大數據背景下高校檔案管理模式轉型研究

辛健

摘 要：隨著信息化時代的到來，數據量正在迅速膨脹，數據決定著未來發(fā)展，各行各業(yè)都應當意識到數據爆炸性增長帶來問題的隱患，可以肯定的是隨著時間的推移與科技的發(fā)展，大數據在商業(yè)、經濟及其他領域當中，它的決策性與分析性必將處于關鍵性地位。高校檔案管理模式也會處于一個變革時期，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能夠適應新時代的需求，大數據背景下高校檔案管理工作現狀出現越來越多的問題與矛盾，這給管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)與沖擊，面對此種情況，高校檔案管理模式勢必會以大數據作為基礎進行新的變革，以全新的管理理念建立健全檔案管理機制、加強專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。

關鍵詞：大數據背景;高校檔案;管理模式;轉型

大數據時代的到來讓社會進入了一個高速發(fā)展的社會，越來越多的行業(yè)應用彰顯了大數據分析的優(yōu)勢，它不僅促進了數字化管理模式的發(fā)展，同時也加速了傳統(tǒng)的管理模式的信息化轉變，更加適應現代化時代發(fā)展的潮流?；ヂ?lián)網技術的進步使云計算與大數據等概念迅速得以普及與發(fā)展，越來越多的領域及行業(yè)通過運用大數據來進行行業(yè)數據的模擬與分析，因其具有傳統(tǒng)管理方式不可達到的高效性與精準性特點而大受好評，大數據背景下高校檔案管理模式促進了檔案管理方式的進一步優(yōu)化，使紙質化管理逐步向高科技數字化管理轉變，這不僅提高了辦公管理效率，也使數據的準確性穩(wěn)步提高。

1 大數據被運用于高校檔案管理的優(yōu)勢

大數據背景之下高校檔案管理模式會發(fā)生大的變革，然而任何傳統(tǒng)事物向新生事物轉變的歷程都是漫長的，不可能一蹴而就，在變革的過程當中會遇到各種各樣的新機遇與新挑戰(zhàn)，高校檔案管理部門必須要認清變革方向，以順應信息化數據發(fā)展的趨勢為主要方向進行檔案管理模式的更新與改革，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理的落后方式，從管理理念下手，將以往舊的“重管理、輕利用”的管理思維適時扭轉，從根本上要完善管理人員的專業(yè)知識體系，這樣才能適應新時代對檔案管理的新要求[1]。

1.1 促進了高校檔案管理制度的完善與建立

高校檔案管理傳統(tǒng)的管理模式是紙質化管理，在管理效能方面根本體現不出檔案數據的優(yōu)勢，資料立卷也是絲毫無系統(tǒng)化而言。大數據信息化背景之下 高校檔案管理制度能夠將這些零散的信息與資料進行準確的登記和錄入，促進了檔案信息的完整化與電子化，這是一個質的飛躍，可以說它進一步加速了高校檔案管理制度的完善與建立，使之能夠利用電子計算機網絡系統(tǒng)將檔案的信息進行準確性與完整性的編排，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

1.2 突破了檔案管理在時間與空間上的限制

傳統(tǒng)的高校檔案管理制度對時間與空間的限制是非常明顯的，檔案管理的可操作性常常受到管理人員上下班特定時間與工作場所的制約，而大數據時代的到來完全顛覆了傳統(tǒng)檔案管理制度的限制，檔案管理人員可以突破時間、空間的限制進行管理操作，在工作效能方面實現了大跨越。檔案管理人員可以隨時隨地的進行資料地翻閱與歸檔，在穩(wěn)步提升工作效率的同時還能夠使操作者之間通過網絡增進溝通，便于工作上的管理與信息服務質量的提高。

1.3 更有利于檔案資料的整合

傳統(tǒng)的檔案管理在信息整合上不僅繁瑣而且歸檔效率不高，往往是針對一項資料的內容反復的查閱資料結果往往不盡人意，耗費大量的工作人員投入過多的時間去進行這種文件的歸檔與整理，很多時候得到的結果仍然不滿意。大數據時代下的今天，這樣的問題迎刃而解，檔案管理人員只需要在計算機上把相關的內容進行分類錄入，隨時就可以把相關的內容進行搜索分類，不僅結果清晰明了，還極大解放了檔案管理人員，讓高校檔案管理更加趨于系統(tǒng)化與人性化。

