事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法淺談

李冬杰

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，我國事業(yè)單位的建設(shè)也越來越完善，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也在提高。網(wǎng)絡(luò)化的興起與普及，使檔案管理也逐漸趨向于電子化和信息化。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案的透明度。檔案管理信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代潮流，提高了檔案管理效率，推動(dòng)現(xiàn)代化進(jìn)程。本文主要研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法。通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理的意義、現(xiàn)狀等的分析，提出相應(yīng)的建設(shè)方法。希望能夠豐富相關(guān)理論成果，為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

1 前言

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案行業(yè)的地位也逐漸提升，受到更多人的重視。檔案已經(jīng)承載了更多的意義與價(jià)值。檔案行業(yè)也在不斷地取得更多的進(jìn)步。目前，國家各級(jí)檔案館和政府機(jī)構(gòu)的檔案管理都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了初步信息化。企事業(yè)單位的檔案管理也取得了一定的進(jìn)步，在信息化建設(shè)方面有了一定的發(fā)展。但是，相對(duì)于各級(jí)檔案館來說，企事業(yè)單位檔案管理信息化還有一定的差距。檔案管理信息化有利于節(jié)約成本、提高效率，推進(jìn)事業(yè)單位的長足發(fā)展，推進(jìn)信息管理現(xiàn)代化。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意義

1）有利于推動(dòng)無紙化辦公。進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，將原先的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，有利于推進(jìn)辦公的信息化、無紙化。在許多事業(yè)單位的辦公中，仍然以紙質(zhì)文件為主，這樣，既浪費(fèi)紙張資源，也會(huì)導(dǎo)致大量文件的堆積，占據(jù)空間、整理困難。辦公室無紙化的推進(jìn)正在進(jìn)行，其中，檔案管理信息化建設(shè)與無紙化辦公是無縫對(duì)接、相輔相成的關(guān)系。加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，有利于早日實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

2）有利于電子政務(wù)工作開展。事業(yè)單位的檔案很多都來源于其行政工作。而在其日常行政工作中，有很多具有政務(wù)價(jià)值的信息，包括圖片、文字等形式的資料。相關(guān)工作人員可以將這些資料進(jìn)行篩選、分類、整理后，將其發(fā)布到事業(yè)單位的行政網(wǎng)站上。以檔案信息化推進(jìn)電子政務(wù)的開展。同時(shí)，工作人員也可以將一些信息轉(zhuǎn)化為電子信函，發(fā)送到單位的網(wǎng)站上進(jìn)行公示，這些信息也是電子檔案。

3）有利于檔案信息資源的開發(fā)。檔案具有極大的開發(fā)和利用價(jià)值。但很多機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案只是進(jìn)行保存與管理，并不重視對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用。因此，檔案的價(jià)值大部分被埋沒，需要進(jìn)行挖掘和開發(fā)。在事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)推進(jìn)信息化建設(shè)，有利于工作人員更好地對(duì)于檔案資源進(jìn)行收集、整理、保存，進(jìn)而進(jìn)行對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用。信息化建設(shè)使檔案資源能夠更加系統(tǒng)化，有利于對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更好、更有效率的開發(fā)與利用。

4）檔案查閱突破時(shí)間和空間限制。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，檔案歸檔過程非常繁瑣，查閱檔案要進(jìn)行多項(xiàng)步驟，十分復(fù)雜。但進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，可以優(yōu)化檔案的歸檔和查閱。在查閱檔案時(shí)，只需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵字，即可進(jìn)行檢索，結(jié)果較為精確。這樣，進(jìn)行檔案查閱不需要再到檔案部門，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)登錄相關(guān)檔案信息資源庫進(jìn)行查閱，突破了時(shí)間和空間的限制，簡化了流程，十分方便。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）硬件設(shè)施不完備。有些單位尚未開展檔案管理信息化建設(shè)，有些單位檔案管理信息化建設(shè)的開展過程緩慢，仍處于紙質(zhì)檔案管理階段。其中，很大的原因是因?yàn)閱挝挥布O(shè)施不完備，沒有檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，導(dǎo)致文件檢索和查閱十分繁瑣，檔案歸檔程序復(fù)雜、步驟多。同時(shí)，沒有單位網(wǎng)站建設(shè)，可能會(huì)使民眾對(duì)單位工作產(chǎn)生誤解與質(zhì)疑。

