淺談中國小微企業應用ERP軟件的問題及解決方法

于澤楠

摘要：中國小微企業是我國企業的重要組成部分，其為了謀求更快更好發展，經常尋求ERP軟件的協助和支持。本文就中國小微企業在應用ERP軟件過程中遇到的問題進行詳細分析，并提出一些解決方法，為企業未來更好發展做出參考。

關鍵詞：小微企業 ERP軟件 企業管理 項目管理

ERP意為“企業資源計劃”，是Enterprise Resources Planning的縮寫。即，通過標準化流程與規范，將企業的所有資源——包括資金、物料、人力、信息、設施、時間等——整合起來，應用標準化的業務流程和準確數據，使得企業統一統籌規劃，實現企業的更好發展。ERP不僅僅是一種企業資源統籌的理念，計算機軟件已經將其成功實現，成為一類成熟的企業管理軟件。

ERP軟件在中國的應用始于1981年。沈陽第一機床廠從德國引進了一套MRPⅡ軟件，這使得ERP系統在中國得以推廣與應用。在ERP進入中國的這近四十年來，有些企業視其為化腐朽為神奇的靈丹妙藥，也有企業因其為企業帶來的種種問題而對其深惡痛絕。然而，不論是褒是貶，中國應用ERP軟件的企業在逐漸增多。這其中不僅包括如沈陽第一機床廠、國家電網、中國石油等大型國有或股份制企業，也包括各類私企、外企、合資企業?？梢哉f，ERP管理了中國絕大多數企業，包括很多小微企業。

一、ERP軟件在中國小微企業應用現狀

（一）ERP主要應用模塊

一個成熟企業所包含的所有模塊都是ERP系統所涉及的應用模塊。這其中包括生產管理、庫存管理、財務管理等主要業務模塊，也包括質量管理、客戶關系管理、人力資源管理等輔助部門的業務模塊。隨著企業的不斷發展，ERP系統也在不斷發展。

（二）中國小微企業發展現狀

我國現處于并且將長期處于社會主義初級階段，所以以公有制為主體、多種所有制經濟共同發展是現階段的基本經濟制度。為了適應在社會主義初級階段生產力發展不平衡、多層次的狀況，多種所有制經濟共同發展，是符合社會主義的基本要求的。而我國企業的大群體中，有一部分企業是不容忽視的，那就是“小微企業”。

在2017年9月2日，國家工商行政管理總局黨組書記、局長張茅在“主力小微企業創新發展高層論壇”上至此時指出：“從國際上看，高度重視小微企業發展，已經成為普遍趨勢?！辈粌H僅是國內，國際上對小微企業都有著共同的認知，那就是：小微企業非常重要，但也非常脆弱，在市場競爭中常常處于弱勢，需要國家政策予以特殊支持。如，德國政府將中小企業視為“市場經濟的心臟”，是“增長和就業的發動機”。瑞士把中小企業譽為經濟和社會發展的“脊梁”。（引自中國青年網2017年9月2日“國家工商總局張茅：重視小微企業發展已成國際普遍趨勢”一文。）

然而，在當前中國經濟增長放緩，及結構轉型的雙重壓力下，中國的小微企業面臨著巨大的生存壓力。這些壓力不僅僅包括外部環境，如國有企業或大型民營企業的業務擠壓，也包括企業內部的問題，如企業管理者對未來發展沒有明確認知，對市場預測不準確，融資困難，員工工作積極性不夠高等。這些問題使得小微企業在中國的發展舉步維艱。盡管國家已經提出一系列幫扶政策，但是基于企業基數大、行業分散等各方面局限，如何自救才應該是企業管理者考慮的問題。

（三）ERP軟件在中國小微企業應用現狀

針對上述問題，很多小微企業管理者開始尋求解決方案。首當其沖的就是引入更高效的工具來協助企業管理者進行管理，即安裝ERP軟件。如前文所言，ERP軟件包含整個企業經營管理過程中所有模塊，而小微企業對于其中的某些步驟可以進行省略或簡化，如一些企業并沒有生產步驟，所以很多簡化的或有針對性的ERP軟件應運而生。速達、智商、金蝶等財務軟件，就是財務模塊的企業管理化應用。這些針對某一個或某幾個模塊的功能性軟件受到了小微企業管理者的一致推崇。