1.4 加快了信息資源共享

所謂資源共享就是在多臺計算機或多個用戶之間，通過網絡與硬件軟件的輔助把有效的資源進行合理化的分配，它在計算機使用率提高的同時也將資源進行了共享分配，有效實現了協(xié)調管理避免混亂的作用。這是一種現代信息化社會所推崇的共享理念，也是大數據時代檔案資源管理的最大優(yōu)勢，它依托于云計算與數據挖掘等新興科技力量，建立高校檔案信息資源庫，將這些有限資源合理化共享，實現了最大限度提升數據資源的自身價值。

2 高校檔案管理的現狀及存在的問題

高校檔案工作在全國檔案發(fā)展事業(yè)中是具有特殊性質的一部分，早期的高校檔案管理由于計算機的普及率低，電子信息化發(fā)展慢，檔案管理大多是人工操作，不僅效率不高，準確率低下，而且會耗費大量的人力與物力，普遍存在的問題主要體現于以下方面：

2.1 高校檔案管理部門對管理模式轉型認識欠缺

當前很多高校管理對檔案管理重視度不足，認為檔案管理就是對現有的檔案進行收集、整理與歸納，加強其保存的有效期限，但事實上檔案管理是一項非常嚴謹與規(guī)范的工作，是一個擁有復雜操作系統(tǒng)的工作，但檔案管理部門卻不能清楚地認識到檔案管理變革勢在必行的轉換趨勢，在當前大數據已全面到來的時代，不利用現代化數據管理模式的思維進行檔案管理，面對檔案中存在的遺漏與缺失就不可能從種類繁雜的數據中提取有效資料進行信息健全，從而無法發(fā)現高校運轉當中所存在的具體問題，會阻礙到高校檔案管理的進一步科學化發(fā)展[2]。

2.2 檔案歸檔制度不健全

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式相對落后不僅表現在檔案統(tǒng)計相對封閉，最大的缺陷在于檔案歸檔制度的不健全，高校檔案管理部門的專業(yè)檔案門類紛雜，統(tǒng)計檔案工作人員需要從各部門收集整理相關統(tǒng)計檔案，進行歸類、編排和整合等一系列復雜的工作，沒有信息化計算機應用的輔助這些工作內容不僅浪費大量的時間和人力，同時純手工化的歸檔手段致使這些資料與數據抗風險力差，成本高與耗時久是一方面問題，隨時年限的推移很多字體的模糊變形會造成檔案缺乏的問題，而這些問題的修復與整編又將耗費更多的時間與精力，大數據時代下健全檔案歸檔制度，促進信息化管理模式則是提升高校檔案管理工作的唯一有效途徑。

2.3 專業(yè)的檔案管理人才缺乏

傳統(tǒng)高校檔案管理部門對人才的重視度不夠，認為這是一項大眾廣泛型工作，任何人都可以勝任，在強化檔案管理人才隊伍建設上力度欠缺，大多從事這項工作的人員也并非是專業(yè)檔案學出身的，對檔案系統(tǒng)化管理的專業(yè)知識不足，實際工作當中沒有具體的工作流程作為參照，也不熟悉檔案數據庫建立的原理，從而形成了管理模式僵化、信息數據收集能力不強等各種問題[3]。面對大數據時代背景，高校信息數據應當有日趨細化的分類與精準的歸納，但人才的缺乏嚴重制約了數據檔案管理與編輯的實際工作，導致了高校檔案管理工作仍然滯后的現狀。

3 大數據背景下高校檔案管理信息化建設研究的措施

在信息時代人們的生活無時無刻不被數據所籠罩，這種新的數據模式在改變人們日常生活的同時也改變了以往的高校檔案管理工作，對此我們高校的檔案管理工作要從以下幾個方面進行探索和改革，從而適應時代的要求：

3.1 從思想意識上切實提高重視度

如果說高校檔案管理信息化建設的首要問題是什么，那么從意識上提高重視度就是無法繞開的首要問題[4]。很難想象一個高校如果校領導層面對檔案管理工作不關心也不重視，那么下面的各級工作者會有什么主動作為。所以，必須要讓大家轉變思想觀念，轉變以往弱化檔案管理的積弊，要從全局出發(fā)充分意識到高校檔案管理信息化建設的深遠意義，要給高校教職工解釋清楚這一信息化建設會給他們帶來什么樣的利益。筆者認為只要能夠把檔案管理信息化建設和教職工的切身利益相掛鉤，真正能讓教學檔案為教職工服務，就一定會激發(fā)大家的參與度?！氨娙耸安窕鹧娓摺保匾獣r可以在高校內部建立相關工作小組來具體研究檔案管理信息化建設措施，從而穩(wěn)步推進工作的開展。

