淺論企業流程標準化與管理效率

周裕康

[摘 要]流程標準化為企業帶來規范化的同時，延長了管理鏈條，在一定程度上降低了管理效率，筆者嘗試提出相關的解決方法，以實現流程的標準化、優化和柔性化，從而促使企業達到高效管理的目的。基于此，本文從流程標準化管理的角度探討了流程標準化管理與管理效率之間的關系。

[關鍵詞]流程管理，管理效率，標準化，信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.051

[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）02-0-03

1 企業流程標準化管理概述

1.1 企業流程標準化管理的內涵

企業要實現科學的現代化管理，離不開企業的標準化管理。企業標準化以技術標準、管理標準和工作標準的形式進行標準化，對生產經營活動中的“物”“事”“人”相關的工作項進行標準化，制定出通用、獨特、可復用的規則，通過有序組合形成企業流程。研究表明，所有組織的核心流程基本相同，其數量和復雜性與組織的規模無關。流程管理對象是業務活動，通過細化、量化、標準化、協同化和實證化等方法對業務活動進行深化，從而實現細致化管理。在企業流程中實施標準化管理，既可以滿足企業利益需求，又可以維護消費者的合法權益，是支撐技術創新的需要，也是企業可持續發展的需要。

1.2 企業流程標準化管理現狀

企業在標準化管理的過程中，可以深入細致地涵蓋業務運營的所有方面，通過對每個流程的企業任務進行標準化、規范化管理，可以使業務流程更加協調、流暢。雖然中國企業建設的標準化管理在管理過程中具有積極作用，但綜合分析企業實施標準管理和流程管理的現狀也存在許多問題。例如：標準正常化與過程不能很好地集成，管理處于分離狀態；重視運營實施業務，忽視應用管理業務；缺乏標準化與過程導向相結合的方法管理和理論指導。這些存在問題極大地限制了標準化管理和流程管理的有效進行，從而導致管理效率大大降低，會阻礙企業快速、健康發展。

2 企業流程標準化與管理效率的關系

管理效率是管理活動中投入產出的比例關系，不同的管理方式、管理手段具有不同的效率結果。企業流程標準化與管理效率之間既存在相互促進的關系，也存在相互制約的關系。流程標準化管理是提升企業管理效率的工具和手段，企業管理效率是企業實現標準化管理的保障和基礎。標準化的流程管理，能夠使企業管理目標更加明確，從而有利于提高企業管理效率，同時在提高企業管理效率的同時，也表明流程標準化管理模式得到了有效運用。此外，企業流程化管理帶來規范的同時，延長了管理鏈條，降低了管理效率。企業在實施流程化管理時，需要管理部門花費時間去研究管理準則，而且在準則實施的過程中也需要時間去磨合，對此，企業流程化管理在一定程度上延長了管理時間，影響了管理效率。因此，企業在發展過程中，既要注重企業流程標準化，也要注重提升管理效率，以最大化發揮促進作用，降低制約影響。

3 基于管理效率的流程標準化管理目標及模式

3.1 規范實現標準化

流程標準化的管理目標之一是規范實現標準化。規范實現標準化可以明確工作界面、權利與責任的關系，是一種規范、有序、高效的科學管理模式。該管理模式包括管理標準化、流程標準化和工作標準化，其對象是企業的具體業務活動，最終目標是保證業務活動的標準化，明確管理標準和處理。其中，管理標準化是實現從個性化到共性的商業活動轉型，采用統一、簡化、協調和優化的方法，解決業務活動的完成方式，最終改善業務活動的管理標準化；流程標準化是基于管理標準化、業務活動范圍與業務活動之間的邏輯關系，建立標準化流程，明確工作界面、權力與責任的關系；工作標準化，用于業務運營，通過應用量化理論、作業研究等方法和手段，確定責任與業務之間的聯系、工作方法、工具和評估，并闡明每項活動的責任主體、執行機構和監督機構。通過實現規范的標準化，明確了工作界面、信息交換方式，從而能夠提高管理效率。

