淺談新時期下機關檔案管理工作面臨的困境與出路

魏丹 那顥

摘 要：隨著我國各項事業的綜合發展，對機關傳統的檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰。檔案管理工作作為促進機關事業單位穩定發展的重要文書工作基礎，在單位發展的過程中具有不可取代的重要地位。隨著我國全面進入信息時代，我們要善于總結檔案管理工作的新特征，才能促進檔案管理工作在新時期下穩步推進。本文圍繞新時期下機關檔案管理工作中面臨的困境及出路展開探討，旨在切實為提高機關檔案管理的工作質量提供一點微弱的幫助。

關鍵詞：新時期;檔案管理;困境;出路

隨著信息時代的全面來臨，對機關檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰。檔案管理看似游離在機關核心工作的范圍外，實則在推動單位建設和穩定發展的過程中具有至關重要的作用。在信息時代下，檔案管理工作僅依靠傳統的工作模式和工作方法，單位將難以適應新時代的發展。因此，作為機關檔案管理工作人員，應當不斷提高認識，加強自身檔案管理專業水平建設，客觀的分析新時代下檔案管理工作面臨的困境，提出切實可行的解決辦法，力求在單位發展的過程中充分發揮檔案管理工作的重要內容。

1 新時代下機關檔案管理工作的重要性分析

當機關在開展各項工作之余，檔案管理也就隨之自然而然的產生了。檔案作為見證機關單位發展的重要文書資料，是一個單位發展的根基，做好檔案管理工作，既是單位一如既往取得發展的重要途徑，同時也是機關單位應對時代變化的有力武器。此外，檔案還具有諸多重要性，例如它是機關單位發展史的客觀見證，具有一定的法律參考作用;又比如檔案的存在記錄了人們對推動單位發展所做出的種種努力，能夠讓后來的人們清楚的認識到前人為單位發展做出的努力，與此同時又避免了人們在進行某些決策時“走錯路”[1]，同時達到了在無形中強化了機關單位凝聚力和向心力的管理目的。

2 當前機關單位在檔案管理工作中面臨的困境

2.1 缺乏對檔案管理工作的客觀重視

盡管當前我國各類機關單位檔案管理工作都有著明確的要求，但是在單位常規發展的過程中，檔案管理工作往往還是很多單位發展中的軟肋。一是檔案管理在單位核心工作中的地位邊緣化，很多機關單位沒有成立專門的檔案管理部門，此舉雖然能夠降低檔案管理工作的成本，但是卻在無形中增加了檔案管理工作的難度;二是由于沒有意識到檔案管理工作對推動機關單位發展的重要性而降低了對檔案管理工作的重視程度。檔案管理的作用不僅對機關單位發展史的見證，更是新時代下檔案管理結合信息技術對機關發展中的各項數據展開綜合分析的載體，是機關單位制定發展規劃的依據。但是當前，我國大多數機關單位在開展檔案管理工作的過程中，往往還是只保留了檔案管理的記錄功能，沒有深入挖掘檔案管理的價值，自然也就難以對檔案管理工作加以客觀的重視。

2.2 檔案管理人員專業水平不夠

機關檔案管理工作人員的專業水平不夠是新時代下機關檔案管理工作出現瓶頸的關鍵原因之一。對于檔案管理工作而言，往往具有一套嚴格的流程，從存檔—保管—檢索這一系列的操作中，都應當嚴格的體現出檔案管理人員的專業性。但是目前，我國機關單位檔案管理人員隊伍中，人員素質在新時代下尤為難以適應檔案管理工作的開展，加之檔案管理的工作量通常比較大，有些機關單位中負責檔案管理的人員只是兼職，檔案管理的工作效率更加得不到保障。由于人員的專業水平不夠，久而久之對機關單位開展檔案管理而言形成不可逆轉的負面作用，檔案的延續性難以保證，削弱了檔案對推動機關單位發展的作用和價值[2]。

