大數據時代高校檔案管理工作思路分析

摘 要：現在的時代，就是互聯網的時代，人們的工作和生活都需要信息技術的支持。高校想要健康可持續的發展下去，那么就必須要順應時代潮流，將信息技術完美的融合入日常的工作之中，提升教學質量和管理質量，為國家培養一批又一批的優秀人才。因此，高校必須要創新和改革自身的檔案管理工作，更新管理內容，在大數據的時代背景之下，迎難而上，滿足社會發展需求。筆者在本文之中，就如何開展高校檔案管理工作，提出了相關的創新策略，旨在促進檔案管理工作質量的全面提升。

關鍵詞：互聯網;大數據;高校;檔案管理;創新;思路

這些年來，互聯網行業蓬勃發展，極大的滿足了人類的各種需求，推動了社會的發展。在這個信息技術無處不在的社會之中，想要不被時代所淘汰，就必須要順勢而為，把握信息技術的優勢，為己所用。高校的檔案管理工作亦是如此。想要提升自身的管理水平，就必須要實現信息化管理，保證學生信息的準確性和全面性，為學校和師生提供更優質的服務。

1 實現高校檔案管理信息化的必要性

1）現實需求。檔案管理工作，是高校運營過程中十分重要的組成部分。高校的學生數量龐大，直接就決定了檔案管理工作的復雜性和繁瑣性。每年新生入學時，要進行檔案的整理和收集，每年學生畢業時，也要進行相應的補充和派發。在平時的考試過程中，還要在檔案中記錄學生的成績，了解學生的日常行為等。這些年來，我國的綜合國力在不斷提升，人們對于教育的重要程度也越來越高，檔案管理所涉及的內容也越來越多。[1]不單單是要記錄學生的成績，還要將學生的科研成就，日常表現等記錄在冊。在這樣的背景之下，高校必須要抓住大數據的優勢，及時的改革和創新自身的檔案管理手段，更加高效的完成檔案管理工作。

2）大數據本身所具有的優勢。借助大數據進來檔案管理，能夠有效的提升管理質量和管理效率。眾所周知，現在我國各個高校的學生檔案，基本上都是紙質檔案。在信息技術如此發達的現在，紙質檔案顯然已經阻礙了日常的管理進程。紙質檔案需要工作人員花費大量的時間和精力去尋找和整理，效率非常低。借助大數據，借助信息技術，就可以快速的錄入所有學生的信息資料，在查找的時候，只需要通過檢索功能，就能夠快速的找到目標檔案，大大縮短了工作時間，提升了工作效率。同時，大數據還具有分析功能，可以對學生們信息進行非常詳細的整合，掌握學生的心理動態、政治思想、日常表現、學習成績等。通過對這些內容的整理和分析，生成一份報告，為學生日后的發展提供幫助。[2]

3）高校檔案管理存在問題。隨著社會的不斷發展，信息技術也逐漸開始走入高校之中，有效的便利了高校日常工作，促進了高校的健康發展。近幾年，高校開始進行電子檔案管理，但是由于缺乏管理經驗，使得問題頻發。首先，高校有許多的部門，每個部門所指定的檔案管理標準都各不相同，導致在收集檔案、錄入檔案、整理檔案時，從總會出現各種各樣的矛盾，阻礙了電子檔案的管理進程;其次，每個學校都有自身的檔案管理軟件，幾乎是各不相同的，這在一定程度上，使得高校和高校之間建立了隔膜，無法及時實現資源共享;最后，很多高校都沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏對管理人才的培養，也沒有完善的管理制度。使得管理工作不盡如人意，降低了檔案管理的質量，無法發揮檔案管理的真正價值。

2 大數據時代高校檔案管理工作思路分析

高校必須要注重電子檔案管理工作，加強政策支持和資金幫助，善于開發和利用檔案信息，以此來滿足社會的發展需求，培養更多的優秀人才。

1）緊跟時代潮流，轉變原有觀念。在互聯網的背景之下，人們不論是生活還是工作都發生了翻天覆地的變化。高校的檔案管理工作也必須要及時進行改革，轉變原有的共工作理念，了解大數據的重要性，建立大數據意識，在此基礎之上，開展檔案管理工作。作為管理人員，一定要逐漸的適應現代管理方式，突破傳統的管理框架，提升服務意識，實現檔案的數字化管理。

