內蒙古高校檔案信息化建設及蒙古文檔案管理研究

朱玉明，李華，曹琳

（內蒙古大學檔案館，內蒙古呼和浩特 010021)

大數據時代，高校檔案也呈現出大數據特點，全區共有50余所高等院校，其形成檔案數據形式多樣，資源涵蓋范圍廣，檔案數據資源總量相當可觀，內容相當豐富。如何利用現代化管理手段管理好這些資源，將高校檔案信息化建設納入本校的信息化建設規劃中，與學校的信息化建設同步發展，利用學校的信息傳輸網絡，建立檔案館網站和專門的檔案網絡服務平臺，為學校和社會各界服務，這是各高校檔案部門目前面臨的主要問題。

為此，項目組面向全區各類高等學校進行了專題調研，以期掌握和了解全區高校檔案信息化建設的基本情況，尤其作為內蒙古特色之一的蒙古文檔案在高校的分布和管理狀況，從而提出我區高校檔案信息化建設和蒙古文檔案的管理的現實策略。

1 對內蒙古地區高校檔案信息化建設調查統計

為了調查內蒙古地區高校檔案信息化建設情況和蒙古文檔案收集及管理情況，項目組專門設計了相關的調查問卷，問卷中包括了是否將檔案信息化建設納入學校信息化工作統一規劃、開展檔案數字化情況、檔案管理系統使用情況、蒙古文檔案收集情況等方面的內容，從各個方面體現當前內蒙古高校檔案信息化建設的總體狀況和蒙古文檔案的收集和管理情況。

此次調查對駐呼及盟市的16本科院校、17所高職高專、2所獨立學院等35所院校進行了調研，因此，本次調研具有明確的代表性，代表了內蒙古自治區高等學校的主要類型和基本水平。

通過對回收問卷進行統計，對35所高校的檔案信息化建設和蒙古文檔案的收集管理情況如以下所示。

表1 各校檔案信息化建設納入學校信息化工作統一規劃情況

要開展檔案信息化建設，首先要得到學校的支持，要將檔案信息化建設納入該單位信息化建設的整體規劃，統一部署、同步實施。通過該次調研，雖然有21所院校給予了肯定回答，具體情況如表1所示，但也只停留在納入上，沒有實質性地開展工作

表2 各校館藏檔案數字化建設情況

作為信息化建設基礎工作之一的館藏檔案數字化的建設各校有很大的差異。在本次調研中，開展館藏檔案數字化的院校僅有5所，未開展館藏檔案數字化的有30所。各類高等學校館藏檔案數字化建設情況如表2所示。有2所高校準備在近期內開展此項工作。從該表中可以看出，館藏檔案數字化的建設在該區高校中還屬于起步階段，只有少數本科院校開展了此項工作，但程度也不一樣，高職高專、獨立學院沒有開展，可以看出，實現館藏檔案數字化將是一個長期而艱巨的任務。

表3 各校檔案管理系統使用情況

關于檔案管理系統的使用如表3所示，參與該次調研的35院校中有20所院校使用了檔案管理系統的單機版或者網絡版，都不同程度上錄入了檔案目錄，初步開始利用計算機管理檔案，但還有的學校至今仍沒購入檔案管理系統。

進一步針對這20所院校的檔案管理系統的情況進行了解，有2所使用南大之星檔案管理系統，占使用檔案管理信息系統高等學校總數的10%,有13所院校使用科怡檔案管理系統的，占使用的65%，有5所使用其他的檔案管理系統，占25%。使用檔案管理系統的學校都沒有與學校的辦公現代化系統完全整合，都是獨立運行，無法進行在線接收，因此各高校檔案管理現代化與學校整體辦公現代化還需要進一步整合。

表4 各校檔案專門網站建設情況

在該次調研中各學校檔案部門的網站的建設情況如表4所示。只有4所本科院校已經建立了該部門的檔案網站，有2所學校已經在籌備建立。其余尚未建立。作為宣傳該校檔案工作手段之一檔案網站建設情況很不理想，應引起各校檔案部門的重視。建立網站并不意味著就有專門的檔案網絡服務平臺。在該次調研中，沒有一所學校建立專門的檔案網絡服務平臺，雖然檔案網站設立了檔案館簡介、新聞公告、服務指南、資料下載等欄目之外，但檔案查詢，學籍學歷翻譯認證，畢業生檔案查詢等均沒有體現，所以建立網站的學校也要將檔案網絡服務平臺逐漸開展起來。

2 蒙古文檔案保存和管理情況

內蒙古自治區是一個少數民族自治區，中國蒙古族的大部分都分布在該區。多年來始終重視貫徹黨的教育方針和民族政策，逐步完善了民族教育體系，在有條件的院校設立蒙古文專業和蒙語授課的班級，培養民族專業人才，在這些學校多年的教學實踐工作中，形成了有保存價值的蒙古文檔案，蒙古文檔案是這些高校的特色檔案之一。從調研結果來看（見表2），在該區16所本科院校中的11所院校有都保存有蒙古文檔案資料，其余本科院校、高職高職、獨立學院均沒有蒙古文檔案。

