如何實現高校檔案管理一體化

摘 要：高校檔案管理一體化是檔案管理的最終目標和要求，但是從目前的情況上來看，我國大部分高校缺乏檔案一體化管理意識，主要表現在信息化程度低、缺乏專業管理人才、技術手段落后等，所以導致高校檔案管理一體化不能夠實現。本文將會針對如何實現高校檔案管理一體化等內容進行具體的分析和研究，希望能夠為高校檔案管理帶來一定幫助。

關鍵詞：高校；檔案管理；一體化；信息技術

所謂高校檔案管理一體化，實際上就是對校內文件、檔案管理工作的一體化，兩者看似是兩個相互獨立的個體，但是實際上卻可以有機的聯系到一起。一體化檔案管理就是運用一定的工作程序，將其按照統一的規范和標準進行融合。這是高校檔案管理工作的一體化的體現形式，也標志著高校檔案管理工作實現了個性化的發展，是提升檔案管理效率的重要基礎。

1 我國高效檔案管理一體化過程中存在的問題

1.1 高校檔案管理一體化意識淡薄

高校檔案管理一體化不僅僅是時代發展的需求，更是提高檔案利用率的表現，但是從目前情況來看，我國高校檔案管理依然存在著一些問題，因為大多數高校都比較注重教學和科研項目，對檔案管理并沒有太多的關注，所以檔案管理在人們的眼中始終是一個可有可無的“部分”，雖然學校教師嘴上說檔案管理重要，但是卻始終沒有將其應用到實際中。教學與科研的主體都是教師，很多時候教學結果與科研結果有著相輔相成的關系，只有將兩者結合才能夠更好地促進教學體系的發展，但是事實上兩者的檔案卻“井水不犯河水”，這種“尷尬”的局面并不會發揮出檔案管理的作用，反而會增加教師們的工作量，使檔案利用率下降[1]。檔案管理意識淡薄將阻礙檔案管理一體化的發展，所以有關部門一定要對這一問題加以重視，在日常工作中，多為人們灌輸正確的思想理念，讓更多的人們認識到檔案管理的重要性，只有這樣才能夠為檔案管理一體化發展開辟通道，為實現檔案的高效應用奠定基礎。

1.2 高校檔案管理信息化程度不高

很多高校依然停留在傳統的檔案管理時期，也就是紙質版的檔案管理。這與檔案管理工作者自身的管理意識也有直接的關系，在大部分高校中，檔案管理者屬于教輔人員，他們在日常工作中很少會有創新意識，跟不上大數據時代的需求，高校每天都會產生龐大的數據信息，而人們卻不能夠從這些信息中提取有價值的內容，這將在一定程度上阻礙了高校檔案工作向信息化、網絡化的方向發展。甚至還有些高校在查閱檔案的時候依然是“一本賬”的查找方式，這種落后的檔案管理形式很難將各個院系、學校各部門、學生管理等聯系到一起，也很難實現資源的共享。這是如今高校檔案管理的一大難題，有關管理部門應當加以重視。

2 高校檔案管理一體化實現的條件

2.1 檔案管理一體化的理論基礎

檔案管理一體化也可以被人們認為是“文件運動周期理論”，有關學者對該種理論體系有著詳細的介紹，也就是一個檔案從出現—應用—消亡的一個過程。而這其中每一個過程都需要有相應的管理體系，只有這樣才能夠發揮出檔案的管理和應用價值。

2.2 高校檔案管理一體化的有利條件

從宏觀角度上來看，我國高校要想實現檔案管理一體化也需要具備相應條件，如：校園網基礎上的辦公自動化、大量電子文檔的管理與利用是文檔一體化的捷徑。如今大部分校園已經實現了校園網覆蓋，人們對于信息化技術也有了初步的了解，這些都是開展檔案管理工作一體化的有利條件，應當受到人們的關注和重視。