2）建立統籌協調機制。檔案管理是一項復雜且繁瑣的工作，在管理的過程之中，勢必要涉及到各個部門。因此，筆者認為，高校必須要結合自身的實際情況，構建統籌機制。通過統籌機制，將人事處、財務處、學生處、圖書館等多個部門進行有效的融合，實現資源共享，提升管理效率。[3]

3）培養現代化的檔案管理觀念。首先，要加強宣傳力度，強調檔案管理的重要性;其次，要積極的普及現代化檔案管理理念。高校在開展宣傳工作時，可以從以下角度切入：隨著大數據時代的到來，檔案管理工作會受到什么樣的影響;在信息技術蓬勃發展的今天，檔案管理工作需要如何改革和創新，才不會被時代所淘汰;檔案管理的身份定位需要進行怎樣的轉變。而在宣傳管理理念時，則要深入的強調理念內容，將檔案管理和大數據緊密的結合在一起，改變管理人員的管理思想，轉化為服務型功能。

4）規范檔案管理工作。想要保證檔案管理的質量，就必須要保證檔案信息的真實性和全面性。只有這樣，才能夠實現大數據技術的真正價值。然而眾所周知，檔案信息里面的很多內容，都屬于學生的隱私，是不能夠被透露出去的。如果因為管理人員操作不當或者是惡意操作，將學生的隱私泄露出去，那么就會傷害學生的隱私權。所以，高校必須要規范檔案管理工作，提升工作人員的工作質量，保證檔案管理的規范性。[4]

5）培養一支優秀的檔案人才隊伍。在互聯網的背景之下，高校的一些的工作人員在進行檔案管理時，會出現力不從心的情況。這說明，有的工作人員的知識儲備和專業技能，已經無法緊跟時代的步伐，如果不能夠及時的改進和完善，勢必要被時代所淘汰。所以，高校必須要定期開展培訓活動，培養管理人員的專業技能，豐富他們的知識結構，帶領他們學習先進的管理經驗。[5]同時，還要加強力度，培養高質量的信息人才。眾所周知，優秀的網絡人才是高校檔案管理部門所欠缺的。因此，在招聘的時候，高校要注重此類人才，在合理的范圍之內，開出優渥的薪資條件，吸引人才，為己所用。另外， 為了能夠提升管理人員的工作效率，高校還可以開展技能評選活動，以此來監督和鼓勵工作人員不斷學習，不斷強化自我，提升他們的管理水平，促進高校檔案管理事業的健康可持續發展。

6）尋求外界資源的幫助。高校的最大責任就是教書育人，為我國培養出更多的優秀人才。在如何組建數據庫、購買服務器等方面，明顯力不從心。這其中涉及到許多精細的信息技術，必須要有專業的大數據公司來進行長期的維護。因此，高校可以選擇尋求外界公司的幫助，與此類型的公司建立長期的合作關系。[6]由外界的公司來搭建數據庫，開展日常的維護和運營，而高校則負責收集學生的信息。雙方互相合作，能夠有效的節約高校運營成本，降低不必要的麻煩，同時還能夠提升檔案信息的專業性和安全性。

3 結束語

“磊落星月高，蒼茫云霧浮。大哉乾坤內，吾道長悠悠。”就我國高校的發展現狀而言，檔案管理工作還有著十分廣闊的進步空間，需要進行不斷的改革和完善。因此，高校必須要注重電子檔案管理工作，培養一批優秀的管理人才，制定科學的管理策略，豐富管理手段，學習先進的管理意識，不斷的提升管理質量和管理水平，發揮大數據的真正作用，促進高校的健康可持續發展，為我國培養出更多的優秀人才。

參考文獻

[1]魏勇，靳京陽，馬晨陽，等.大數據時代下高校電子檔案管理問題及對策研究[J].邢臺職業技術學院學報，2019，36（3）：47-49.

[2]曾小輝.大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新[J].中小企業管理與科技，2019，（20）：19-20.

[3]王玉宗.大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].辦公室業務，2019，（14）：155.

[4]王倩.大數據時代高校學生管理工作信息化建設現狀與對策[J].時代報告，2019，（14）：206-207.

[5]趙宏.大數據時代的高校圖書館讀者服務工作策略[J].各界，2019，（18）：115.

[6]馬紹帥.大數據時代下高校后勤管理信息化建設探討[J].湖北開放職業學院學報，2019，32（17）：66-68.

作者簡介

李詠沙，女，山東文登人，研究方向：檔案管理。