基于ERP環境下企業全面預算管理的研究

王金榮 楊涵

摘要：科技不斷發展，世界日新月異，對市場經濟中的企業來說，快速收集信息的能力及精準分析信息數據的能力顯得尤為重要。全面預算管理作為企業內部控制及經濟活動開展的起點，它在企業中的地位舉足輕重。文章從全面預算管理的概念和重要性入手，闡述了全面預算管理在ERP環境下比在傳統環境下更能發揮出其不可替代的優勢，接著通過對ERP環境下XYY農產品企業的全面預算管理的研究，提出了在ERP環境下全面預算管理的關鍵控制點及與關鍵控制點相應的對策。

關鍵詞：信息系統；ERP；全面預算管理

一、全面預算管理

全面預算管理對企業來說并不陌生，隨著社會經濟的發展，全面預算所帶來的管理優勢越來越突顯。在我國，企業由最初被動的接受國家要求實施的全面預算管理，到現在的主動探索企業全面預算管理，可以看出全面預算管理對企業發展的重要性。

（一）全面預算管理的概念及其重要性

古語云：凡事預則立，不預則廢，西方將同樣的思想在財務領域的體現叫做“預算”。“預算”起源于18世紀的英國，它最開始是在政府部門推行，主要是控制國王的征稅權，進而限制政府的支出，隨后在美國，預算得到了進一步的發展。“全面預算管理”這個概念，是基于預算管理這一思想延伸出來的，它是對企業內部各部門的各種財務和非財務資源進行的計劃、控制、反映與考察評價等一系列活動的總稱，它可以提高企業管理水平和管理效益。

全面預算管理是企業中所有活動的起點，同樣也是企業內部控制的起點。全面預算管理通過對業務、資金、信息、人才的整合，明確企業內部各個層級、各個部門適度的分權授權，評價企業戰略驅動的業績等，以此來實現企業資源的優化配置并真實地反映企業的實際需要，從而對各層級、各部門之間作業的協同、企業戰略的貫徹、企業經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。在企業中，一個有效的全面預算管理的重要性主要體現為以下幾點：第一、它可以提升企業的戰略管理能力；第二、它能夠對預算的執行進行有效的監控并以此作為業績考核的重要依據；第三、它能夠對企業有限的資源進行最佳的安排，避免資源的浪費和低能使用；第四、它能夠發現企業潛在的風險所在，并預先采取相應的防范措施，達到規避和化解風險的目的；第五、它能夠通過對預算執行的監控迫使預算執行主體對市場變化及成本節約造成的影響作出迅速的有效的反映，提升企業的應變能力。

盡管有效的全面預算管理對企業是重要的，但在實踐中，怎樣發揮其管理的有效性是一個值得探討的問題。雖然企業已經由最初的被迫接受實施全面預算管理的要求到主動實施全面預算，全面預算管理在企業中的應用并沒有充分發揮出它的價值。究其原因跟其所處的環境有很大關系。在市場經濟這個大環境中，信息對企業很重要，所以信息系統的出現及其在企業中的應用注定成為企業全面預算管理的一個轉折點。

（二）傳統環境下的全面預算管理

在信息系統還沒有應用到企業管理之前，全面預算管理就處于一個傳統的環境。我國企業自改革開放以來，全面預算管理確實發揮了一定的作用，但是企業在實施的過程中同樣也出現了很多的問題，分析其原因主要有以下幾點：一是企業管理層雖然意識到了全面預算管理的重要性，企業的預算管理機構（一般為財務部）也編制了企業的年度預算，但是在實際工作中并沒有按照預算執行；二是一些企業缺乏專業的技術人才，預算管理機構的人員并不清楚全面預算會給企業帶來怎樣的益處，他們只是一味地追求預算與最后結果誤差的最小化，這樣就出現了預算編制與預算執行同步開展的局面；三是企業編制的全面預算僅僅是在歷史數據的基礎上設定一個目標百分比，沒有基于對當前形勢的一個判斷，這樣造成的結果就是全面預算管理不能對未來進行準確的預測，它所設定的數值只有剛性，缺乏彈性和適應性；最后也是最重要的一點，企業缺少一個能夠起到信息集成、信息傳遞、信息共享的系統，從而導致了企業的預算管理機構和其他業務部門的脫節，造成企業內部的“信息孤島”效應，導致企業的預算無法有效的執行、控制、調整。