2）相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)低。由于國內(nèi)檔案專業(yè)人員相對(duì)較少，很多事業(yè)單位的檔案管理人員往往非專業(yè)人士，有些單位甚至沒有專職的檔案管理人員，都是其他部門的人員兼職進(jìn)行工作。這樣，并不利于檔案管理工作和檔案管理信息化的進(jìn)行。工作人員只對(duì)檔案進(jìn)行簡單的分類和保管，并不具備檔案信息化的知識(shí)與技術(shù)，導(dǎo)致單位無法進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，限制了檔案管理信息化建設(shè)。

3）事業(yè)單位忽視檔案的重要性。有些事業(yè)單位的人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和檔案管理信息化建設(shè)的必要性。他們認(rèn)為檔案無關(guān)緊要，對(duì)檔案進(jìn)行管理是在浪費(fèi)人力物力，只要簡單保管文件就可以。這種思想使得其單位的檔案管理工作不規(guī)范，無法開展檔案管理信息化建設(shè)。長久下去，勢必會(huì)影響到單位的日常工作。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法

1）完善檔案管理硬件設(shè)施。事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，購進(jìn)一系列電子設(shè)備與存儲(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)提供保障。完善的硬件設(shè)備可以確保檔案的保存與管理，良好的存儲(chǔ)設(shè)備為檔案資料備份提供了條件。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理硬件設(shè)施的完善和利用，注重引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高工作效率。

2）提高檔案管理人員專業(yè)能力。推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和相關(guān)能力。通過對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、進(jìn)修、開展講座等方式，培養(yǎng)和提高檔案工作人員的檔案意識(shí)、檔案專業(yè)素養(yǎng)和檔案專業(yè)技術(shù)能力。同時(shí)，也要對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)能力進(jìn)行提高，培養(yǎng)能夠推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的人才。在日常的工作當(dāng)中，要鼓勵(lì)檔案管理人員樹立積極的工作理念，對(duì)其專業(yè)能力和計(jì)算機(jī)能力進(jìn)行定期考核，促進(jìn)檔案管理人員能力的培養(yǎng)與提高。

3）制定檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃方案。檔案管理信息化并不是短時(shí)間內(nèi)能建設(shè)好的，需要明確的目標(biāo)、具體的規(guī)劃和長期的努力。因此，事業(yè)單位要制定具體的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃方案。并且，方案要具有可調(diào)整性，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，使其能夠一直適應(yīng)單位的實(shí)際情況和我國國情。

4）完善事業(yè)單位檔案管理信息化監(jiān)督制度。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，要有強(qiáng)有力的監(jiān)督制度進(jìn)行督促和保障其順利發(fā)展。完善的監(jiān)督制度可以確保檔案管理信息化建設(shè)過程中的合法性，提供法律保障。同時(shí)，監(jiān)督制度能夠提高工作人員的積極性和主動(dòng)性。在監(jiān)督制度下，相關(guān)工作人員能夠發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高自身專業(yè)能力，積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)監(jiān)督中，要內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督共同進(jìn)行，確保監(jiān)督制度的合理性和保障性。

5 結(jié)語

本文主要討論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法，在新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已被提上日程。本文總結(jié)了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意義：有利于推動(dòng)無紙化辦公、有利于電子政務(wù)工作開展、有利于檔案信息資源的開發(fā)、檔案查閱突破時(shí)間和空間限制。分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀：硬件設(shè)施不完備、相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)低、事業(yè)單位忽視檔案的重要性。最后，提出了相應(yīng)的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)方法：完善檔案管理硬件設(shè)施、提高檔案管理人員專業(yè)能力、制定檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃方案、完善事業(yè)單位檔案管理信息化監(jiān)督制度等。

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