基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案工作中的問題與對策

鄭元凱

摘 要：檔案資源是現(xiàn)代社會醫(yī)院的重要資源之一，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院留存各類信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院檔案的組成部分越來越復(fù)雜，其中不僅包含醫(yī)院人事資源檔案、科室資源檔案、教學(xué)資源檔案，還包括醫(yī)療信息檔案。面對醫(yī)院檔案管理新形勢，醫(yī)院要積極迎合時(shí)代發(fā)展趨勢，提升自身檔案管理水平，進(jìn)行檔案管理模式改革。本文首先提出了目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，最后針對問題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu);檔案管理;有效措施

1 引言

醫(yī)療檔案關(guān)系民生，是全面掌握醫(yī)療信息、準(zhǔn)確鑒定醫(yī)療事故的依據(jù)，在醫(yī)患關(guān)系處理方面發(fā)揮重要作用。2013年，《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》發(fā)布，其內(nèi)容更加詳實(shí)、完善，管理要求更加規(guī)范，特別是順應(yīng)醫(yī)療事業(yè)新形勢的發(fā)展特點(diǎn)，增加電子病歷管理相關(guān)內(nèi)容，明確了電子病歷與紙質(zhì)病歷具有同等效力。由此進(jìn)入新病歷管理模式，醫(yī)療檔案數(shù)字化成為實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案有效規(guī)范管理的重要途徑。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏全面的技術(shù)支持

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，是衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的重要保障。而目前還存在著技術(shù)支持不全面的問題，主要有以下兩個(gè)方面的表現(xiàn)：首先，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)采用的很多技術(shù)，都是被淘汰和過時(shí)的技術(shù)，有些技術(shù)還有安全隱患存在，極容易丟失一些重要的檔案信息。其次，現(xiàn)階段，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)檔案信息管理建設(shè)起步較晚，處于基礎(chǔ)的發(fā)展階段。雖然引入一些先進(jìn)的技術(shù)，但因?yàn)槿狈Ω咚刭|(zhì)人才，因此不能充分運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)。

2.2 醫(yī)院檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度較大

我國醫(yī)院大多為非營利性醫(yī)院，其運(yùn)行發(fā)展資源主要來源于政府支持與自身運(yùn)營管理，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)性扶持逐漸減小，因此，醫(yī)院需要建立企業(yè)化管理模式，從而保證醫(yī)院的正常運(yùn)行，促使醫(yī)院完善“自收自支”運(yùn)行模式。這種情況就決定了醫(yī)院檔案管理工作不僅要滿足醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需求，還要滿足醫(yī)院的企業(yè)管理需求，促使醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容愈發(fā)復(fù)雜，如：成本預(yù)算信息、采購信息、醫(yī)院會議文件、決議及相關(guān)的標(biāo)書、協(xié)議，等等，給檔案管理人員增加了較大的工作難度。

2.3 人力資源不足，工作環(huán)境差，工作難以進(jìn)行

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心資金有限，這就導(dǎo)致單位工作人員數(shù)量有限，所以在檔案管理工作方面無法提供足夠的專業(yè)人才，致使工作難以進(jìn)行。甚至有些社區(qū)中心由于場地有限，存放檔案的空間不足，這就導(dǎo)致大量的文件難以區(qū)分開，對于查閱工作也造成了很大的影響，加之，培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，也使得社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案工作停留在低層次的水平。這很大程度上導(dǎo)致社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作難以達(dá)到專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)。

3 推進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)意識，滿足時(shí)代發(fā)展的創(chuàng)新需求

作為一個(gè)服務(wù)型的行業(yè)，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)主要是為廣大社會群眾服務(wù)，同時(shí)也是面向社會公眾發(fā)布信息資源，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，以此更好地滿足社會公眾的個(gè)性化需求，通過實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，以此提高醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的管理水平。在管理檔案的過程中，還需要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案管理工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，能對檔案管理工作積極主動投入，以此對檔案業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量提供保障。檔案管理人員還要與時(shí)俱進(jìn)，樹立整體理念，能對信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需求給予充分滿足。

3.2 統(tǒng)籌檔案管理資源，應(yīng)用系統(tǒng)思維指導(dǎo)工作

隨著醫(yī)改的不斷深入，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的定位更加清晰，為群眾提供安全、有效、方便、價(jià)廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)和基本公共衛(wèi)生服務(wù)。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的過程中，往往只滿足于單方面一部門的需求，很少應(yīng)用系統(tǒng)思維來指導(dǎo)工作，加之不同檔案分屬不同部門、不同人員分別管理，各自為政，無法建立有效的聯(lián)動，出現(xiàn)了很多重復(fù)性的工作。從左圖我們可以看出，系統(tǒng)思維不幫助我們判斷是好是壞，而是提供一個(gè)整體性的系統(tǒng)思路，完整地了解利弊。不再把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作與其他工作割裂，不再邊緣化社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作者，統(tǒng)籌各項(xiàng)檔案管理資源，為社區(qū)衛(wèi)生中心各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

3.3 完善檔案資源收集工作

基于現(xiàn)代社會醫(yī)院檔案資源復(fù)雜、數(shù)量較多的情況，醫(yī)院要開展檔案管理模式改革，就要完善現(xiàn)有的檔案資源收集工作，建立相對健全的檔案管理機(jī)制，為檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案資源管理工作流程較為復(fù)雜，其中信息收集、資源整理、分類、信息歸納、歸檔保存是較為基礎(chǔ)的工作，檔案管理工作人員要做好這些基礎(chǔ)性工作，明確檔案信息收集范圍，對醫(yī)院各科室的成本、預(yù)算、決算等信息進(jìn)行收集，定期對各科室的醫(yī)療案例信息進(jìn)行搜集與管理，對醫(yī)院對外活動的招標(biāo)行為所產(chǎn)生的協(xié)議與合同進(jìn)行搜集與管理。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員還要嚴(yán)格遵守檔案管理流程，遵守檔案信息的收集與管理流程。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)還處于初級發(fā)展階段。為了真正健全和完善信息化系統(tǒng)，需要多方努力，為順利開展檔案管理的信息化建設(shè)提供保障。衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)遵循循序漸進(jìn)的原則，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案系統(tǒng)管理，與實(shí)際工作情況相結(jié)合，建立和健全檔案管理制度。通過不斷完善和調(diào)整各項(xiàng)規(guī)章制度，解決不斷涌現(xiàn)的新情況和新問題，以此促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。

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