由此可見，在傳統環境下全面預算管理發揮不出它充分的優越性是必然的。全面預算管理的全面性就在于企業每個部門的每個崗位上的每位員工都應參與進來，形成一個統一的集合體，這必然就要求企業內部信息傳遞及時有效、反映內容和傳遞范圍全面精準、容量大且充分。但這些在傳統環境中都無法實現。

（三）ERP環境下的全面預算管理

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源計劃是針對物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理集成一體化的企業管理軟件，它是信息系統的一種。ERP可以將企業所有資源進行整合集成管理，將企業的三大流：物流、資金流、信息流進行全面一體化管理。企業的生產控制管理、物流管理和財務管理是一般管理內容，在ERP環境下這三個系統本身就是獨立的信息集成體，它們之間存在的接口能夠使企業的信息整合在一起，從而促進企業提高管理效率，無疑這會大大有利于企業全面預算管理的開展。與傳統環境下全面預算的編制借助于電子表格、大量收集各業務部門的信息相比，ERP環境下，全面預算管理所需要的信息在企業的系統里面可以輕松獲得，既全面又精準；相對于傳統環境下全面預算執行過程的弱控制，在ERP環境下，企業的預算管理機構及有適當權限的管理者可以對預算的執行進行實時監控，及時調整；相對于傳統環境下全面預算管理中趨于平均化的資源分配和平均化的業績考評，ERP環境下，全面預算管理的資源分配可以根據系統中各個業務部門的實時監控、縱向精準的對比來實現企業內部資源的最優化配置，基于ERP系統信息集成的特點，也能對各個業務部門預算的完成情況進行一個準確的業績考核。

所以說，在ERP環境下，企業的全面預算管理可以發揮出其應有的作用。全面預算管理是企業戰略目標的具體化過程，在ERP環境下，可以起到協調企業各部門，使企業整個預算系統相互銜接、完整且切合實際的作用；可以實現對企業內部各個部門的管控，尋找預算與實際執行中發生的差異，分析原因并采取必要的措施糾正差異，從而使日常經濟活動能在預算范圍之內有效地管控；同時也可以規范企業各部門及員工日常活動，防止差錯舞弊的發生，為評價企業各部門的業績提供依據。

二、ERP環境下XYY農產品企業全面預算管理的研究

本文以XYY農產品企業為例，來研究在ERP環境下企業全面預算管理的實踐探索。

（一）XYY農產品企業的發展現狀

XYY農產品企業是一家經營水果、蔬菜，擁有8家子公司的企業。9家母子公司共同組成XYY集團。XYY集團結構扁平化，母子公司從地理位置上來看較為分散，由此形成了跨地區采購、銷售的局面。集團財務采用內部銀行結算制度，因為準備上市，急需規范企業各方面的流程以及內部控制的建設。

通過對XYY農產品企業的調研，發現這家公司雖有預算的意識，但并未形成系統的全面預算管理制度。隨著管理層對全面預算管理重要性認識的深入，于2017年企業引進ERP系統，以期可以規范整個集團的業務流程，實現信息實時、實地的共享。

（二）ERP強化全面預算管理的重要環節

在全面預算管理的過程中，一個閉環的管理模式主要包括三個重要環節，它們分別是預算編制環節、預算執行的控制環節、對預算結果的考評分析環節。

首先，在預算編制環節， XYY農產品企業沒有引入ERP系統軟件時，該公司用的是金蝶財務軟件。根據調研發現，XYY農產品企業沒有系統的關于企業全面預算管理規章制度，所有的采購項目都是采購前制定一個關于該項目的采購計劃書，管理層決策通過后，董事長批準簽字后實施，根據實際合同價請款付錢。這種做法使企業缺少大局觀，很容易出現項目與資金分配的不匹配，一旦多個項目同時開展且企業銷售回款不及時，企業很容易出現資金鏈斷裂。在引入ERP管理系統后，XYY農產品企業的全面預算管理開始步入正軌。ERP系統能夠對數據進行快速的傳輸和處理，能夠在企業內部實現數據集成和數據共享，但是它不能直接提供全面預算所需要的各種政策性數據，所以在ERP的環境下，XYY農產品企業仍然保留原有的財務管控軟件，實現企業內部雙系統運行，這時ERP的作用就體現在預算任務的細化分解及下達，把預算落實到每一個作業項目，每一個成本項目，每一個部門的每一個人。全面預算編制環節需要ERP管理系統與原有的財務管控系統對接，從而更好、更方便、更快捷的編制全面預算。