3 高校檔案管理一體化的有效路徑

3.1 樹立高校檔案管理工作“一盤棋”的指導思想

高校檔案管理是記錄真實信息的一種形式，一所學校如果沒有教師、學生、管理者的話，便不再是學校。同樣的道理，如果一個學校沒有教學檔案、科研檔案、圖書館檔案、行政管理檔案，那么也就不能構成一個完整的檔案管理體系，所以在日常的工作中檔案管理者一定要有著“一盤棋”的思想，高校檔案管理一體化是時代發展的需求，更是社會進步的體現。相關管理者應當為檔案室人員樹立正確的管理思想，鼓勵人們積極、參與到檔案的收集、保管、歸檔、利用一體化的運行機制中來[2]。

3.2 改變過去重保管、輕利用的思路，變保管與利用并重

在人們傳統的思想中，檔案管理就是將規整好的檔案長期保管起來，很少會翻閱、查看，這種管理形式已經失去了檔案自身的意義。如今我們要做到信息化的檔案管理體系。將檔案管理與利用并重，這樣能夠更好地發揮出檔案自身的價值。社會在變化，人們的需求也在發生著微妙的變化，高校檔案不僅僅為學校的師生服務，也為社會上的人們服務，為了能夠更好地發揮出檔案管理的價值，有關管理者還需要定期對現有檔案管理情況進行匯總，及時對檔案信息進行重組和創新，以此來滿足不同需求者的要求，從根本上實現“檔案管理的現代化，檔案管理與高校發展實現并駕齊驅”。

3.3 信息化、網絡化是檔案管理一體化的主要標志

二十一世紀十分注重信息化、網絡化的發展，而檔案管理也不例外，高校應當制定統一的計算機檔案管理系統。將館藏紙質版檔案轉換為電子版檔案，這樣不僅僅有利于人們檢索和查閱，還能夠提高檔案的安全性，避免外界環境的影響，確保檔案管理的高效性。人們可以在此基礎之上建立檔案信息數據庫，主要的目的就是為了方便人們檢索和查閱檔案，在數據庫中可以設置借閱、預約、查找、統計等功能，這種檔案管理體系意味著檔案已經實現了現代化的發展[3]。

3.4 檔案微縮化是一體化的手段要求

檔案管理微縮化是高校檔案管理工作的重要形式，微縮化的檔案管理可以大大節省檔案存儲空間，有利于實現高校檔案管理自動化、一體化發展。傳統的紙質檔案經常會存在翻閱困難、查找麻煩等問題，并且所查找的多為文字資料，不具有代表性。如今信息化技術的出現，可以將計算機技術與圖形、圖像、動畫、聲音和視頻等技術巧妙融合到一起，這樣所查找的檔案可以真實的反映出原貌，有利于人們利用和研究。另外檔案一體化管理還有很多其他優勢，例如人們可以實現一次輸入、多次利用，這是傳統紙質版檔案所不具備的優勢，這在很大程度上提高了高校檔案的利用率，可見檔案微縮化對于檔案一體化管理具有推動性作用。

4 結束語

綜上所述，本文主要論述了高校檔案管理一體化等內容，通過分析可以發現，在現代化的高校檔案管理工作中，人們已經認識到了信息化技術的重要性，并且逐漸的將紙質檔案替換為電子檔案，這更有利于教學、科研等工作的進行。檔案管理并不等同于檔案保存，人們在進行檔案管理的時候，也要想著如何才能夠更高效的利用這些檔案，只有真正的實現高校檔案一體化管理，才能夠為推動高校檔案管理做出更多的貢獻。

參考文獻

[1]程小雄，王繼偉.高校檔案、圖書工作的一體化管理實現分析[J].行政管理，2017（09）：109-111.

[2]王卓.論推進高校檔案管理信息一體化建設研究[J].廣東科學技術職業學院，2016（08）：121-127.

[3]劉偉麗.論高校檔案管理工作中的文檔一體化[J].管理探索，2016（08）：121-127.

作者簡介

王慧樂（1971-），女，本科，副研究館員，河南周口師范學院綜合檔案室，研究方向：檔案學研究。