但是，在使用過程中，有一些常見的問題，總會成為企業發展的攔路石。下面就常見的幾個問題進行描述，并提出一些可行的解決方案。

二、中國小微企業應用ERP軟件所存在的問題

（一）企業管理者不重視

正如在地處廣東的居民家中安裝可制暖的空調一般。在冬季只能持續一兩個月的廣東，制暖空調帶來的作用看似微乎其微。很多企業管理者對待ERP軟件的態度，正如廣東人民對待制暖空調。他們知道，ERP軟件可以有效地解決他們的問題，但是因為企業自身規模所限，或者對ERP軟件的錯誤認知，他們并不能正視ERP可以為企業帶來的巨大效用。試想，盡管廣東地處祖國南部，但是冬天的時候室內的潮濕和陰冷并不亞于北方。這種時候，一臺可以制暖的空調是多么的恰到好處。而只考慮到全年的平均氣溫，并不能讓用戶正確判斷這次投資是否值得。

很多企業管理者引入ERP軟件是從眾和獵奇的心理。但是當得知買入軟件只是開始，之后需要耗費更多的精力來建立完整體系，以及在日常生活中進行維護和定時更新，他們便退縮了。寧愿現在少進行100元的時間、人工投入，也不愿在將來獲得可能因系統化而帶來的100萬元的回報。這種行為看似不合邏輯，但目前大部分的小微企業管理者都會如此選擇。

（二）責任分配混亂

有些企業順應市場潮流，買入并安裝了ERP軟件。對于小微企業來說，財務、采購、庫存模塊是企業管理者的首選。然而，企業管理者在進行大致的布置之后，便放松了對系統的監管。因小微企業人數較少，很多員工身兼數職，很容易出現責任分配不到人或者責任重疊的混亂情況。例如，甲員工以為，錄入今天的采購單是乙員工的職責，而乙員工偏偏認為是甲的責任。最終結果便是這一天的采購單并沒有錄入進系統。責任分配混亂的根本原因還是企業管理者對ERP軟件的認識不足，沒有直接責任到人。可行的解決方案會在下一章列出。

（三）直接引入標準化流程，缺少客制化設計

所有的ERP軟件都是依據標準的企業管理流程設計的。為了滿足市面上大多數企業的規范，每一個出廠的ERP軟件流程都是簡單的，基礎的，并且有著很大的配置空間的。ERP軟件開發商希望，企業管理者在充分了解ERP軟件之后，可以結合自身企業的特點，配置或自開發出適應自己企業的軟件。

然而，很多企業管理者并沒有領會ERP軟件開發商的良苦用心。他們并沒有對自身企業進行詳細的調查，不了解企業的特殊需求，使得在引入ERP軟件時，不能為實施商提供有效的配置需求。實施商因此只能按照標準流程進行配置，而這些需要進行客制化設計的部分就被遺失了。最后很有可能導致軟件應用不順暢，或者根本無法應用等問題。輕則該軟件使用率大幅下降，重則影響整個企業的發展。因未正確應用ERP軟件而使得企業破產或重組的案例比比皆是，企業管理者應該重視起來。

（四）數據不準確或更新不及時

即便企業管理者重視ERP軟件的使用，缺少即時更新和準確錄入，ERP軟件依舊無法發揮它的作用。在軟件使用初期，需要將企業原有數據以人工的方式導入到系統中。在這個過程中，由于人員水平差異、企業原先的賬務可能存在的問題、數據量過大等等原因，很難保證初始數據的百分百準確。不僅如此，因為員工對ERP軟件語言的不熟悉，即便是在安裝顧問的幫助下，企業員工也不一定會為安裝顧問提供準確的數據。這可能導致數據的錯誤或冗余，而這些是非專業人士無法解決的。