3.2 業務實現流程化

圖1為貿易操作的業務流程圖，以此圖為例，對業務流程化進行分析。由于流程標準化的實施，所有業務都實現了流程化管理，這也是流程標準化管理的目標。企業的業務一般分為高重復性業務和低重復性業務，并且一般情況下企業的業務都是可以拆分的，高重復性企業是現代企業正常運轉的基礎。基于管理標準化進行的業務流程化，進一步明確工作界面，明確權責關系，規范管理和工作行為。業務流程化在管理標準化的基礎上，根據業務的決策標準、目標性和體制標準將業務轉變為具體過程。業務流程化的管理模式，要求各級企業部門的經理和員工，以標準和流程作為工作的根據，在工作的基礎上，安排各種工作資源，實現公司的戰略目標。因此，該模式不僅是一種特定的技術方法，也是一種管理哲學。此外，使各級管理人員和一般員工都清楚自己在實現公司戰略整體活動中的具體任務，還體現了“責任、權力和利益”的緊密結合，從而形成一種新型的多維管理系統，使企業能夠圍繞戰略協調業務流程，在業務實現流程化管理的同時，不斷提高管理效率。

圖1 貿易業務流程操作圖

3.3 管理實現柔性化

流程標準化管理的目標之一，是實現管理的柔性化，“柔性化管理”依據以人為本的思想，充分體現員工的個性化。柔性化管理模式不依賴于外部力量，而是依靠民主管理，從內心深處激發每位員工的內在潛能，為公司發展創造力量源泉。通過柔性化管理能夠激發員工的創造力，促使員工自愿地將自己的知識和想法奉獻給企業，實現知識共享，從而有利于提高管理效率。同時，柔性化管理為企業提供了一個高效機制，也為員工創造了良好的環境，企業可以快速、準確地做出決策，在激烈的競爭中立于不敗之地，促使管理適應不斷變化的外部環境，從而滿足靈活生產的需求。其中，高效的機制、良好的環境都是提企業高管理效率的基礎，因此，企業在規范實現標準化、業務實現流程化的同時，還應該注重柔性化管理，以有效提升企業管理效率。

3.4 工作實現可控化

隨著工作標準的實施，業務流程各方面的工作都得到了控制。工作可控性是指企業管理部門對企業流程內容的控制和管理，能夠有效地管理和監控工作內容。工作實現可控化的管理模式，使管理者可直接介入管理中，根據工作內容中存在的問題，采取有效的解決措施，促使企業工作在可控化的基礎上實現高效運行。在工作實現可控化的基礎上實現管理流程標準化，可以進一步提高企業的管理效率。

3.5 考核實現定量化

隨著工作標準化細化了每項工作的定量評估標準，從而可以實現定量考核。定量考核是一種定量管理模型，也可以稱為定量統計管理方法。定量考核是指將評論轉換為評分的一種評估方法，在確定考核指定的考核項目之后，這種考核需要為每個項目設置不同的分數，最后，通過累積每個項目的分數來獲得總分。定量考核管理模式，可以關注企業大部分的關鍵任務，同時可以采取措施實施工作任務，對標準進行評價，為企業的重點實施制定科學的量化評價標準，從而在一定程度上可以提高工作效率，并促使員工更加量化地工作。

4 企業流程標準化建設與效率化管理的基本途徑

4.1 梳理企業業務流程，簡化并規范工作程序

梳理企業業務流程，是指企業管理部門以流程形式表示企業工作內容，將流程中的工作內容以工作節點的形式進行細化，從而簡化工作程序、規范工作內容，從而便于開展企業管理，是實現企業流程標準化建設的基本途徑之一。在對企業業務流程進行梳理時，首先打破了部門之間的水平障礙，以提高工作效率和實現協調運作。其次，是從公司管理職能開始，進行標準化管理，并進一步優化公司的業務流程，提升公司管理和控制能力。再次，以改進落后指標作為突破，結合風險管理進行調整和優化，以提高工藝流程的效率。最后，將流程作為關鍵，建設企業標準化體系，確保工作有序開展。企業通過采用梳理業務流程的方法，能夠簡化并規范工作程序，進而實現企業流程標準化建設。

