淺談基層檔案工作存在的問題及對策

毛春秀

摘 要：在單位發展的過程中，對于基層檔案管理工作的開展水平直接影響著其自身的發展效率以及社會競爭力。對此，為了優化基層檔案工作，各位檔案工作人員就要立足于實際，對現階段我國基層檔案管理工作進行分析，從各個角度出發，對基層檔案工作進行審查，尋找其中存在漏洞的地方，并且針對其中的問題進行創新和改革。

關鍵詞：基層檔案;管理工作;存在問題;應對策略

在我國社會發展的過程中，檔案管理工作一直都是機關單位內部運行的重要組成部分， 科學有效的基層檔案工作，可以顯著的提高各單位的工作質量以及檔案處理的工作效率，同時這也是維護和保留單位發展過程中最具真實性的資料的主要手段。但是，現階段而言，在很多單位開展基層檔案管理工作的時候，對于檔案的歸檔處理、分類整理等工作并未高效的落實。常常會導致有些重要的檔案材料， 不能在第一時間內查詢到，甚至會將有用的檔案材料丟失。這些檔案管理工作出現的漏洞和失誤，會為正常的基層檔案管理工作帶來很多不必要的麻煩。因此，對于基層檔案工作的改革和優化工作迫在眉睫。

1 基層檔案工作中主要存在的問題

1.1 領導班子對檔案工作的認識不夠深刻

現階段來看，我國各個單位在開展各項工作的時候，對于基層檔案工作的重視程度往往不夠高，首先是領導班子沒有深刻的認識到基層檔案工作對于單位發展的意義，其次還有各檔案管理的工作人員沒有緊抓基層檔案工作的要點，在工作中的積極性不高，科學化管理的意識不夠強。基層檔案工作得不到重視，在單位的年初計劃、年中部署、年末工作總結中，對于基層檔案工作的管理和處理情況沒有形成系統的工作項目以供領導和員工進行學習、研究。而且，因為各個單位在發展的過程中所產生的檔案材料并不只是書面形式的材料，其中還包含了各種影像、聲像資料等，涉及到了單位發展過程中方方面面的內容。這些檔案種類繁雜、內容豐富，有會計檔案、人事檔案、后勤檔案等等，在工作中若是不能對其進行合理的劃分整合，那么出現錯誤的概率將會大大提升，對單位基層檔案工作的順利開展非常不利。單位的領導班子在處理基層檔案信息的時候，有時候會招聘外界專業素養不達標甚至業余的兼職人員，因為專業能力的缺乏，這就會導致基層檔案工作的效率受到限制。對于在編的檔案工作人員，面對他們精心完成、一步步核查、落實的檔案工作成果，最終卻得不到單位、領導的重視，極大的打擊了這部分工作人員的工作積極性，也影響了他們對于基層檔案工作的認識和態度。

1.2 基層檔案的收集存在困難

對于基層檔案工作的管理，不僅需要領導班子和各檔案管理工作人員提起相應的重視，同時還需要各工作人員在進行基層檔案管理的過程中積極搜集本單位發展過程中的各種檔案信息，配合相關部門對檔案信息進行整合。但是，在實際的工作過程中，雖然檔案的收集工作是基層檔案工作中最為主要、基礎的一部分，但是各員工卻不能積極配合相關的檔案搜集工作人員對檔案信息進行搜集。各個部門在進行項目工作的過程中，對于具體的工作信息，不能及時、全面的反饋給基層檔案管理工作人員，在配合檔案部門進行檔案搜集工作方面的積極性有待提升。同時，在單位內，因為各種工作累積在一起，員工為了為自己工作的開展創造便利，對于工作中常用的檔案資源，他們可能會隨意拿取。[1]在使用的過程中不注意對檔案資料的保護，可能會造成原始信息的缺失和損壞。在使用完成之后，有一部分員工因為不想在下一次使用的時候重復查找，不能主動的將檔案資料歸還于原處。基層檔案的隨意流通、隨意存放，導致檔案工作人員在進行基層檔案工作的過程中常常會找不到相應的檔案，為檔案的管理造成了很大的困難。歸根結底，在基層檔案管理工作中出現這種現象，最主要的原因還是單位對于基層檔案工作的約束性制度存在漏洞，缺乏一套系統、完善的制度體系約束各個工作人員的檔案使用行為。這種制度上的漏洞，讓員工認為檔案工作對于單位的運行并不重要，領導并不重視，從而忽略了對于檔案信息的管理和保護。