2.3 檔案管理信息化建設緩慢

新時代下，將傳統的檔案管理工作同信息技術相結合是機關檔案管理工作的必然趨勢。在信息技術的支撐下高效開展機關檔案管理工作，需要機關單位樹立檔案管理信息化建設的意識和工作理念。但是在工作實踐中，機關信息技術和信息設備的提供跟不上機關開展檔案管理的實際需求，導致檔案管理工作建設滯后，不利于機關開展檔案查詢和檔案管理工作。在傳統檔案管理工作向信息化建設推進的過程中，由于專業指導不夠、工作量大以及硬件設備缺乏等原因，推進的速度不理想，導致機關單位檔案管理工作向信息化轉變的難度進一步加大，不利于新時代下機關單位開展檔案管理工作。

3 新時代下加強機關檔案管理工作的出路建議

3.1 樹立科學的管理理念

在信息化建設的大環境下，將傳統的檔案管理工作實現電子建檔逐漸成為新時代下機關檔案管理工作的發展趨勢。在這種形式下，機關單位應當進一步樹立科學的檔案管理工作理念，不斷提升電子檔案的管理技術和管理水平，將紙質檔案和電子檔案實現一體化管理。這就需要檔案管理人員對檔案收集、檔案存儲和檔案檢索等環節加強認識，通過樹立科學的電子檔案管理理念，提高對電子檔案的優勢認識，定期組織檔案管理工作者進行統一的培訓，為新時代下開展好檔案管理工作奠定基礎。

3.2 加強對檔案管理工作隊伍的培養

機關單位應當認識到，檔案管理隊伍的素質是決定單位發展的關鍵因素。加強對檔案管理的重要性的認識是提升新時代下機關開展檔案管理工作效率的第一步，此外還應當加強對管理人員隊伍的建設和培養。在新時代下，對檔案管理工作人員的要求發生了轉變，既需要管理隊伍掌握檔案管理的基本技能，同時又需要其結合現代化管理理論和信息化操作技能實現檔案管理工作的現代化轉變。在機關檔案管理工作實踐中，檔案管理崗位人員與上述要求存在顯著的差距。新時代下，要求機關檔案管理工作人員具備以下素質：一是需要檔案管理工作者具備較強的政治素質。機關工作本身是一項有著較強政治性的工作，需要檔案管理工作者具備一定的事業心及責任感，樹立愛崗敬業、保守秘密等基本的職業操守，能夠在崗位上艱苦奮斗、樂于奉獻;二是需要檔案管理工作人員具備與時代發展相適應的業務技能。除了基礎的檔案管理技能，尤其要重視計算機應用能力建設，為適應檔案管理現代化發展奠定基礎。

3.3 提升檔案管理的數據服務能力

新時代下開展檔案管理工作的主要方向就是建設信息化檔案管理流程，不斷提升檔案管理對推動機關單位發展的數據服務能力。檔案管理的一個主要職能就是對檔案進行二次開發和利用，傳統的紙質檔案查詢起來難度較大，而信息化建設后，檔案信息進行數據錄入，在對檔案進行開發和利用時將容易很多[3]。例如，某退休多年的職工社保卡遺失補辦，需要到單位進行檔案調閱核對，若職工在異地，查詢檔案工作的難度更大，并且需要經過更多的審批程序，消耗了大量的時間成本和人工成本。若檔案數據實現了聯網管理，在檔案查詢時只需要根據職工的注冊信息，則能夠輕松實現檔案信息自主查詢，最大限度減輕了檔案的查詢成本，提升檔案管理的服務能力。

4 結語

綜上所述，隨著我國社會的發展，傳統的檔案管理工作在新時代下也被賦予了不同的意義。新時代下，檔案管理工作面臨著新的發展困境，但只要我們正確的認識對待，這些困境也有可能成為推動機關單位發展的有利契機。因此，在機關單位開展檔案管理的工作中，需要進一步樹立科學的管理意識，規范檔案管理流程，提升檔案管理信息化建設效率，進而促進檔案管理在推動單位發展中切實發揮作用。

參考文獻

[1]花再娟.信息化背景下機關文書檔案管理[J].辦公室業務，2018（24）：111.

[2]洪源清.機關數字檔案室建設的實踐與思考[J].中國檔案，2018（12）：38-39.

[3]張海艷.機關文書檔案管理工作開展現狀、存在問題及對策[J].檔案天地，2018（11）：50-53.