事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

韓穎

摘 要：現如今在我國社會經濟發展不斷進步的基本趨勢下，我國事業單位作為國家機構的分支為發展社會公益事業而設立，其需要面臨的數據信息及檔案管理也在持續的不斷增加，所以，為了優化事業單位檔案管理系統為其提供創新技術的支持，檔案管理信息化的建設就從根本上解決了這個問題。但是在現階段實際工作的開展過程中，依舊出現了很多問題對管理工作造成了影響，因此，為了適應事業單位發展中提出的更多有關管理模式及形式的要求，本文就以事業單位的檔案管理信息化建設存在的問題為目標進行思考，并提出相應的解決方案，希望能夠借此分析對事業單位的相關管理人員日后開展工作時有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題;解決方案

在我國事業單位中，將十分繁瑣的檔案管理工作進行信息化建設是一件非常具有時代意義的事情，將過去耗時耗力的人工管理工作徹底創新改革，為事業單位檔案管理工作的相關人員提供了更好的工作平臺，并且因其管理方式的有序性同時也使得檔案信息的利用率在不斷地提升。具體而言，將檔案數據信息化管理不但能夠對檔案進行精準地分類及調用，還能夠有效的防止人工收納整理可產生的檔案流失及遺漏的問題發生，為事業單位信息數據的管理的各個層面都提供了方便。然而事物的出現總是會伴隨兩面性的可能，檔案管理信息化建設在包含了眾多優點的前提下還是無法避免其問題的存在。

1 當前事業單位檔案管理信息化建設的問題

1.1 檔案信息資源沒有進行合理的開發

在我國事業單位中，經常會有很多包含了有效信息的檔案需要分類整理，雖然檔案管理信息化建設為此提供了非常便捷化的渠道，有效的防止了檔案遺漏的可能性。但是在檔案信息化管理實際運用的過程中，由于管理人員的技術水平不高及管理理念相對陳舊等因素的影響，再加上現階段管理平臺功能有所限制的問題，使得事業單位檔案信息化建設中依舊存在相關信息重復率較高的問題，導致信息數據的質量有所下降。并且到目前為止，我國事業單位在充分開發檔案信息并加以利用這方面并沒有做到較好的層面，因為在我國各級事業單位檔案資料的總和是一個非常龐大的數目，但其中只有很少一部分才能被事業單位真正的利用到，所以合理利用檔案信息資源的儲存空間幫助檔案信息充分開發利用也是目前的一大問題。

1.2 檔案管理信息化的安全保障較為欠缺

事業單位作為是國家機構的分支，其檔案信息的內容絕大部分都有牽扯到事業單位內的相關機密及重要文件，所以單位在進行檔案信息化建設時，要十分注意網絡環境是否安全再進行互聯網連接，否則就很容易導致檔案信息在不安全的網絡環境下遭到盜取與泄密。并且，還會造成事業單位檔案信息管理的系統受到病毒的入侵，從而造成巨大的損失及不良的影響。

1.3 檔案信息化管理的工作人員綜合素質較低

隨著檔案管理信息化的不斷深入，我國很多事業單位的檔案管理人員還延續著以往的傳統觀念，對信息化應用的問題上也存在諸多疑問，專業技能及知識也有所欠缺，從而產生了一定的畏難心理，使得工作效率和工作內容的準確性一直無法得到提升。同時，事業單位檔案管理的工作相較于其他性質的工作，雖具有穩定性并且福利待遇也很可觀，但是也比較枯燥缺少挑戰性。而經濟快速發展的今天，對許多技術型人才及高校畢業生而言，更樂忠于去有挑戰性的企業單位工作，從而使得事業單位在檔案信息化管理方面的人才逐漸流失。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題的解決方案

2.1 檔案信息化管理工作制度的制定及規范

針對我國事業單位現階段檔案管理中存在的問題，尤其對于檔案信息的開發，單位更是需制定一系列的相關制度及規范，從而全面的保證檔案信息管理體系的建立。在事業單位的檔案管理信息化建設的整個過程中，因為沒有明確的工作目標及工作的標準，而導致檔案管理工作在很多時候都處在沒有秩序的情況中，所以在一定程度上對需要管理的檔案資源造成了不必要的浪費。因此，在信息化建設的實踐中，事業單位應逐漸明確并規范檔案管理信息化的工作制度，并將其工作流程及管理體制等進行精準地細化，同時根據具體的實踐情況和實際的進度，隨時將制度規范進行靈活的調整，讓明確規范的制度幫助檔案管理工作的綜合水平得到提升。

2.2 強化檔案管理信息化的安全管理

為了保障事業單位檔案信息化管理能夠持續穩定的發展，還需要從根本上對信息技術的安全管理及相關人員的安全意識進行提升。首先管理人員應在檔案信息讀取時添加訪問權限的設置，并及時更新病毒庫防止新型病毒的入侵;其次在信息技術的基礎上運用各方面技術手段做到對信息安全進行全面的實時監督，并且在建立有效的網絡信息防火墻，進一步的提高檔案信息管理工作的安全性;最后，事業單位還可以對云技術進行合理的運用，有效的防止檔案信息在計算機系統故障及操作失誤時丟失或損壞。因此，檔案管理信息化建設健康發展的前提一定是網絡安全的保障。

2.3 加強專業化培訓提高人員綜合素質

基于我國現階段檔案信息化管理人員的綜合素質較低的情況，對相關管理人員進行專業化的技術培訓，以保證管理人員能夠適應檔案管理信息化建設的基本要求是目前事業單位需要重點關注的。對此，事業單位應該拿出科學有效的培訓措施，讓檔案信息化管理人員在提高專業技術的同時還能更好的將其運用在工作實踐當中，以此豐富工作經驗并提高了自身的綜合素質。而且，事業單位還應建立起科學的年終考核機制，對于表現優秀的管理人員給予一定的嘉獎，從而達到激發管理人員主動積極的進行工作的目的，為檔案管理信息化提供了更好的發展平臺。

3 結束語

由此可見，檔案信息資源開發的不合理、安全保障意識的欠缺以及管理人員綜合素質欠佳的表現都是現階段我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題，要想解決這些問題，還需要事業單位與管理人員共同作出相關的努力與改變，將檔案管理的工作制度進行規范并強化人員安全管理的意識和管理措施，并定期的開展相關管理人員的技術能力培訓，使檔案管理信息化建設能夠在未來發展的越來越好，為事業單位的工作效率提供更多的幫助。

參考文獻

[1]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程，2018，000（014）：P.209-209.

[2]薩日娜.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中國保健營養，2019，29（6）：302.

[3]遲晨.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科學與財富，2018，（15）：200，138.