關于做好檔案利用過程中保密工作的思考

孫紅艷

摘 要：檔案作為人類最重要的寶貴財富，通過對檔案信息進行利用，能夠更深入的挖掘檔案的價值，并從中獲得重要的信息，使其更好的服務于社會和經濟建設。在龐大數量的檔案信息中，存在一部分涉密檔案，這類檔案在實際管理工作中，需要做到保密的同時還要更好的發(fā)揮其利用價值，這就對檔案管理工作提出較高的要求。因此要求在檔案利用過程中要正確處理好檔案保密和利用工作，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值。

關鍵詞：檔案利用；檔案保密；關系；開放；監(jiān)督；管理

目前檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，通過對檔案進行開發(fā)利用，可以更好的發(fā)揮出檔案的重要價值。但在檔案開發(fā)利用過程中，需要處理好檔案利用與檔案保密之間的關系，在保證涉密檔案信息安全的同時還要發(fā)揮其利用價值，使檔案信息能夠更好的為社會的發(fā)展提供服務。

1 正確處理好檔案保密與利用的關系

作為一名檔案管理人員，自覺保守國家機密是其重要職責，在日常檔案管理工作中，檔案管理人員需要加強對檔案保密的管理，并在此基礎上實現檔案信息的充分利用，更深入的挖掘檔案潛在價值，處理好檔案保密和利用之間的關系。當前大部分檔案管理都存在重保輕用的問題，普遍存在檔案利用不足的情況，大部分有價值的檔案信息得不到利用，導致檔案資源浪費。因此要求檔案管理部門需要加快轉變觀念，做到保用相協(xié)調，建立完善的檔案利用制度，并對各類檔案的利用范圍、時間和地點等進行嚴格規(guī)定，使檔案在合法范圍內實現高效利用，更好的發(fā)揮出檔案的利用價值。

2 增強檔案管理人員的保密意識

在當前市場經濟環(huán)境下，檔案管理人員需要認識到保密工作的復雜性和艱巨性，檔案管理人員要從政治高度來對檔案保密工作的重要性有一個深入的認識。作為檔案部門，需要重視保密法紀教育，增強檔案管理人員的保密意識，使其在實際工作中做到懂法和守法，覆行好法律、法規(guī)及規(guī)章制度規(guī)定的各項保密義務，并在實際工作中要掌握管理涉密的相關法律知識和技能，以此來保證涉密檔案信息的安全。

3 做好檔案的密級劃分和開放審查工作

1）密級劃分。當前保密檔案根據法律規(guī)定分為三級，即為絕密、機密和秘密。根據檔案密級來決定檔案的開放范圍，依據檔案密級來界定檔案價值的挖掘和檔案利用。而且通過確立檔案密級，檔案人員能夠針對不同密級來采取與其相應的管理措施，有利于檔案管理水平的提高。隨著時間的變化檔案密級也會隨之發(fā)生改變，部分可以完成解密的檔案需要立即進行處理，保證檔案保密工作的時效性。

2）開放審查。在檔案工作中，檔案開放審查是其中最為重要的一個環(huán)節(jié)，需要對檔案開放程度進行科學劃分和合理判定，對其使用范圍進行有效控制，實現檔案的高效利用。對于涉密檔案初審工作，要根據國家相關標準要求，對于開放期限內的檔案要逐件進行審查，初步判定其開放程度和控制使用范圍。然后由具有較高的政治水平和業(yè)務能力的人員進行中審，在中審過程中對于初審中沒有判定開放與控制使用范圍的檔案需要重點進行審查，進一步對其使用范圍進行確定。終審則是根據初審和中審的情況來進行最后的分析和審查，從而做出最終決定。

4 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1）做好檔案利用制度建設。嚴格的制度是做好檔案管理，確保涉密檔案管理有法可依、有章可循，減少杜絕泄密漏洞的重要保障。檔案和保密部門要依據《檔案法》和《保密法》及保密相關規(guī)定，在收集、整理、保管、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)建立完善、操作性強的管理制度，使其管理制度化、科學化、規(guī)范化。

建立涉密人員、涉密檔案管理制度，檔案利用規(guī)章制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在檔案利用中，確保不失密、不泄密。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。對于當前檔案信息化、數字化的實際情況，要建立完善的涉密電子檔案及涉密信息管理系統(tǒng)管理制度，加強計算機、網絡、移動存儲介質等設備的管理和使用。建立對重點涉密人員的責任追究制度，簽訂保密責任書，從領導到涉密檔案管理人員，做到層層負責，用制度管人和約束人。

2）做好檔案利用監(jiān)督工作。在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。嚴格執(zhí)行提供利用審批制度，不得擅自擴大知悉范圍，嚴禁亂復制、亂摘抄、亂對外提供。對復制國家秘密載體要嚴格控制，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線等習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要重視檔案利用制度和規(guī)定的宣傳，檔案管理人員要與檔案利用者勤交流和溝通，掌握利用者的目的和動機。同時還要對每個利用者的動態(tài)進行勤觀察，積極分析利用者的情況和利用效果，對于被利用的案卷要勤檢查，及時發(fā)現問題并進行處理，落實好利用登記制度。

5 加強保密技術防范和管理

在檔案保密技術發(fā)展上，要特別關注對網絡信息安全的保密管理。信息安全保密管理可分三個層次：法律管理、行政管理和技術管理。法律管理是根據相關的法律、法規(guī)，對信息系統(tǒng)主體及其與外界關聯(lián)行為的規(guī)范和約束。行政管理主要是針對內部，當務之急要做好兩項工作：一是涉密網絡一定要與互聯(lián)網實行物理隔離，并建立、完善涉密網絡的保密管理制度，加強內部管理，配備必需的防范設備，增強涉密網絡的技術防范能力；二是抓好互聯(lián)網上的防泄密工作，堅持“誰上網誰負責”的原則，嚴格責任制，定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網。

6 結束語

在新時期檔案利用工作中，需要正確認識和處理檔案利用和保密之間的關系，檔案只有實現合理利用，才能更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值。因此在實際檔案工作中，需要將檔案信息安全放在首位，并以此為基礎，利用最為便捷的方式和途徑來實現檔案信息的高效利用，確保檔案社會效益和經濟效益的實現。

參考文獻

[1]李曉琳.檔案管理工作中的保密與利用[J].辦公室業(yè)務，2013（11）.

[2]王峰.新時期檔案保密管理措施研究[J].辦公室業(yè)務，2013（11）.

[3]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作[J].蘭臺世界，2014（S5）.