針對人事檔案管理制度存在問題的情況，需要改革人事檔案的管理制度，具體措施如下：首先，公共部門的人事檔案，需要進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理，采用層層管理的方式，當(dāng)有人員流動的時候，需要按照人事管理的規(guī)定有序的進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，并且要通知相對人檔案的去向。其次，一些私企單位的人事檔案，也需要進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理。用人單位需要按照國家的有關(guān)規(guī)定，為員工建立健全的人事檔案，內(nèi)容要齊全：工作情況、誠信狀況以及工作能力等等。再次，政府系統(tǒng)的檔案需要專門的人員進(jìn)行管理，建立檔案服務(wù)中心，還應(yīng)加強(qiáng)該地區(qū)的流動人員和死亡人員的人事檔案管理。另外，檔案管理行政部門，要加強(qiáng)對各單位人事檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，并提出相應(yīng)的意見和要求。最后，應(yīng)該根據(jù)人事檔案信息的內(nèi)容，建設(shè)人才資源數(shù)據(jù)庫，實施科學(xué)管理，為社會的人才提供咨詢服務(wù)，但是要在維護(hù)相對人的合法權(quán)益的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

2.2 改革人事檔案管理模式

針對人事檔案管理存在的問題，需要改革人事檔案管理模式。具體的改革措施有以下幾方面。首先，改革后的人事檔案管理模式能夠有助于體現(xiàn)選用人才的政策精神，從而有力地促進(jìn)人才的合理的流動。其次，改革后的人事檔案的管理模式能夠有助于構(gòu)建社會的誠信體系，從而更好的服務(wù)于我國的社會檔案服務(wù)。再次，改革后的人事檔案的管理模式能夠維護(hù)公民的權(quán)利，充分的讓公民行使知情權(quán)。復(fù)次，改革后的人事檔案管理的模式能夠多一些公益方面的內(nèi)容，從而免除查閱檔案需要付費(fèi)的制度。改革后的人事檔案的管理模式最明顯的特點(diǎn)應(yīng)是民主性和公益性。所謂的民主性就是充分的讓公民行使知情權(quán)，從而能夠了解自己檔案的內(nèi)容和動態(tài)。公益性是指相對人在查閱人事檔案時候，可以免除相關(guān)的查閱費(fèi)等。計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進(jìn)掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)備，為人事檔案的數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ);其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進(jìn)而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進(jìn)而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進(jìn)行摸底與核實，為國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實可靠的數(shù)據(jù)參考。

2.3 改革人事檔案人權(quán)保障制度

針對于人事檔案管理中存在著人權(quán)保障的問題，需要進(jìn)行以下幾方面的措施進(jìn)行改革。首先，應(yīng)該修改有關(guān)人事檔案的管理制度，去掉以前制度中的不合理部分。其次，需要明確人事檔案中的相對人對自己檔案知情的權(quán)利，可以通過正常的手續(xù)查看到自己檔案中的信息。在一些單位已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的模式，可以通過有關(guān)的規(guī)定允許相對人可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查看到相關(guān)的記錄。再次，應(yīng)該在有關(guān)的規(guī)定上，允許相對人可以對自己的檔案的內(nèi)容提出相關(guān)的修改意見，單位在認(rèn)真的考察后，可以更正相對人提出的修改內(nèi)容。

3 結(jié)語

人事檔案是我國人事管理制的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。當(dāng)前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設(shè)、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展要求。

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