3.2 做好檔案管理工作的資金和配套保障

要保障信息化檔案管理建設中經費的充足，必須從經費上給予足夠的支持，常言道：“巧婦難為無米之炊”，如果沒有充足的資金作支持，難免會出現半途而廢的不利情況發(fā)生，這對于相關工作人員來說是一種無情的打擊，也不利于調動他們的工作積極性。此外還要加強硬件設備的配置，提高檔案管理過程中的安全性的問題，數字化網站的運維工作需要一定的硬件保障，比如各類的存儲硬盤和功能強大的運維服務器來實現數據的存儲，確保數據存儲的安全穩(wěn)定。在具體操作中，可以制定好相應的規(guī)章制度為檔案信息資源的合理利用創(chuàng)造有利條件。系統(tǒng)最好能使用多級存儲技術，目的是為了確保安全，防止泄露，同時還能保證數據讀取中性能穩(wěn)定。最后，要確保檔案管理人員的結構穩(wěn)定[5]。各類工作的有效實施離不開得力的人才，由于高校存在職稱評定等制度，而對于那些從事檔案管理的相關人員，如果年齡日益增長工作業(yè)績卻并不夠突出，那么評定職稱的困難度也就會日益增大。再者，對于那些新走上工作崗位的年輕人，面對枯燥的檔案管理工作，有時也會心生失落，無法全身心投入工作，久而久之勢必會跳槽或轉崗。這種現象對于那些學歷高能力高的業(yè)務骨干更加明顯，這都嚴重的影響到檔案管理的信息化建設，所以保障好相關人員的權益顯得十分必要。如果不為他們設身處地解除后顧之憂，如果只是口頭宣傳愛崗敬業(yè)，如果只是一味的施以行政壓力，管理效果也許并不理想。

3.3 在管理檔案的方式上做調整

檔案管理信息化的顯著特征是檔案信息的數字化，共享信息，加強信息的處理和交流。每個高校應立+足于本校的實際情況，開發(fā)設立屬于自己的檔案處理網站，該網站可以納入到全國性數據庫中，讓高校與高校之間建立順暢的信息共享合作和交流。再者，為了提高管理的水平，必須引入規(guī)范化和標準化的工作程序[6]。在具體操作過程中，檔案的收集、梳理、評定、編錄、存管等環(huán)節(jié)要遵照統(tǒng)一的程序開展工作。實踐證明，檔案案卷收集是否完整決定了檔案的價值，收集過程一定要最大限度的確保資料的完整，科學的進行分類。

3.4 組建專業(yè)的信息化檔案管理人才隊伍

高校要配備專業(yè)的檔案管理人才，這些人才都具備專業(yè)技術水平和管理技能，可以隨時獲取到本行業(yè)最新資訊。這里涉及到技術應用包含有網絡技術、計算機應用、信息化處理等等，對涉及到的與信息產權相關的法律條文熟記于心。需要指出的是檔案管理涉及到保密問題，所以相關的檔案管理人員必須要政治和業(yè)務“雙過硬”，嚴格遵守相關的法律法規(guī)，避免造成信息的泄露，給高校形象抹黑。

4 結束語

信息化社會下大數據的運用給高校的檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。然而我們應該看到這是挑戰(zhàn)也是機遇，高校的檔案管理工作必須要做到與時俱進，及時轉變思路，從而增強為師生服務的主動作為意識。只有不斷的探索和鉆研才能夠提高檔案工作的管理水平，使之向現代化、標準化方向發(fā)展。要在確保個人信息不被泄露的前提下，進一步發(fā)揮和利用人事檔案信息的價值，為高校的人才儲備及合理利用做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]王泓.大數據時代對高校檔案管理的影響[J].城建檔案，2018，227（08）：67-68.

[2]王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策研究[J].華北水利水電大學學報（社會科學版），2018（5）：44-46.

[3]宋本玉.大數據時代下高校檔案管理相關問題的探討[J].管理觀察2017（13）：127-128.

[4]胡瀟瀟.大數據時代下高校檔案管理實施策略研究[J].山東行政學院學報2018（6）：18.

[5]白海珍.探析大數據時代高校檔案管理工作的新思路[J].魅力中國，2017（7）：45-46.

[6]房顏.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].辦公室業(yè)務，2017（8）：123-123.