分析檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

李愛華

摘 要：檔案管理在眾多行業(yè)領(lǐng)域中都屬于關(guān)鍵性工作，而隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，該項(xiàng)工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要依靠人工去完成對(duì)檔案信息的收集、整理、編目、存儲(chǔ)等，而將信息化技術(shù)與檔案管理相融，不僅讓檔案管理工作效率有所提高，更是明顯降低了由人工管理帶來的偏差，所以檔案管理信息化一定會(huì)成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)。鑒于此，文章將針對(duì)檔案管理信息化這一發(fā)展趨勢(shì)展開全面且深入的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，我國各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域工作都發(fā)生了巨大變化，其中檔案管理也不例外。在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅工作效率不高，而且還存在大量檔案信息遺失、殘缺等情況，給相關(guān)企業(yè)單位及個(gè)人帶來極大損失。而隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展為檔案管理工作帶來全新機(jī)遇，但縱觀目前我國檔案管理工作信息化推進(jìn)的過程中，還存在一定的安全隱患而影響其推進(jìn)實(shí)效，所以如何優(yōu)化檔案管理的信息化則成為了現(xiàn)階段需要重點(diǎn)解決的問題?；诖耍恼聦⒅饕槍?duì)檔案管理的信息化發(fā)函趨勢(shì)展開全面分析。

1 檔案管理信息化概述

所謂檔案管理信息化，指的是充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)檔案資料展開管理，比如用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及圖形處理技術(shù)等等，確保檔案資料能夠得到更加科學(xué)合理的管理與配置，提高檔案資源的開發(fā)、利用與共享效率[1]。由此可見，檔案管理信息化是對(duì)檔案管理工作的全新變革，傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)檔案管理模式將遞進(jìn)到數(shù)字化、信息化的檔案管理，更能提高檔案管理人員的工作效率，為用戶提供更好的服務(wù)，在如今信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代尤為重要。

2 檔案管理信息化發(fā)展的重要意義

2.1 提高檔案管理效率

科技水平的提高以及信息時(shí)代的來臨，也讓人們的生活、工作、教育發(fā)生了巨大變化，檔案管理工作也需要順應(yīng)時(shí)代的改變?nèi)ゲ粩嗵岣吖ぷ鞴?jié)奏與效率，而信息化的應(yīng)用剛好能夠服務(wù)這一趨勢(shì)，不僅能夠讓檔案管理工作節(jié)省下大量時(shí)間與資源，同時(shí)也能提高檔案資源的開發(fā)利用價(jià)值。

2.2 為管理工作提供智能化服務(wù)

檔案屬于原始參考資料，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位甚至國家的今后發(fā)展提供決策參考，因?yàn)椴还苁瞧髽I(yè)或是國家，在對(duì)未來的發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行決策時(shí)，一定會(huì)回顧歷史教訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)，避免同樣的錯(cuò)誤再次發(fā)生，通過趨利避害去制定更合理的決策。而在參考借鑒過程中，必須要用到以前的大量資料，這些檔案資料在信息化管理手段加持下能夠讓參考工作變得更加有效率且智能化，大大節(jié)省了時(shí)間成本。

2.3 改善檔案管理空間結(jié)構(gòu)

檔案管理信息化能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作需要占用大量空間的情況，因?yàn)闄n案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，能夠?yàn)轲^藏檔案結(jié)構(gòu)節(jié)省出一定的占地空間[2]。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案文件一定要有足夠的空間進(jìn)行保管，而信息化的檔案管理只需利用大容量存儲(chǔ)載體便可將這些文件信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤當(dāng)中，比如硬盤存儲(chǔ)系統(tǒng)等等，不但能夠改善檔案空間結(jié)構(gòu)，也能夠降低檔案管理工作量以及提高檔案管理工作效率，在保證檔案管理安全性與規(guī)范性方面作用重大。