1.3 管理人員專業素養有待提升

除去完善的檔案管理制度，個別單位在基層檔案工作的過程中，具體配備的檔案管理工作人員自身的專業素養也有待提升。因為各單位發展的過程中，會出現各種各樣的檔案信息，對于不同基層檔案的處理方法也不盡相同，這就對檔案管理工作人員提出了比較高的要求。各檔案管理工作人員不僅要具備扎實的基礎技能，還要能夠在眾多的檔案信息中及時、準確的辨別出不同類型的檔案，為其選擇合適的處理方法，保證基層檔案的正確處理和科學管理。但是，有一部分單位在檔案工作人員的配備上，常常會招聘一些短期的兼職人員，并沒有正式的編制。這些人員對于檔案工作的了解程度都不夠深刻和全面，在處理檔案信息的過程中專業性不夠強。[2]即便是在職的正式檔案工作人員，也沒有在時代發展的過程中，根據基層檔案管理的需求對自身的專業技能進行優化，對于新形勢下新的檔案管理知識汲取不夠。因為檔案工作人員的專業素養有待提升，常常會導致檔案工作出現交接延遲、管理不完善、管理出錯率比較高等現象。

2 基層檔案工作中具體問題的解決對策

2.1 加深領導班子以及工作人員對檔案工作的認識

對于基層檔案工作中存在問題的解決，首先需要領導班子提升對基層檔案工作的認識，以客觀和全面的態度去看待檔案處理工作。只有這樣，才能影響各個部門、各個基層員工，使他們提升對基層檔案工作的重視程度，在單位內部營造良好的檔案工作氛圍，讓各個部門配合在一起，提升檔案工作的效率。各領導應該將基層檔案管理工作與單位其他的工作發展目標結合起來，督促各部門在進行工作處理的過程中及時形成相應的文件信息，呈交給檔案部門，以便對相關信息進行處理。檔案部門應該將各部門遞交來的部門工作內容細化為若干個部分，同時要將責任具體到人，確保基層檔案工作的效率。

2.2 完善管理制度，加強基層檔案工作的信息化建設

各單位要積極的完善自身的檔案管理制度，制定激勵制度、監督制度等，將檔案工作職責細分，保證基層檔案工作的方方面面都能夠得到落實。同時，各單位還要引入現代化的檔案管理設備和技術，將基層檔案工作向信息化靠近，借助科技新成果提升基層檔案工作的水平。[3]通過大數據技術先對基層檔案進行收集，再通過信息共享促使檔案部門能夠對基層檔案進行處理。這種線上的檔案管理模式，一方面使基層檔案管理更全面，另一方面還能提升基層檔案的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的專業素養

各單位要注重對基層檔案管理人員自身專業素養的提升，避免引入過多的兼職人員，降低基層檔案工作的效率。單位要注重對檔案工作隊伍建設的加強，在不斷的培訓、考核中篩選出工作能力強、工作理念先進、政治立場堅定、責任心強的員工，先對他們進行適當的表彰，鼓勵他們發揮優秀員工的影響力，帶領其他同事共同努力，提升基層檔案工作水平。

3 結語

總而言之，在進行基層檔案管理工作的過程中，為了保證檔案信息的全面性、安全性以及管理的科學性，各基層單位以及工作人員應該積極的結合現代社會發展的需求，引進先進的工作理念，對照自身的基層檔案工作情況，仔細審視其中存在的問題，并借助創新性的方法對其進行處理。

參考文獻

[1]黃雪梅.淺析基層檔案工作存在的問題及建議[J].山東青年，2017.05.

[2]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學概論[M].中國人民大學出版社.2006.05.

[3]任威.淺析基層檔案管理在新形勢下的發展出路[J].基層建設，2017.06.