表2 本科院校蒙古文檔案資料保存情況

該區共有9所本科院校設立了蒙古文專業和蒙語授課的班級，其中有兩所院校雖然沒有設立蒙古文專業，但也保存有蒙古文檔案資料。但由于對蒙古文檔案資料管理方面缺乏應有的重視，使得蒙古文檔案資料收集不全，也僅限于蒙文學報、?？耙恍┟晒盼牡恼撐牡龋恍┟晒盼牡慕虒W方面的材料還散存在個人手里，沒有接收到檔案館來，同時有許多蒙古文檔案材料還在上述學校的圖書館內保存，如何及時有效地將這些檔案收集起來并提供利用，同時將蒙古文檔案資源整合利用，這也是各校應考慮的問題。

3 對內蒙古地區高校檔案信息化建設的分析

3.1 取得的成就

全區高等學校在檔案信息化建設方面，根據自己學校的實際狀況，不同程度地開展了一些工作，作為“211工程”建設學校之一的內蒙古大學在這方面已經邁出了第一步，完成了館藏檔案數字化，建立了目錄數據庫，全文數據庫，并對建校以來的音頻和視頻檔案全部數字化。內蒙古師范大學對歷年的基建檔案進行了數字化，包頭輕工學院、河套學院已開展對行政、黨群類開始了數字化。內蒙古農業大學、內蒙古醫科大學、呼市民族學院、內蒙古科技大學、呼和浩特職業學院、包頭鋼鐵職業技術學院、通遼職業學院、內蒙古電子信息職業學院等已經購買了檔案管理系統，并將檔案目錄錄入到電腦里，初步運用現代化管理手段來管理檔案，為以后的信息化建設做準備。內蒙古財經大學近期也投入了30萬元，準備開始檔案數字化建設，所有這些工作都為高校檔案信息化建設奠定了基礎。

3.2 存在問題

3.2.1 檔案信息化意識淡薄

“高校檔案信息化建設是高校檔案傳統管理轉化成檔案信息管理的一場革命。是對人的觀念的轉變”高校檔案信息化是順應時代發展的必然選擇，是時代的必然要求。我區是少數民族地區，受經濟發展水平和社會各界影響，在人力、財力方面與區外發達地區高校沒有可比性，檔案信息化建設水平不高，加上受傳統陳舊觀念和思維定式的影響，使得信息化建設發展緩慢。有的學校檔案信息化重形式而輕內容，認識上有偏差，認為檔案信息化就是購置和使用計算機及其他現代辦公設備，對信息化認識狹隘，缺乏長遠眼光。雖然引入了現代化檔案管理信息系統，但管理服務觀念沒有相應跟進，并未有效地發揮檔案管理信息系統在管理服務中的最大效益。大多數高校仍以傳統管理為主，檔案數字化程度不高，部分高校檔案信息化工作側重于紙質檔案數字化，忽視電子文件的歸檔和有效利用，致使檔案信息化建設整體發展水平落后。

3.2.2 經費投入不足，基礎設施落后

“基礎設施建設主要指檔案新型網絡系統和檔案數字化設備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件”，從反饋的問卷中可以看出，檔案部門的設備要么配備不全，要么設備陳舊落后，不能滿足信息化工作的需求。同時，使用檔案管理軟件的情況也不是很樂觀，有部分學校因經費問題，至今沒有檔案管理軟件，更談不上檔案信息化了。有的學校雖然有經費，但是捉襟見肘，只夠購買日常的檔案用品，有的學校甚至沒有經費，檔案所需經費都從辦公室的事業費里出，根本談不上現代化設備的購置，一定程度了阻礙了檔案信息化建設的開展和建設。

3.2.3 檔案信息安全保障仍不到位

電子文件管理、檔案信息資源共享和網絡安全是高校檔案信息化建設的重要內容。對于檔案信息化建設來說，這個問題應引起相當的重視。雖然國家出臺了許多法律法規，規定了檔案信息的保密范圍，但由于互聯網具有開放性的特點，高校檔案管理部門的安全保障措施有限，所以檔案信息安全受到極大威脅。

3.2.4 檔案管理隊伍的整體素質偏低

從調研結果來看，該區高校檔案管理隊伍的年齡普遍偏大，40～50歲之間占絕大多數，習慣沿用傳統的方式從事檔案管理，不容易接受創新的工作方法，有一些甚至是為了照顧引進人才家屬而從事檔案管理工作的，沒有檔案專業知識，又沒有參加過相關的培訓和學習，計算機也掌握得不是很熟練。上述檔案管理隊伍在人才結構和知識結構方面存在的問題，暴露出檔案管理隊伍整體素質偏低，這種狀況不能滿足和適應檔案信息化工作發展的需要。

4 發展思考

大數據時代的到來，在給高校檔案工作帶來機遇的同時，還帶來一系列挑戰，該區高校檔案部門必須要適應形勢，要有發展策略，盡早開始檔案信息化建設以便跟上時代的步伐，不至于被時代淘汰落伍。