3 檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

3.1 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

為了保證信息化管理所用軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)要求相符，還需要重視檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的開發(fā)工作，確保最終應(yīng)用系統(tǒng)擁有較好的通用性與兼容性，能夠滿足企業(yè)、機(jī)構(gòu)組織、政府以及個(gè)人的檔案利用需求。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施處于基礎(chǔ)建設(shè)中的重點(diǎn)，作為檔案資源開發(fā)與利用的技術(shù)支撐，一定要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的傳輸、交換與資源共享，可見做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要目的在于提供計(jì)算機(jī)使用率以及加速檔案管理網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)。

3.3 信息資源建設(shè)

建立起綜合性的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其中應(yīng)當(dāng)涵蓋館藏案卷級(jí)目錄和重要文件及其目錄。此外，有必要建立起兩類數(shù)據(jù)庫，一種是檔案全文數(shù)據(jù)庫，另一種則是信息化建設(shè)中較為關(guān)鍵的多媒體數(shù)據(jù)庫[3]。同時(shí)，對(duì)電子文件歸檔管理予以規(guī)范，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的數(shù)字化處理，保證檔案信息類型格式的豐富性，能夠滿足更多用戶的個(gè)性化需求以及提高檔案資源的利用效率。

3.4 安全體系建設(shè)

由于許多檔案信息內(nèi)容具有一定的保密性，一旦出現(xiàn)遺失或泄露將可能帶來無法預(yù)估的惡劣后果，因此在檔案管理信息化建設(shè)過程中還需要做好安全保障體系的建設(shè)。具體來講，安全保障體系主要包含完善的安全管理機(jī)制、完善的安全保障體系框架以及較高的檔案信息安全管理意識(shí)等等。

3.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作歸根到底需要人員進(jìn)行管理，所以人員的工作水平會(huì)直接影響到檔案管理信息化的水準(zhǔn)。由此可見，在檔案管理信息化的建設(shè)推進(jìn)中需要高度重視檔案管理工作人員的關(guān)鍵性，重視人才隊(duì)伍建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)，確保人才隊(duì)伍對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備能夠熟練運(yùn)用，并且要重視領(lǐng)導(dǎo)干部新觀念的引導(dǎo)，才能夠?yàn)闄n案信息化管理工作的推行奠定基礎(chǔ)。

3.6 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案管理信息化的法治體系以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尤為重要，這一點(diǎn)對(duì)于檔案資源的描述、存儲(chǔ)、利用、管理等工作來講能夠形成明確的約束，保證數(shù)字化檔案資料能夠得到更為規(guī)范化的管理，從而保證檔案管理信息化建設(shè)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展[4]。

4 檔案管理信息化存在的不足與改進(jìn)措施

4.1 存在的不足

1）信息化管理意識(shí)缺乏。檔案管理信息化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段的變革，更是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)理念的沖擊。將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，不僅能夠提高檔案部門的職能效率，還能為用戶的檔案資料查閱提供方面，更能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，進(jìn)而達(dá)到整體效率的提升。然而部分檔案管理人員對(duì)信息化管理的優(yōu)勢(shì)缺乏有效認(rèn)識(shí)，所以在推進(jìn)信息化建設(shè)中并不積極，嚴(yán)重影響了檔案管理能力以及降低了管理效率。

2）檔案管理方法落后。目前我國檔案管理體系還存在一定的不完善之處，所采取的管理手段與方法呈現(xiàn)出一定的落后性，并且檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也相差甚遠(yuǎn)，部分人員并非專業(yè)背景出身，在檔案管理工作中難以保證科學(xué)合理性，進(jìn)而有可能導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)度有所耽誤[5]。比如過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資源管理更多是采取手工收集與整理的方式，并未與現(xiàn)代信息化技術(shù)相融，造成檔案管理方法落后且信息資源安全無法保障，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3）信息資源利用觀念錯(cuò)誤。對(duì)檔案管理信息化發(fā)展形成影響的很重要一點(diǎn)是對(duì)檔案信息資源利用的觀念存在錯(cuò)誤之處，過去傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為檔案管理便是將各種檔案進(jìn)行分類且保管好，為后續(xù)查閱提供方便。為在信息化時(shí)代的檔案管理最主要在于資源的開發(fā)、利用與共享，將傳統(tǒng)的檔案存放功能升級(jí)為對(duì)資源的利用與分享，充分發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)屬性。然而部分檔案管理人員對(duì)檔案資源的利用觀念仍然陳舊，只關(guān)注檔案存放而不重視資源的合理利用，進(jìn)而造成檔案管理效率偏低。

