關于高校檔案管理數字化建設的思考

盛桂蘭

【摘要】高校檔案是高校教學、科研、人事管理等各種活動的真實歷史記錄，是高校事業發展的重要組成部分，是高校管理水平高低的重要標志之一。目前，隨著高校的發展，各類檔案資料積累的量越來越大，導致傳統的檔案管理工作難度逐年加大。隨著信息化、數字化、網絡技術的更新進步，給高校的檔案管理工作提供了數字化的解決方案，極大改觀了檔案管理工作現狀，最大限度地發揮檔案管理工作的效用。

【關鍵詞】高等學校 檔案管理 數字化建設

一、高校檔案數字化管理目標

高校檔案管理數字化就是把高校平時運營涉及到的各類文字、圖紙、聲像等信息以數字媒介進行存儲，通過網絡和應用終端實現檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。

高校檔案數字化是一個動態的發展過程，是利用信息技術獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享和電子檔案管理規范化的重要途徑。其目標就是實現高校各類檔案信息資源數字化，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化。

二、高校檔案管理數字化建設的作用

1.檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設

資源建設包括兩大任務，一是現有各類檔案的目錄數據庫建設和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化，二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數字化能有效地保護檔案原件

代替原件使用，保護檔案原件。數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，既使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

3.檔案數字化能改善檔案的利用方式

不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

4.檔案數字化能充實各檔案館網站的內容

對我國大多數已上網的檔案館網站來說，存在網上信息資源貧乏、簡單的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。

三、高校檔案管理數字化的對策

第一，高校對于檔案的錄入應該嚴格實行電子化的檔案錄入手段。作為整個檔案數字化管理的基礎性工作，檔案錄入過程中必須要確保進行電子化的錄入，從而在后期的檔案管理工作中才能進行有效的數字化管理。檔案信息的電子化錄入也就是要形成電子化檔案，這需要有人工的參與，并且需要借助于多種信息錄入軟硬件設備。整個形成電子檔案的過程應該對其準確性加以重視，并對錄入后所形成的電子檔案庫進行備份，防止檔案丟失。

第二，高校的相關領導應該對檔案管理數字化建設工作給予足夠的關注，并為這項工作的順利進行創造有利的條件。檔案管理的數字化建設更多的可以被看為一種高校管理工作的改革，這需要大量的人力、物力作為支撐。因此，在高校資源有限的情況下，只有得到高校領導的認可與支持，相關的工作才能夠獲得較好的開展。事實上，作為一種改革活動，其必定會涉及到對原有行為模式的打破，而這也會帶來一定的阻礙。因此，領導的支持會大大降低這種阻礙，有利于高校檔案管理的數字化建設工作順利開展。

第三，為高校檔案管理的數字化建設工作配備相應的軟硬件設施。目前針對檔案管理的數字化工具開發比較成熟，但卻往往采用泛化的開發策略，也即多數軟硬件可以被用到不同的高校當中。因此，高校有必要專門針對自身的特征，來進行軟硬件的開發、設計與搭配等，盡管這會在一定程度上增加投入的成本，但卻也會大大降低后期的維護成本，并可以保證所使用的軟硬件設備能夠在高校檔案數字化管理工作中發揮出自身的效力。

第四，提升高校檔案數字化管理人員的綜合素質水平。人員素質是高校檔案管理數字化的基礎。檔案管理人員整體素質高低，直接影響到高校檔案數字化建設的進程。檔案管理人員必須掌握現代數字化技術，熟練地應用計算機進行檔案數字現代化的管理和應用。因此，高校要加強檔案數字化人才建設，為檔案管理部門配備高素質的專業人才，采取多種方式加強檔案管理人員的培訓工作，使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案數字化建設和發展的需要，為創建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障，為高校檔案管理數字化建設打下良好的人員素質基礎。