其次，在預算執行的控制環節， ERP環境中企業的預算管理機構人員可以實時的觀測各個項目的動態業務信息和財務信息，能夠第一時間獲得實時的數據，并能及時與全面預算管理系統中編制的全面預算進行對比，超過預算的查明原因，合理的可以對預算進行一定的調整，不合理的申請及時駁回，保證企業的資金安全。例如，在XYY集團中，母公司對整個集團的資金實行內部銀行結算模式，把銷售的資金流當天都歸集在總部賬戶，再根據年度預算分解的月度預算向下屬公司撥款，ERP系統把具體的月度預算細化到每一個項目的每一個負責人，再結合市場價格波動，在ERP系統里面實時監控項目的進展，資金的流轉，對于超過預算的請款迅速查明其是否真實合理。真實合理的及時調整預算，對于超過預算的請款，記錄在案，用于年終考評。由此可見在XYY集團，ERP的運用不僅可以實時的監控企業的資金流，對比采購項目之間資金分配、各個采購項目與月度預算的差異，而且還可以防止由于信息傳遞緩慢造成的決策失效以及信息不對稱可能出現的差錯或舞弊的風險。

最后，在預算考評分析環節，因為它參與了整個預算監控的流程，積累了大量的數據，包括財務信息和非財務信息，所以ERP系統中信息數據的真實可信度高，以它為依據考評各個部門的業績以及完成預算的程度也具有相當強的說服力。這樣在ERP環境下，全面預算管理不僅可以防止企業資源分配趨于平均化，也可以防止在評價下屬單位、部門、個人業績時趨于平均化情況的發生，從而更好地做到賞罰分明。由于XYY農產品企業所經營產品的性質特殊，以及經營品種的多元化，根據完成預算的情況來考評各個下屬公司，各個采購、加工、銷售項目組，各個員工的業績，能起到很好的管理效果。

三、ERP系統與全面預算管理融合的關鍵控制點及對策

在ERP環境下，全面預算管理確實能充分的發揮出它的優越性，但是還存在一些需要關注的關鍵控制點。例如，全面預算管理的目標與企業經營戰略是否相符；ERP信息系統開發人員是否對企業需求理解存在偏差；ERP信息系統開發中是否存在 “堆棧”現象，以及其嚴重程度；ERP信息系統開發人員是否重編程、輕規劃、輕分析等。這些關鍵點若未實施相應的控制措施則會導致企業全面預算管理的失效，所以對企業來說，針對上述的關鍵控制點，主要有以下三點對策。

（一）建立符合公司經營方向和戰略規劃的預算制度

企業一定要明白自己的主業所在，認真制定企業乃至集團的經營方向及總體戰略規劃，使企業的一切行為都符合企業的發展目標。在全面預算管理方面，要建立符合公司發展的預算政策和流程，并且要足夠詳細和切實可行，確保預算編制有章可循，確保預算能有效實施。

（二）加強各層次管理人員與ERP開發人員的溝通

由于全面預算管理的準確有效性一定要建立在一個可靠的信息系統平臺上，信息系統也需要根據不同企業的不同情況而設計，ERP系統的開發過程是各層次管理人員即系統的最終用戶提出信息處理需求，系統分析員在充分理解管理層需求之后進行系統分析，產生邏輯結構，進行系統設計的，所以企業在構建ERP系統時，一定要選擇專業的人員，在加強溝通的基礎上一起設計。現在的企業建立ERP系統時最大的問題就是系統開發人員不懂財務、不了解企業的情況，而企業的各級管理人員也不懂系統設計，所以就易造成設計出來的系統存在偏差，另外要警惕“堆棧”現象，盡量減少系統分階段開發時錯誤的導入。

（三）加強企業全面預算管理知識的培訓工作

加強企業全面預算管理知識的培訓，是做好全面預算管理工作的關鍵點。一些企業，不管是管理人員還是員工都存在這樣的誤解：他們認為全面預算是財務部的工作，跟他們沒有關系。對此企業一定要正視全面預算管理的全面性，加強對企業內部所有員工的培訓。對于預算管理機構（一般是財務部）的人員，要加強專業技能方面的培訓，使他們切實理解和掌握預算編制的要求，建立預算執行制度；對于企業的下屬單位、各個事業部門、各個員工，要普及全面預算的重要性，讓大家了解預算是要落實到各個部門、各個環節、各個崗位上的，一定要保證預算得到嚴格的執行。

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（作者單位：遼寧師范大學）