4.2 整合企業內外資源，實現一體化集成管理

整合企業內外資源，是指企業通過應用外部資源，對企業之間的管理鏈條、客戶之間的聯系網絡進行規范管理，并在激烈的企業競爭中引導企業在實現內部資源有效管理的同時也應該注重企業外部資源管理，與供應商保持緊密溝通，以適應調整后的環境，從而使企業在市場上占據主導地位，實現一體化集成管理。之后，企業應該確認內部管理制度、基本管理流程、財務處理等是否規范。在流程化管理形成過程中，傳統業務構架發生改變，將業務流程作為管理過程的主體，從而能夠降低企業成本，實現一體化集成管理目標，為實現企業流程標準化建設奠定基礎。此外，企業在實現標準化建設的同時，在一定程度上也能夠提高企業管理效率。

4.3 運用國際標準體系，提升企業標準化水平

為了實現企業流程標準化建設，可引入先進的管理體制。由于國際標準化管理標準在全球具有權威性，企業可采用國際標準體系，提高企業標準化水平。通用的國際管理標準包含質量管理體系ISO 9001、環境管理機構ISO 14001和職業健康安全管理系OHSAS 18001。三大體系主要集中于過程和系統管理，降低風險系數，從而確保產品的質量，避免潛在的安全隱患。因此，要求企業符合國際標準模式的業務流程，并采用PDCA不斷改進管理思想，建立不斷創新的系統。因此，企業采用國際標準體系可在一定程度上提高企業標準化水平，促使企業達到流程標準化建設。流程標準化建設是企業實現標準化管理的基礎，而企業標準化管理是提升企業管理效率的工具和手段，為此，企業運用國際標準體系，在提升企業標準化水平的同時，也能夠提升企業管理效率。

4.4 量化業務流程指標，構建持續改進機制

在量化業務流程指標的過程中，企業要為流程中的關鍵內容、關鍵績效的管理者制定標準的工作流程，明確崗位責任、管理范圍、應實施的規章體制、技術要求、管理準則、工作內容、關鍵績效標準和管理人等要求，通過細化工作流程、分配職工責任、量化績效標準，為實施管理人員進行績效管理奠定基礎。將企業量化工作目標制成表格形式，如表1所示。

根據量化指標，企業要確定每個流程主管部門、協作部門的崗位管理職責和流程要求。同時，企業要充分發揮內部審計、管理評審的作用，不斷進行自我評估，以實現企業標準系統閉環管理。另外，企業應采用當代企業管理模式對管理流程進行規劃，實施科學化管理，以保證每個工作環節的質量，防止企業在標準化建設過程中以低水平的形式反復進行操作，從而量化業務流程指標，完善持續改進機制，以實現企業流程標準化建設。

4.5 建立完善信息系統，打造高效率管理模式

建立完善的信息系統，可以改善企業中存在的“信息孤島”現象。信息孤島是計算機應用程序系統與應用程序斷開連接，導致信息不能被共享。目前，大型國企大多應用ERP系統或類ERP系統，對企業采用先進管理方式產生的各種業務數據和管理數據進行收集、整理，為員工和決策層提供工作和系統管理的手段。ERP系統廣泛應用于每個活動內容中，通過充分應用電子網絡信息技術，為企業提供信息化平臺，促使企業資源實現合理配置，并進一步促進企業實現可持續發展。此外，ERP等信息系統為有效推進企業流程標準化建設奠定了基礎，從而能夠進一步提升管理水平。

5 結 語

企業實現科學化管理，離不開企業標準化管理，但標準化管理在規范企業的同時，延長了管理鏈條，從而降低了管理效率。對此，為了提高企業管理效率，可實施標準化、流程化、柔性化、可控化和定量化的管理目標和管理模式，此外也可以通過梳理企業業務流程、整合企業內外資源、運用國際標準體系、量化業務流程指標、建立完善信息系統等方法來實現流程標準化的同時，以最大程度地提高管理效率。

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