4）信息化水平存在差異。由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平與發(fā)展速度存在差異，也就導(dǎo)致各檔案部門的管理信息化建設(shè)以及人員專業(yè)能力存在差異，具體表現(xiàn)到檔案管理信息化水平便出現(xiàn)參差不齊的差距，導(dǎo)致檔案管理效率受到影響。比如部分檔案管理部門已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，工作效率大大提高，而還有部分檔案管理部門使用單機(jī)展開管理工作，兩者之間無法真正實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致檔案管理信息化的作用無法得到真正凸顯。

4.2 改進(jìn)措施

1）提高檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)。唯有檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)有所提高，才能夠在工作中更加積極主動(dòng)的投入其中，對(duì)檔案管理的最終目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)要求有所掌握，從而強(qiáng)化自身對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，共同推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。作為管理層，同樣需要制定完善的管理制度且確保其落實(shí)到位，一切違反信息化建設(shè)制度的人員要給予相應(yīng)的處罰，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予以經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)[6]。此外，還要做好對(duì)檔案管理信息化的宣傳工作，提高社會(huì)對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。

2）重視設(shè)備投入與統(tǒng)一。現(xiàn)階段有部分單位仍然存在信息化設(shè)備與手段難以全面統(tǒng)一的問題，造成在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況，而且由于技術(shù)設(shè)備與信息化程度偏低，檔案資源中蘊(yùn)含的豐富信息與價(jià)值尚未得到充分挖掘與利用。為了改善這一問題，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，配備更加專業(yè)且統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)與設(shè)備，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作都能夠在設(shè)備支持下完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及自動(dòng)化的目錄編制、識(shí)別與檢索等等，雖然這對(duì)于檔案管理工作而言投入并不小，但是在推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展層面來看，有著重要現(xiàn)實(shí)意義。

3）確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全。檔案資料本身具有一定的特殊性與保密性，所以對(duì)檔案的管理工作要重視其信息不得泄露與意識(shí)，而電子化檔案的管理而保障安全，一定要重視網(wǎng)絡(luò)的安全性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確不同檔案資料的重要級(jí)別，對(duì)其管理權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，負(fù)責(zé)管理的信息化設(shè)備也需要定期進(jìn)行安全升級(jí)，比如定期殺毒、備份、修復(fù)系統(tǒng)漏洞等等，阻止一切有可能發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

4）建立復(fù)合型管理隊(duì)伍。為了全面提升檔案管理的信息化水平，不僅要有完善的檔案信息化管理體系，還要有專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍作為保障，才能夠真正提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與速度。一方面，需要提升檔案管理人員的思想意識(shí)。除了要對(duì)電子檔案文件的特征以及上述所言的檔案規(guī)范管理全面了解外，還要掌握必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保證檔案資料的完整性與安全性[7]。作為檔案管理人員，同樣需要在工作之余不斷提高自己，積極參與信息化培訓(xùn)去更新知識(shí)儲(chǔ)備，從而助力自身職業(yè)能力的提高;另一方面，檔案管理人員的工作模式要盡快從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)變，相關(guān)企事業(yè)單位也需要重視對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作，重點(diǎn)針對(duì)計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面，創(chuàng)造有利條件去不斷提高檔案管理人員的信息化意識(shí)與能力，才能最終在工作上體現(xiàn)出來，有助于復(fù)合型管理隊(duì)伍的建立。

5 結(jié)束語

綜上所述，為了順應(yīng)檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，一定要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式予以改變，充分結(jié)合信息化技術(shù)且采取合理有效的措施去推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。在具體的檔案管理信息化建設(shè)過程中，不僅要求企事業(yè)單位及工作人員提高檔案管理信息化意識(shí)，同時(shí)還要更新檔案管理設(shè)備以及完善檔案管理工作制度規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，如此一來才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化，確保檔案資源的合理開發(fā)利用，進(jìn)一步推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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