在軟件使用過程中，因為責任分配不當、企業特殊業務流程、系統自身問題等，也可能出現數據更新不及時的現象。這對于軟件的準確性也有著致命性的影響。

三、解決ERP應用問題的方法

（一）引起負責人重視，從上至下改變企業對ERP軟件的態度

企業管理者是一個企業的指路明燈，也是企業發展的方向標。尤其是小微企業，老板與員工直接面對面，管理者的情緒和態度很容易對員工產生決定性影響。如果企業管理者對ERP軟件持漠視或懷疑態度，即便企業引入了ERP軟件，員工也會同樣選擇不將其當成重要的事。

ERP軟件供應商應為企業管理者提供詳盡培訓課程，用數據化、圖表化詳細講解ERP對企業的影響，使企業管理者對ERP軟件及其對企業的優勢和缺陷有詳細的了解。同時，軟件供應商應對企業進行細致的市場評估，并與企業管理者協商可行的實施方案。通過繪制藍圖，建立日報周報等匯報形式，在項目實施進程中與企業及時溝通改進，使得軟件最大限度地貼合企業的實際情況，滿足企業實際的需求。某項目藍圖示例，如圖2-1。

（二）建立企業內部專業ERP軟件管理部門，對軟件實施監督管理

麻雀雖小，五臟俱全。即便是只有幾十人的小微企業，也會設立市場部、財務部、倉庫、售后部門等等。同樣，在引入ERP軟件之后，也可以設立ERP軟件管理部門，對軟件自身性能進行監控，同時對其他部門的員工在使用過程中遇到的困難進行及時解決。有些企業管理者會質疑，設立這樣的部門是否是資源浪費的行為。但正如無論飛機晚點多長時間，都要進行全面細致的檢查一樣，只有保證了系統運行的正常，才能使企業的飛行更加穩妥，更加迅猛。

（三）與軟件供應商做好詳細溝通，明確企業目前面臨的難點和痛點

正規的ERP軟件供應商不僅僅售賣產品，也提供安裝調試的服務。在這些服務中，軟件實施顧問會與企業管理者以及企業中的相關部門負責人一道，詳細分析企業的現狀，市場需求，面臨的問題，需要改進的方面等等。之后依據這些詳盡的調查，制定詳細的實施方案。

詳細的實施方案包括總體實施計劃，詳細的月、周、日計劃等。圖2-2所示為蜀漢集團K/3 Cloud系統總體實施計劃示例。圖2-3所示為某項目內部實施日報示例。

（四）建立明確的軟件使用規章制度

企業的規章制度是企業的運行準則，也是每個員工必須遵從的原則。將軟件的使用正式化、程式化，讓員工從根本上重視起來，是一種切實有效的推廣方法。

成立對應的監管部門，依據所制定的規章制度進行監督管理，不僅可以將企業管理者從中解放出來，也會讓員工更有責任感。如果企業管理者覺得單獨設立一個部門太浪費資源，也可以委派各個部門中的某個人形成監管小組，負責監管自己部門內部的系統問題。這樣可以避免監管人員對業務不熟悉而引起的問題，更加高效地完成系統產生的問題，及時更新數據，發揮系統的最大作用，提升企業的發展空間。

四、總結

本文針對小微企業在引入ERP軟件并進行實施的過程中可能遇到的問題以及相應的解決方案進行了闡述。當然，小微企業在未來發展中所面臨的市場問題，以及市場對小微企業的態度，都會影響其發展。ERP軟件只是輔助的工具，不是救命的良藥。只有腳踏實地，努力奮斗，才是企業發展切實的解決方案。

參考文獻：

[1]周玉清，劉伯瑩，周強.《ERP原理與應用教程》.

[2]宋曉梧.《未來十年的改革》.

[3]羅鴻.《ERP原理·設計·實施》.

[4]石偉輝.淺談ERP運行中存在的問題和解決方法[J].科技信息，2012年.

（作者任職于沈陽工學院職業教育學院）