4.1 增強檔案意識，加強對檔案信息化重要性的認識

高等學校檔案是人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新的真實記錄，在新的發展環境和新的挑戰下，尤其是在大數據時代，運用現代化管理手段管理高校檔案，加快推進檔案信息化建設，是做好高等學校檔案工作的重要職責。因此，首先要求學校各級領導要轉變思想,幫助解決檔案信息化建設中的存在的問題和困難。以使檔案信息化建設與學校教學、科研、管理等工作發展趨勢相適應，要從多方面加強和引起學校各級領導對檔案信息化建設的重視，其次檔案管理人員要增強檔案信息化建設的責任感，努力掌握新知識、新技能，逐步提升檔案信息資源建設開發和利用能力。

4.2 加大資金投入，有效保障檔案信息化建設順利開展

檔案信息化建設需要配置相應硬件和軟件，包括計算機、數字化的存儲設備、數據資源庫等，專為檔案信息化建設提供基本的物質保障，奠定基礎，為此，要通過各種渠道，爭取學校的支持，提供充足的資金，保證信息化建設順利進行，有效開發檔案信息資源。

4.3 加大檔案信息的安全保障

高校檔案信息化建設要注意電子文件管理、檔案信息資源共享和網絡安全等方面的安全保障，現在高校檔案部門的安全保障主要是在服務器上安裝殺毒軟件，定期備份和設置訪問權限，這些方法極易使信息被竊取，服務器極易受到攻擊，而一旦發生這樣的情況，檔案信息安全受到極大的威脅，造成的后果將不堪設想。因此，要廣泛采用現代信息安全技術，采用最先進的信息管理辦法，如認證識別、通信加密、防火墻等，以便保證檔案信息在保管查詢、傳輸、交換利用過程中的安全性，確保學校檔案信息不流失，保證檔案信息的安全。

4.4 提高檔案管理人員的業務能力

檔案管理人員的素質高低，將直接影響檔案信息化建設的成敗，因此，為適應信息化建設的需要，檔案管理部門要引進既懂檔案專業知識又懂計算機的人才從事檔案工作，使之成為能夠勝任信息化建設需要的復合型人才，又要通過交流、培訓、進修等方式提升現有檔案管理人員的信息技術應用能力，以采取多種方式加強對在職檔案人員進行網絡知識、計算機知識的教育和培訓，優化他們的知識結構，提高業務能力和綜合素質。建設一支適應檔案信息化建設需要的檔案管理隊伍。

4.5 轉變傳統的檔案管理方式，積極利用現代化手段管理檔案

傳統的檔案管理，是以手工為主要手段的檔案管理方法，管理過程煩瑣而且工作量大效率低，存在許多弊端，檔案利用率低，檢索速度慢，很多有用檔案信息被閑置或浪費，這種管理方式已經不適應檔案信息化帶來的工作方式的轉變。而采用現代化管理手段，只用在檔案管理系統中輸入幾個關鍵字段就可以查詢到需要的檔案信息，不僅服務質量、服務效率提高了，檔案人員也能將精力轉移到開放利用上來，同時也避免了對年代久遠的檔案造成二次傷害。

5 蒙古文檔案管理的有效措施

5.1 應加強對蒙古文檔案的重視

從調研來看，該區共有11所本科院校保存有蒙古文檔案，這些學校在歷年的教學實踐中，培養了一大批少數民族人才，形成了可觀的蒙古文字的檔案，為了保管和利用好這部分檔案，應建立健全蒙古文檔案的管理制度及辦法，自上而下重視蒙古文檔案工作。應將蒙古文檔案的管理與漢文檔案一樣，納入學校的管理工作，各校檔案部門應有蒙漢兼通的工作人員，在每年年度歸檔時，對蒙古文檔案形成較多的院校，要求蒙漢文檔案一并上交。確保蒙古文檔案資料完整、準求、及時歸檔。同時建立蒙文檔案管理系統，購買相應的設備將重要的、珍貴的蒙古文檔案數字化，以便永久保存。

5.2 重視培養蒙古文檔案管理隊伍和經費投入

對于有形成蒙古文檔案的學校檔案部門應適當配備蒙漢兼通的檔案工作人員，負責蒙古文檔案的收集和管理，同時也要與漢文檔案一樣，配備必要的設備和裝具，為做好蒙古文檔案保管和利用工作。

5.3 對學校圖書館所管理的蒙古文材料進行監管

在有蒙古文檔案11所學校中，均有一部分蒙古文的圖書檔案文獻是在圖書館里保存，檔案部門將這部分蒙古文資料做成目錄。這樣檔案館對圖書館內的蒙文資料有了一個了解，不定期進行監督指導。保證這部分檔案資料的安全利用。

6 結語

該文以內蒙古高校檔案信息化建設和蒙文檔案管理情況為切入點，分析了當前內蒙古高校信息化建設和蒙古文檔案管理的狀況指出了存在的問題，該文在此所進行的分析以及提出的策略，對于其他欠發達地區高校開展檔案信息化建設亦具有一定的借鑒作用。